采购商务信息系统管理办法

FTM.22311.018.0–2007采购商务信息系统管理办法第1页共7页1目的保障采购商务信息系统良好运行，实现主机厂与供应商信息网络传递，提高各类计划及信息下达与接收的及时性与准确性，实现供应商通过系统自己读取计划,自己打印采购看板，满足主机厂生产需求。2适用范围本办法适用于诸城汽车厂与采购商务信息系统相关的各单位及个人以及安装使用采购商务信息系统的所有供应商、周转库。3引用文件无4术语采购商务信息系统：是指借用因特网和工厂ERP系统建立的,用于主机厂与供应商进行计划、通知、通报等各类信息传递以及实现供应商自己打印采购看板的一个操作平台。5职责5.1生产计划科5.1.1负责将年度计划、月度计划、周度计划、B、C类订单计划及新产品试销计划、增补计划、组织市场等专项计划，按规定时间导入系统。5.1.2负责日生产计划的导入及调整。5.1.3负责协作件供应商商务信息平台的推广及管理。5.2工艺管理科负责对资源内产品工艺台套的维护。5.3采购管理科5.3.1负责对发交路线的维护及核对。5.3.2负责对采购计划执行情况进行监督、检查。5.3.3负责对收费开单进行监督。5.4采购科5.4.1负责将当日调整计划、次日生产计划及第三日生产计划转化为零部件需求计划后导入系统平台。5.4.2负责将年度计划、月度计划、周度计划、B、C类订单计划等专项计划FTM.22311.018.0–2007采购商务信息系统管理办法第2页共7页按规定时间节点导入系统平台。5.4.3负责目前不能自动开单及供应商申请暂代开单部分采购单的打印。5.4.4负责参入系统的维护。5.4.5负责各类信息的网上传递发布及回复的收集。5.4.6负责供应商采购商务信息平台使用情况的查询、监督。5.5IT科5.5.1负责采购商务信息系统计算机软、硬件及网络系统的正常运行。5.5.2负责供应商系统使用过程中软件系统方面疑难问题的协调与处理。5.5.3负责对系统终端用户对系统进行反编译等破坏行为的监督、控制。5.5.4负责对系统软件及硬件的修改及版本升级以及相关操作流程和使用说明培训。5.6供应商5.6.1负责对系统生成的采购送验看板进行开票并送检入库。5.6.2负责对系统终端窗口不能正常运行的反馈。5.7周转库5.7.1负责对系统生成的采购送验看板进行开票并送检入库。5.7.2负责对系统终端窗口不能正常运行的反馈。5.7.3负责对各供应商计划、系数等数据的保密。6、流程内容及控制6.1计划的导入6.1.1制造部生产计划科负责在每年11月份将工厂确定的下一年度计划导入ERP系统，在每月销售公司月度计划下达两日内将月度计划导入ERP系统，在周度计划下达1个工作日内将计划导入ERP系统。6.1.2对于BC类订单、增补计划、试销计划、样车计划、组织市场计划等各类专项计划，由生产计划科在计划下达后1个工作日导入ERP系统，对日常生产计划按《订单式生产计划管理制度》执行。6.1.3生产计划科在导入各类计划时，对于因BOM数据存在问题不能导入系统的计划及时通知工艺科,由工艺管理科在半个工作日内完成BOM数据维护，并通知计划科重新导入，生产计划科在每次完成年度、月度、周度计划导入后，要FTM.22311.018.0–2007采购商务信息系统管理办法第3页共7页及时通知采管科进行查询无供应商件并维护，对于其他各类专项计划完成导入后可直接通知采购科开票员转化。6.2发交路线的维护采购管理科在接到生产计划科计划导入完毕通知后，年度、月度计划可在2个工作日内完成发交路线的维护，周度计划、新产品计划要在1个工作日内完成发交路线查询维护，日常计划及其他反馈的问题等要随时进行维护，同时通知采购科开票员。6.3计划转化导出6.3.1采购科开票员在接到生产计划科和采管科计划完毕通知后，要在1个工作日内完成各类计划的转化并上传到数据输出平台，年度计划按实际计划转化上传，月度、周度计划按1.2倍系数转化上传，其余计划按实际计划上传。6.3.2采购科开票员在转化上传操作过程中反映出的问题，要及时发各相关部门进行处理，并负责处理完后的收尾工作。6.4采购看板打印6.4.1所有使用采购商务信息系统的供应商必须在每日9：00以前登陆系统，查询相关信息并打印采购看板，按采购看板及时送货，对于因各种原因造成供应商自己不能打印看板的，供应商必须于1小时日内通知主机厂采购科责任业务员，并到主机厂采购科填写采购看板打印申请单，对于由主机厂方面原因造成的供应商不能自动打印采购看板，由主机厂免费打印，对于除此之外其他原因造成供应商不能自动打印采购看板的，由主机厂按2元/份对供应商实施收费打印。