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编号：M/2016-08-01-01/1-01-L版次：1/1生效日期：2016.08.01钻石财富公司采购鉴定部管理规定1-51．目的负责公司的钻石材料、钻石配件等各类钻石的采购，保证钻石经营活动顺利进行。2．适用范围本文件规定了钻石财富公司采购鉴定部及成员的管理规定3．相关术语3.1采购鉴定部（经理）岗位职责：1、负责采购鉴定部门的各项工作的监管和控制并行使采购职权；2、依据公司经营需要，编制钻石的月度/年度采购计划与资金计划并负责实施，保证经营所需的钻石供应；3、负责供应商开发，积极开展供应市场调研与信息收集，掌握广泛的供应信息与渠道资源；4、根据采购钻石的品种、金额、技术特性以及供应资源状况确定采购方案与采购方式；5、按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定供应商；6、负责招标采购的组织管理工作，谈判签约、验收与付款管理；7、负责与供应商谈判，拟制采购合同，办理报批手续；8、负责建立供应商考核与评价体系，定期对重点供应商进行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降低采购成本；9、负责本部门所承担的各项工作的改进完善和创新，负责公司采购管理制度以及本部门规章制度的优化改进；10、对公司各项管理工作的改进提出合理化建议，协助配合其他部门的相关工作，承办公司领导交办的其他工作。批准：钻石财富公司江苏省管理标准编号：M/2016-08-01-01/1-01-L审核总裁：总经理：修订状态：1/1编写：生效日期：路径：管理标准体系/钻石财富公司/采购鉴定部管理规定标题：钻石财富公司采购鉴定部管理规定编号：M/2016-08-01-01/1-01-L版次：1/1生效日期：2016.08.01钻石财富公司采购鉴定部管理规定2-5能力要求：1、精通采购原理及成本控制，具备优秀的合同谈判和签约能力，良好的决策判断能力和计划组织能力；2、具备良好的职业道德素质，具备较强的亲和力、沟通协调能力、抗压能力、执行力、洞察力和挑战精神，有较强的团队建设能力和工作激情。3.2采购鉴定部专员（供应商）岗位职责：1、负责供应商开发，收集供应市场调研信息，掌握广泛的供应信息与渠道资源；2、按照最优性价比原则，提供备选供应商的质量、价格、服务的综合评价信息以确定供应商；3、负责招标采购的组织管理工作，协助采购经理谈判签约、验收与付款管理；4、负责拟制采购合同，协助采购经理与供应商谈判，办理报批手续；5、负责供应商关系的协调处理，处理供货质量问题，落实供应商提供的售后服务；6、负责填写规范的供应商信息档案，并对钻石设备使用情况进行跟踪调查；7、负责供应商考核与评价体系的实施，定期对重点供应商进行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降低采购成本；8．参与呆滞钻石的处理，负责与供应商交涉退货、换货方案。3.3采购鉴定部专员（财务）岗位职责：1、受理各部门日常钻石的采购申请；2、根据各部门月度钻石需求计划，汇总编制采购费用计划；3、执行零星钻石的采购工作，以满足公司经营的需要；4、负责协调需求部门，协助所购零星钻石的入库和发放工作；5、配合财务对每月采购费用的账目结算工作；6、对研发新品所需原材料、工具的寻找及购买；7、配合部门及公司的其他工作，并对公司和部门工作提出合理化意见和建议。4.采购鉴定部（工作模块）职责：4.1采购管理要求1、主动与申购部门联系，核实所购钻石的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。2、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。3、以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司钻石需求及市场供应情况，熟悉各种钻石采购计划。4、熟悉和掌握分管的各种钻石的名称、型号、规格、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，编号：M/2016-08-01-01/1-01-L版次：1/1生效日期：2016.08.01钻石财富公司采购鉴定部管理规定3-5要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。5、按“谁经手谁负责”的原则，要对责任人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量；6、及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，采购均以“钻石申购单”为依据。7、严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切钻石要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。8、仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购鉴定部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向。9、采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失。4.2公司钻石采购审批流程1、钻石订购审批流程a.采购员根据计划部门的《采购通知单》及《物料需求表》、结合最低订购量、安全库存量确定订购数量；由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予采购鉴定部经理批准采购。b.《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。2、《物料订购单》的开立、分发与变更，所有原（物）料的采购必须采用本公司的《物料订购单》，《物料订购单》一式四份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。3、采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》，并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式。4、已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金额，报财务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购单》并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的《物料需求表》、《物料采购单》（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。4.3采购物料的交期控制1、采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立《采购台帐》，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明异常原因及预定交货编号：M/2016-08-01-01/1-01-L版次：1/1生效日期：2016.08.01钻石财富公司采购鉴定部管理规定4-5日期，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。2、仓管人员应根据《物料订购单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。4.4验收及入库1、采购钻石到公司后，供应商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供应商《送货单》必须注明公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。2、由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后开具《送检入库单》在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放，并依《送检入库单》及时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》；检验不合格需退货的填报《验退单》办理退货手续。3、入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写《验退单》通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记。并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购鉴定部门联络供应商处理。4、由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。5、《送检入库单》须依据《物料订购单》、《送货单》或《发票》载明供应商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注，《送检入库单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。6、采购人员对照《物料订购单》、《送检入库单》、《发票》、合同、定价表进行核对，核对无误后交采购经理复核并同时登记《采购台帐》核销采购订单，复核后转交财务办理入帐手续。5.鉴定保管1、负责对采购钻石的来源资质（是否具备海关合法进口手续）和对国际权威机构认证证书的审核;2、负责协调供应商，交易所，银行等相关各方，办理境内第三方权威机构办理钻石国内认证的相关手续以及取得认证证书;3、负责对每颗钻石进行系统录入工作;4、负责钻石交易期间的钻石及相应证书的封存保管业务;编号：M/2016-08-01-01/1-01-L版次：1/1生效日期：2016.08.01钻石财富公司采购鉴定部管理规定5-56.采购鉴定部附件附件1采购通知单年月份采购通知供方名称：供方地址：联系人：联系电话：传真号码：序号钻石名称数量价格单位采购计划进度安排备注重量颜色净度切工荧光时间7.采购鉴定部流程图采购鉴定部采购计划采购要求会议审阅上报公司采购成本输出数据市场采购现场采购价格反馈上报公司市场调查货源分析核定供货采购制度采购表单采购报批协助部门问题协商反馈领导确认采购