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华中师范大学迎新晚会筹备方案一、简述根据《华中师范大学学生会机构改革和职能转变方案（试行）》及相关部门协商意见，华中师范大学学生会现机构设置如下：各中心与部门职能发生较大变化，为适应筹备校园文化活动之需要，特以筹办华中师范大学迎新晚会为例，将各中心、部门职能与活动分工相对应并作出具体方案，为其他活动分工提供借鉴。二、迎新晚会筹备概述一场完整的迎新晚会活动主要由策划拟定、前期准备、现场安排、后期整合四部分构成，为方便晚会筹备工作有序进行，一般将活动筹备组分为节目组、道具组、主持文案组、灯光舞美组、宣传技术组、场控机动组、外联后勤组、秘书组等组别。学生会各中心、部门按其职能与各小组对应，完成活动相关工作。策划拟定部分，是活动中最为重要的环节，它关系到活动的最初成型，关于策划如何拟定，下文将予以详述。为突出学生会各中心、部门在活动筹备中的具体效用，下文将从各筹备小组在前期准备、现场分工。后期整合中的具体分工角度，阐释各中心、部门在活动中职能的具体发挥。三、策划拟定按照校会内部决策流程（如下图）：同时结合迎新晚会性质与特征，迎新晚会策划由各中心、部门各自上交一份；由办公室通知各筹备组负责人召开会议，通过协商讨论，选出一份策划并作出修改意见；再交由创意中心二审修改；然后召开二次会议（此会议主席团必须参与），对策划进行再次修改；最终定稿，由各筹备组执行。四、迎新晚会具体分工（一）节目组1、对应中心、部门——文体部2、对应理由：文体分为文艺体育，在大型活动举办、节目编排等方面较为擅长。3、主要工作：（1）前期①节目征集：大致分为语言类、创新类、歌舞类、互动类②初步拟定节目单顺序③进行节目审核并提出修改建议④确定节目的服装、化妆、道具要求（2）中期①组织联系晚会节目彩排、走场②进行晚会节目催场（3）后期①联系节目归还服装（二）灯光舞美组1、对应中心、部门——创意中心2、对应理由：创意中心下设策划和设计两大板块，设计包括视频设计和平面设计（海报、PPT、舞美设计等）及学生会相关文化产品设计，对于舞台布置以及灯光要求有一定把握。3、主要工作：（1）前期①提交舞美设计方案，与舞美公司沟通确认舞美物资②与节目组沟通确认各节目灯光要求（2）中期①与舞美公司对接②进行现场舞美、灯光布置（3）后期①清点物资并结算舞美经费②向各组织征集舞美设计意见反馈（三）秘书组1、对应中心、部门——办公室2、对应理由：学生会办公室主要涉及人事调度、会务、档案管理及文件资料撰写等工作，在活动中可负责这方面工作，充分发挥其作用。3、主要工作：（1）前期○1通知校会各中心、部门定期召开迎新筹备会议，做好会议记录○2落实各筹备组工作人员及具体负责人，制作通讯录○3制作邀请函并发放○4准备嘉宾台签及背贴（3）中期○1向各筹备组负责人发放工作人员通讯录，方便联络○2安排礼仪人员进行引导○3布置主席台，摆放台签、张贴背贴（2）后期○1整理会议记录○2收集、整理晚会相关资料，归档（四）外联后勤组1、对应中心、部门——财务中心2、对应理由：财务中心主要负责学生会年度预决算、各项工作的预决算、各项工作报账、学生会财务管理等一系列财务工作。与活动经费预算和支出密不可分，故作此安排。3、主要工作：（1）前期○1外联工作完善○2制作和审核经费预算（4）中期○1外联方案落实○2演职人员工作餐、饮用水订购及报销○3各类物资购买（3）后期○1制作晚会经费决算表○2完成活动经费的报销（五）宣传技术组1、对应中心、部门——宣传中心、学术与科技创新部2、对应理由：宣传中心统筹华大学生会各大媒体平台，对外则与华青等校媒交流密切，是起到线上宣传以及沟通的职能。宣传中心及学科部涉及海报组、视频制作组，专业海报策划以及视频策划等，另外可以借助华青力量制作海报及视频。3、主要工作：（1）前期○1线上宣传口——宣传中心（空间、微博活动推广，微信活动，班群）○2活动海报制作——宣传中心、学科部（宣传标语、宣传单、宣传横幅）○3宣传视频制作——宣传中心、学科部、华青○4宣传展板制作——宣传中心、学科部（2）中期○1晚会视频制作（涉及晚会节目视频素材）——学科部、华青、技术人员、统筹各节目要求○2晚会主题曲录制——学科部○3晚会节目单、邀请涵等的美工设计——宣传中心、学科部（3）后期○1校媒新闻宣传——宣传中心○2现场微博墙操作——华青、宣传中心○3各节目现场直播——宣传中心○4晚会图集或者稿件——宣传中心（*后附宣传方案）（六）场控机动组1、对应中心、部门——维权与服务中心2、对应理由：维权与服务中心处于晚会空缺位置，但其对于学校各大后勤部门联系紧密，对于场地协调、座椅规范等都有对应的职能。3、主要工作：（1）前期○1考察场地，制作现场布局图○2制作现场突发状况应急预案（2）中期○1现场秩序维护——控制几大入口流量，维护秩序控制场地座位安排控制前台舞台表演区○2协助外联后勤组工作——场地协调、座位安排晚会器械发放，灯、雨衣、水等○3应对突发状况（3）后期○1解决晚会后座椅及垃圾问题——场地清理工作（七）道具组1、对应中心、部门——调研与评估中心2、对应理由：调研与评估中心下设调研与评估考核两大板块，负责舆情调研、维权调研、工作开展情况及效果调研等调研工作和学院精品活动、校学生会、学院学生会考评。调研与评估中心在晚会前期没有什么特别的任务，而文体部将负责节目安排，所以为了最大可能性的调动人员，统筹协调，作此安排。3、主要工作：（1）前期约10人，筹备人员以调研与评估中心调研员为主力。负责道具的租借。协助舞美组进行道具的安排；拟好道具的上下场方案。（2）中期现场道具的布置，以及节目进行期间的收放、更换道具（3）后期晚会结束后，负责清点道具，以及归还道具。（八）主持文案组1、对应中心、部门——艺术团、创意中心2、对应理由：创意中心下设策划和设计两大板块，策划包括各项工作的策划书。设计包括视频设计和平面设计（海报、PPT、舞美设计等）及学生会相关文化产品设计。整个中心的文案能力强。艺术团在校会改革后，将由副主席分管，其下辖主持队，主持经验丰富。3、主要工作：（1）前期①主持人的邀请、选拔、培训（艺术团负责，尽量从艺术团主持队选人）②主持服装的租借（艺术团负责）③主持人的串词、文案编辑（艺术团负责、创意中心协助）、晚会台本（创意中心负责）④领导致辞撰写（创意中心负责）（2）中期①对接主持人（3）后期①归还主持人的服装附件：宣传方案前期及中期宣传1.时间：新生军训期间2.方式：①平面宣传：海报、横幅、宣传展板（提前一周进行布置）②网络宣传：QQ空间，微博推文，配合宣传海报微信，微信活动送礼物或报名形式班群宣传③媒体宣传：校园广播台在军训期间进行宣传、校媒直播晚会筹备进程现场及后期宣传校媒联系及沟通现场微博墙操作各节目现场直播晚会图集或者稿件