6.4.2对于目前由于系统原因或供货现状影响暂不能使用系统的零部件，以及因计划调整等原因需手工补单的，由采购科实行手工开票，以后根据环境条件变化逐步推进使用系统。6.4.3对于可以使用系统但供应商不愿意使用系统的零部件，由主机厂自系统推进结束日开始按2元/份实施收费打印，直至该供应商参与使用采购商务信息系统。6.4.4采购科及生产计划科各责任业务员及业务组长每日9：00以后要登陆系统察看当日采购单供应商打印情况，对未反馈出的异常情况及时处理，保证生FTM.22311.018.0–2007采购商务信息系统管理办法第4页共7页产秩序正常。6.5信息传递6.5.1采购商务信息系统可实现各类计划、通知、通报、更改单等信息的全面发布或点对点传递，目前工厂采购、制造、财务、质控等各部门与供应商之间的信息均可通过采购商务信息系统发布，各部门可根据需求到IT科备案，经主管厂领导批准后开放端口登陆系统使用，原则上一个部门最多可申请两个端口。自本办法实施后，采购部将不再承担其他部门与供应商之间交流信息的传递。6.5.2使用系统各相关部门必须设立专人操作系统并设置密码保护，严格遵守系统管理规定，负责对系统的维护和相关信息的保密工作，各部门通过采购商务信息系统发布信息时，必须按权限征得各自相关部门部长或以上领导批准同意后方可由系统操作者发布，严禁利用系统发布与工作无关的东西。6.5.3各系统使用供应商每日登陆系统时，必须认真察看主机厂发布的信息，并对需要回执的信息进行回执，所有信息一经系统发布后，主机厂即视为各供应商已经查收，如因供应商未认真对待造成的一切后果，由供应商承担。6.5.4各信息发布人在信息发布以后，必须随时察看系统，接收并处理供应商回执。6.6系统维护及保密6.6.1工厂内部各采购商务信息系统关联单位及个人，在日常使用系统过程都要对系统进行相关维护，对系统出现的异常情况要及时通知IT科，由IT科进行处理，严禁私自对系统进行反编译等破坏，同时与系统相关人员，都要对系统所涉及到的企业机密、各种数据进行保密，严禁外泄，上述情况一经查出严肃处理。6.6.2所有使用采购商务信息系统的供应商及周转库，都要正确使用系统，严禁私自篡改，编译系统及数据，并对系统可查询到的所有数据及信息进行保密，严禁外泄，否则一经发现，主机厂将严厉处理，严重者追究其法律责任。6.6.3制造部负责协作件采购体系系统运行情况监督控制，采购部负责采购件体系系统运行情况监督控制，工厂IT科负责整个系统总体监督控制及维护。7.1考核FTM.22311.018.0–2007采购商务信息系统管理办法第5页共7页7.1对于系统不能进行良好保密，造成信息流失的，视严重程度对供应商按2000—10000元/次进行索赔；对于业务人员不能进行良好保密的，按200元/次进行负激励，严重者作下岗处理；对于各部门因系统保密工作不到位发生泄密或发布了不该发布的信息，破坏工厂形象造成不良影响的，将视影响对相关部门给予500-1000元负激励，责任部门主管领导承担50%，严重者将报工厂作下岗处理或追究法律责任。7.2对于未按时间节点将计划导入ERP的相关部门，对责任人按100元/次进行负激励。7.3对于未按时间节点将ERP系统生成的采购看板及分解计划导入web服务器的，对责任人按100元/次进行负激励。7.4对于私自篡改采购看板订购数量等弄虚作假行为的供应商，按5000元/次进行索赔。7.5数据维护部门要确保维护数据的及时性、准确性，对因数据维护不及时、错误而影响生产的，将视影响生产的实际情况对相关责任人负激励50-100元/次。7.6供应商确保按自动打印采购送验看板零部件种类及数量送货，对不按采购送验看板送货种类及数量送货的，每少送一件零部件按500元进行索赔。7.7对于出现问题不能及时反馈而影响系统正常运行的供应商，按2000元/次进行索赔。8、附则：8.1本办法由采购部编制并负责解释8.2本办法自下发之日起执行。附加说明：本办法提出部门：采购部本办法归口部门：采购部本办法起草人：FTM.22311.018.0–2007采购商务信息系统管理办法第6页共7页本办法审核人：本办法批准人：FTM.22311.018.0–2007采购商务信息系统管理办法第7页共7页