论企业档案的鉴定工作

-1-论企业档案的鉴定工作【摘要】企业档案鉴定工作是档案管理的重要环节，它直接影响并制约着企业档案工作的开展，决定着档案的存毁命运，我们必须充分认识档案鉴定工作的意义、目的和作用。档案鉴定工作存在一定的难度，档案鉴定的重点难以把握，档案鉴定风险大，致使鉴定难。为此我们必须制定相应的档案鉴定标准和规范，坚持三个观点，统筹兼顾，才能做到正确地贯彻档案鉴定原则。档案鉴定，就是判定档案真伪和价值的过程，档案价值的鉴定是对档案的质量与价值进行鉴别判断的一项工作。开展这项工作有一定的难度，其中档案鉴定理论滞后，档案价值鉴定的方法与目前的档案工作实际相脱离是一个根本原因。从档案鉴定理论的角度来看，目前广泛关注的以电子文件鉴定为中心的“职能与技术鉴定双重支点”是档案鉴定理论发展的历史进程，这一进程中，呈现出三个明显的特点：一是来源原则在档案鉴定领域中得到应用。二是传统史学理论及思潮的影响及渗透逐渐减少，档案鉴定标准越来越社会化。三是鉴定标准日趋实用化，鉴定的实用主义功能目标反映越来越明显。这在企业的档案鉴定中也是用得最多的，在企业的档案鉴定中就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案予以销毁。鉴定工作就直接决定档案的存毁命运，由此看这是档案管理中非常重要的同时也是难度相当大的一项工作。企业档案鉴-2-定工作是档案管理的重要环节，它直接影响并制约着企业档案工作的开展，处置不当将会影响企业的生存与发展。档案鉴定是档案工作重要组成部分。多年来从档案学理论到实践，档案鉴定工作都略显薄弱。所以在企业档案工作中，克服档案鉴定中存在的难点，坚持档案鉴定的制度化、经常化，遵循档案鉴定的原则，摸索出适合企业档案鉴定工作的方法，就显得致关重要。一、充分认识档案鉴定工作的意义、目的及作用。档案鉴定是档案管理中的一项重要工作，它是发挥档案价值的基础和前提。对于档案鉴定工作，任何时候都应当采取积极的态度。由于受到诸多因素的影响，许多企业的档案鉴定工作多处于停滞状态。档案管理人员把主要精力都放在了档案的收集、整理、保管、统计、利用等环节上，而对档案价值鉴定工作无论从思想认识上，还是在实际工作中都没有跟上档案事业发展的趋势和要求。我们的鉴定主要指档案价值的鉴定。档案鉴定工作，是一项贯穿于档案文件运动周期始终的系统性工程，从文件转化为档案保存的归档鉴定，到对归档文件保管期限的确定，再到档案归档完毕接收进档案室，直至档案保管期满后的鉴定存毁，在档案工作各个阶段，都涉及到对档案价值的鉴定。档案鉴定工作的开展是档案的价值差异和不断增加的档案数量决定的。它的意义及目的在于：“玉石分清”，“去粗取精”，确定留存。通过鉴定，解决档案精练与庞杂、有用与无用的矛盾，促使保存的档-3-案由庞杂向精炼转化，保存有价值的档案，销毁已无保存价值的档案，提高存留档案的质量，以利于保管和利用。它的作用在于：1.便于保管。通过鉴定，分清主次，对有保存价值的档案，给予良好的安全保管条件，尽可能延长其寿命；对失去保存价值的档案尽可能及时剔除销毁，腾出有限空间，妥善保管更加有价值的档案；2.便于利用。通过鉴定，去其糟粕，留其精华，便于利用时按照使用者的需求，及时查找，充分发挥档案的使用价值；3.便于应付突发事变。通过鉴定，区分了主次，若遇突然事变，能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。二、企业档案鉴定工作的难点档案价值的鉴定需要站在历史的、宏观的、发展的与前瞻的高度，从为企业提高档案信息利用的角度出发，遵循档案价值规律，坚持严格的鉴定标准，把握住档案鉴定的关口。这就对档案鉴定提出了很高的要求。而长期以来，由于档案鉴定理论研究的相对滞后，人们对档案在企业生产经营管理等项活动中价值认识的局限，使得档案鉴定落后于现代企业发展的需要，成为档案工作中的难点，也是档案管理工作中的薄弱环节。