采购管理制度(2011)

山东三际电子商务有限公司三际管理制度第1页Date:2011-09-20To:三际全体员工Cc:三际总经理From:运营部Subject:关于发布《三际采购管理制度》的通知为进一步规范采购工作及优化流程，特发布《三际采购管理制度》及人工作流程，详细内容见附件。本次发布相关制度及流程适用于山东三际电子商务有限公司。本制度自2011年10月1日起执行，解释权归三际运营部。原有的相关制度同时作废，其他未及事项另行发文通知。山东三级电子商务有限公司山东三际电子商务有限公司三际管理制度第2页三际采购管理制度目录第一章采购管理制度..............................................................................................................................3第二章采购流程......................................................................................................................................6采购流程说明............................................................................................................................................7山东三际电子商务有限公司济南分公司人力资源管理制度第3页第一章采购管理制度一、目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。二、范围本制度适用于公司手机产品（机头、配件）的采购。三、职责1、产品专家：1.1负责采购物品的质量，降低采购风险；1.2负责价格的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。1.3负责与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。2、财务人员：财务部门负责预算控制、价格调查、付款的审核。3、商务专员：审核采购入库单，检查申请数量和入库数量一致性4、入库员：验货并入库四、采购原则1、执行询议价程序物品采购，必须有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、税票等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、职责分离采购人员不得参与货物的验收，采购货物税票、质量、数量、交货等问题的解决，产品专家根据要求及有关标准与供应商协商完成。3、一致性原则采购人员采购的物品必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供财务部和总经理作参考。4、廉洁制度所有采购人员必须做到：（1）、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。（2）、加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。（4）、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（6）、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的市场信息。五、采购程序山东三际电子商务有限公司济南分公司人力资源管理制度第4页1、供应商的选择（1）、供应商必须证照齐全，具有相关资质。（2）、对于经常供货的供应商，产品专家应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同财务、仓库对供应商定期进行评估。（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。（4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2、采购程序（1）、市场调货：产品专家可先行调货，商务人员看到机器后，录入采购入库单，财务审核后，仓库验货并入库。（2）、外围采购：对于较大数额物品的申请和价格倒挂物品的申请需要报请总经理审批，最后交产品专家采购。采购询价、综合评估，由产品专家和协调财务共同完成，报总经理审批。产品专家负责采购物品的质量，降低采购风险，同时负责价格的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。财务部门负责预算控制、价格调查、付款的审核。审核完毕，产品专家负责与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。（3）、采购过程中发生变化时，产品专家应提出采购变更申请，由财务和总经理签字确认后交执行。3、付款程序（1）、产品专家把仓库开具的入库单附在付款申请单后，提交财务，申请付款。（2）、销售会计在网店管家上核实是否到货入库，审核与供应商账户的往来情况，确定付款额度；（3）、财务经理审核库存是否合理、采购价位是否异常，签字确认后调度资金安排付。特殊情况需要总经理审批。（4）、出纳凭签字手续齐全的付款单支付款项；由产品专家提供准确的供应商付款手续，因提供账户错误造成的损失由产品专家负责；六、违约处理（1）、货物出现延期后，产品专家应及时通知财务。（2）、货物出现质量问题后，由产品专家提出解决方案，报财务部和总经理处理。方案批准后，按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。（3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，产品专家负责追索。追索不成，由法院裁决。七、审计监督在采购询价、议价、采购结算过程中，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。产品专家要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对于产品专家在采购过程发生的违反廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。山东三际电子商务有限公司济南分公司人力资源管理制度第5页八、责任8.1不按规定程序未经审批采购的，由经办人员自行负责处理，已经与供方付款，但供方不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。8.2经审批的采购计划和申请，负责采购的人员应在规定采购期限内采购到位，不能按时采购而影响正常经营的，运营部进行定责。8.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失。8.5产品专家在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货上家。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。8.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。8.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告产品专家（必要时直接报告总经理）处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。8.8仓库对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。山东三际电子商务有限公司济南分公司人力资源管理制度第6页第二章采购流程采购流程付款流程采购流程查看库存确定数量是否带票是否低价紧急调货产品专家仓管员财务是否采购库存报表智能补货是否是是是是否外围采购验货总经理录入采购单入库否是大宗产品倒挂产品否是否通过是否通过是否否是是结束否否采购入库单申请付款确认额度是否入库采购价格是不合理未入库付款合理是否通过是否商务专员录入采购单采购入库单调货是否通过通知到货数量是否一致否否否是外围采购是否通过是付款申请单结束山东三际电子商务有限公司济南分公司人力资源管理制度第7页采购流程说明一、采购申请：1.1.查看库存：利用网店管家和《库存日报》，每日查看负责产品库存，库存周转低于三天，考虑进行采购。1.2.确定数量：利用网店管家“智能补货”功能，确定采购数量；1.3.特殊审批：大宗产品和价格倒挂产品需要财务和总经理审批；1.4.采购原则：优先采购带票上家，其次看价格是否最低，尽量避免紧急调货。1.5.市场采购由商务人员在网店管家上做采购入库单；外围采购由各产品专家自行做网店采购入库单，商务审核后仓库点击入库。二、采购入库：1.1.紧急调货：产品专家市场调完货后，把机器交与商务人员做采购入库单，然后仓管员验收、入库。1.2.外围采购：采购入库单审批完成后进行外围采购，采购完成后，通知商务专员和仓库验收。商务人员重点检查采购数量和到货数量是否一致，入库员按照5%的比例验货，验收合格后入库。二、付款流程：1.1.产品专家把仓库开具的入库单附在付款申请单后，提交财务，申请付款。1.2.销售会计在网店管家上核实是否到货入库，审核与供应商账户的往来情况，确定付款额度；1.3.财务经理审核库存是否合理、采购价位是否异常，签字确认后调度资金安排付。特殊情况需要总经理审批。1.4.出纳凭签字手续齐全的付款单支付款项；