虽然有关的法律、法规已经对档案鉴定工作进行了规范，鉴定的内容和鉴定程序也较为明确，但总的来说，在档案鉴定工作实践中，还是存在许多矛盾与问题。-4-1.企业档案价值鉴定先天不够准确，造成鉴定难。档案价值鉴定在档案管理工作中的“困惑性”和“疑难性”最大，是一项复杂的工作。由于档案人员业务水平与素质参差不齐，对归档立卷文件资料难免鱼龙混杂，一些不具备保存价值的文件悄然归档入库，甚至部分无实际保存价值的档案被冠以长期、永久之名留存，这样做的结果就使得存档文件先天不够准确，直接造成了档案鉴定难。2.档案鉴定的重点难以把握。随着时间的推移和企业的不断发展，在企业档案馆里，除了需要永久保存的档案，还有相当数量的长期或短期档案。有些已经失去保存价值的文书档案和会计档案仍被继续保存，没有经常性开展价值鉴定，这正是由于没有把握好档案的保护重点所造成的。3.企业档案工作追求库藏丰富，形成鉴定难。前些年在企业开展的档案工作达标升级活动中，许多档案人员曾经是以丰富库藏，档案数量多多益善为追求的目标，忽略了库藏档案的内在质量与价值因素，从而使真正有价值需要特别保护的档案淹没在大量无价值的档案之中，形成了“玉石不分，鱼龙混杂”的状况，给档案的有效利用带来了隐患，也增加了档案鉴定的工作量和工作难度。4.企业档案鉴定工作靠突击，使得鉴定难。由于部分企业领导对档案鉴定工作认识不到位，加之企业档案人员编制不足，使得企业档案鉴定工作很难正常开展。只有在上级机关的执法检查或验收等行政措施进行监督时，或由于档案库房实在拥挤不堪，真正有价值的档案难以入库时，迫于压力不得已突击性的搞档案鉴定。十几万卷的档案-5-要在极短时间内逐卷逐件地鉴定，这不仅给企业在人力物力财力及档案工作上都造成巨大的压力，鉴定的档案能否实现真正意义上的价值也使人质疑，其结果必然存在着对档案价值鉴定不深不细不规范的弊病。5.企业档案鉴定风险大，致使鉴定难。开展档案鉴定工作是要有一定风险的，这个风险就是：一要担责任；二是怕出错。在档案鉴定工作中首先考虑责任，因为档案鉴定涉及档案保存与销毁的“命运”问题，放在档案库房困难再多、问题再突出，档案还在，档案人员就觉着坦然，一旦鉴定销毁错了，所造成的损失就无法挽回，责任重大。这不仅是部分档案人员的心态，也是一些领导的心态，这种求稳怕乱的思想，直接影响着档案鉴定工作的顺利开展。以上诸多因素造成了企业档案鉴定难以开展，反过来势必造成已到保管期限的档案销毁更难。目前多数企业档案鉴定与销毁工作少有开展，近乎停顿，使已到保管期限的档案占用了有限空间，同时也直接或间接地占用了企业大量的物力与财力。我国的档案学者冯惠玲教授认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的。人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久。”如果让已经失去利用价值的档案长期占用着有限空间，企业档案工作对企业生产经营的投入与产出的比例将严重失衡，长期发展下去，档案工作在企业中的地位与作用势必要大打折扣。-6-三、档案鉴定应当制度化、经常化目前，我国的档案管理已经逐步走向规范化、制度化、标准化，企业档案鉴定工作也必须跟上这一步伐，做到有章可循，有法可依。但在我国档案鉴定工作中存在的一个很大问题是宏观指导多，微观操作规范规程少，这种现象亦影响到企业档案工作。在企业档案鉴定工作中，鉴定结果取决于档案鉴定工作者本人的业务素质与工作能力，这就使档案鉴定后的价值产生了一定的差异。一份档案，不同的人员去鉴定，就有几种不同的价值取向，既使同一个人在不同时期不同背景下鉴定同一份档案的结果也不尽相同。所以企业档案鉴定工作要正常有效地开展，一个重要保障就是要建立健全有效完善的档案鉴定制度，及切实可行的档案鉴定操作规程。档案鉴定工作贯穿于档案管理工作的全过程，它既开始于档案材料的收集整理立卷之时，又包含在开发利用和鉴定销毁之中。它既是一个相对独立的档案管理环节，又是一个动态的档案管理过程。因此，既要在档案工作各个环节都明确贯彻档案鉴定要求和制度，还应将档案鉴定工作列入档案工作年度计划，做到有制度有计划有安排有检查，使档案鉴定工作始终贯穿于日常档案工作之中，同时制定相应的档案鉴定标准、规范和便于操作的要领。只有这样，档案鉴定工作才能深入有效地开展起来。四、企业鉴定工作应遵循的原则与具体做法-7-档案鉴定工作是按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁，使保存的档案达到精练的一项工作。档案鉴定的原则是用辨证唯物主义和历史唯物主义的观点，分析企业档案对社会及党和国家各项事业的现实作用和历史作用，准确判定企业档案的保存价值，保证企业档案的齐全完整，便于企业各项工作以及党和国家各项事业的利用。在企业档案鉴定工作中要遵循这一原则，必须坚持以下三个观点：1.全面的观点。企业档案即是企业的财富亦是国家的财富，分析判定其保管价值，要从国家的利益出发，从政治经济科学文化等方面分析企业档案的现实作用与长远作用；2.历史的观点。企业档案是生产经营管理的记录，也是企业历史发展的记录，它是在一定历史条件下形成的，与国家发展的历史命脉息息相关，对具有历史档案性质的企业档案，我们必须用历史的观点准确地判断其保存价值。3、发展的观点。随着社会的不断进步，企业也会不断地发展变化，其产生的档案价值也会随之发生变化。有些档案现在看来价值平平，若干年后也许会成为无价之宝。所以判断一卷档案一份文件的保存价值，要有较深远的科学预见性，要对企业档案的现实作用与历史作用做出正确的预测，那种只注重现实作用而轻视历史作用，只注重依据与凭证作用而忽视历史作用的认识是错误的。-8-档案鉴定工作中全面的观点、历史的观点、发展的观点应该是辨证统一的，只有在鉴定工作中统筹兼顾，才能做到正确地贯彻档案鉴定的原则，准确判定档案的保管期限。其具体作法应该是：首先由企业档案管理部门根据企业各门类档案到期的情况，确定需要鉴定的档案的范围，对每个年度需要鉴定的档案，逐卷/件列表进行清点造册，做到摸清家底，明确范围和工作量，以保证人员、资金等方面到位。其次，建立专门的档案鉴定权威机构。成立由企业负责档案工作的领导牵头、各部门负责人参加的档案鉴定工作领导小组，和由各部门选派的档案鉴定人员组成的档案鉴定工作小组；由工作小组具体实施档案鉴定的工作，领导小组负责对此项工作的领导及审定。第三，档案鉴定工作是人对文件的一种处置，具有主观性，对到期档案鉴定的结果，是要销毁部分档案实体，这就对鉴定人员的素质提出了较高标准：要根据《中华人民共和国档案法》及企业档案管理办法中有关档案鉴定的要求，培训、选拔人员，使鉴定人员能够在鉴定档案时，以较宽的专业知识、严谨的工作态度，把握时代发展的规律和企业发展的内核，在纷繁复杂的企业档案中，独具慧眼，辨别真伪，分清良莠，把那些真正有保存价值的档案顺利保存下来，成为社会与企业共同的财富。第四，档案鉴定应本着由档案形成单位（部门）鉴定的原则，其间档案鉴定有交叉者再由档案部门进行二、三次的分发。鉴定案卷时-9-应充分发挥有经验、阅历深、了解本企业发展情况人员的特殊作用。在档案鉴定中可采取直接鉴定法，以案卷/件为单位进行鉴定，并参照档案保管期限表预测档案未来的需要。对于一时难以确定去留的档案，要遵照“保管从宽，销毁从严”的精神，按照档案鉴定的基本思想，即：“慎重判断档案价值，留待一定的实践检验的幅度，以减少价值预测的失误。”慎重填写每一卷/件的档案鉴定表，经形成单位（部门）领导签字确认，由档案部门汇总需销毁的档案情况，登记造册，再由鉴定小组组长及主管领导签署意见，方可决定被鉴定档案的续存与销毁。对鉴定后需要继续保存的档案，应按照卷内文件情况及鉴定意见保存至下个保管期限满后再行鉴定。第五、档案鉴定销毁工作完成后，写出本次档案鉴定工作报告，向档案鉴定工作领导小组及上级档案主管部门报备。档案鉴定工作从始至终形成的文件应作为永久档案加以保存。综上所述，只要正确地认识档案鉴定工作的目的、意义、作用及其原则，真正从思想上重视档案鉴定工作，从档案鉴定制度上、工作计划上确保落实，