董事长出差服务流程

1董事长出差服务流程一、出差准备1.在接到出差通知后，要及时询问时间、地点、携带物品，文件，随行人员，对方联系人员，及时查询机票和酒店信息（随行、安保秘书陪同董事长出差，原则上不允许带行李箱，带个背包放些简单衣物即可）。2.航班查询：（1）一定要查询往返出差目的地的全部航班信息，时间、航班号、豪华头等舱、头等舱、经济舱等金额及机票张数，并且要反复核实保证准确无误后提供给董事长选择乘坐航班；（2）等领导选择出行方案后，要马上联系航空公司预订机票，同时要将已订机票的航班信息发送给董事长、随行人员、司机和接待方负责人；（3）董事长经常出差往返的城市，董事长办公室应备有航班信息。3.酒店查询：（1）应根据出差目的地的信息，在周边范围内查找五星级酒店信息,信息内容包括：房型、价格、相关服务等信息，呈报领导选择，经领导确认后马上联系预订；（2）如是接待方负责住宿，则要和接待方负责人核实董事长居住房间信息。4.董事长出差期间住宿标准，原则如下：（1）大陆内地：住五星级酒店，豪华型（根据需要），大床套房；（2）港澳台地区：住五星级酒店，海景，大床房；（3）随行人员根据《集团出差管理规定》的相关标准在附近范围入住（秘书/司机为经济型房）。25.根据查询的航班信息和酒店情况统一汇总报董事长审核，经确定后制定行程表。（二）出差中的相关工作1.根据工作需要提醒董事长携带相关证件、文件、个人物品、洗漱用品等。2.出差期间，董事长的公文包一定要看管好，不论在何种情况下要做到包不离人。3.董事长在外出会客和洽谈期间，行政秘书要认真看护好领导的个人物品，在离开时要协助董事长收拾好东西后再离开。4.出差期间，做为随行秘书要和董事长保持合适距离，永远保持在董事长视线范围之内的位置。5.出差期间，要保证董事长邯郸和北京号码的手机通讯畅通，行政秘书应备有中国移动和中国联通的电话充值卡，以备使用。6.每次出差董事长到达目的地时，随行秘书需短信告知董事长夫人，安全到达目的地，报一下平安。二、前往机场1.根据所订机票的航班信息，应保证提前一个小时到机场换登机牌；一般情况下，去首都机场开车是30分钟行程，回来是20-25分钟行程。2.根据行程安排行政秘书和司机应提前30分钟到达董事长家里，发短信告知，并于距离出发前10-15分钟以电话形式提醒，要给领导留出拿行李的时间，确保提前一个小时到达机场。3.出发前，董事长会以（短信/电话）形式告知秘书，上楼拿行李，此时，秘书要及时到楼上并在门外等候。4.如在外地出差，则要认真核对目的地到机场时间，根据时间安排应提前半小时提醒董事长做好告别准备；保证提前一个小时到机场换登机牌。35.到机场后，要及时下车开门，迎董事长下车，然后拿上行李和公文包进入机场候机大厅，拿身份证去办理登机牌。6.一定要到服务台办理登机牌，选择头等舱（豪华头等舱）的头排靠窗位置；如是两位以上领导同行，则订头等舱，并尽量安排在一起，方便工作交流和沟通；随从秘书办理登机牌时，应办理尽量靠近头等舱的位置，方便下飞机时到董事长处拿行李；办好登机牌后，要询问机场工作人员安检口、登机口位置和距离；如距登机口较远要安排机场车辆接送。7.办理登机牌后，可马上打印行程单，如为往返机票可一起打印出来做报销凭证。8.豪华头等舱/头等舱：过安检时行政秘书应跟随董事长一起从头等舱安检通道安检（头等舱安检通道人少时，安保秘书应跟随董事长一起从头等舱安检通道安检；若头等舱安检通道人比较多，安保秘书应自行从经济舱安检通道安检，在头等舱休息室等候董事长）。9.到休息室后，要安排好董事长休息，根据需求提供茶水（红茶）、饮料（橙汁）和点心等；在条件允许的情况下，行政秘书和安保秘书一定要在董事长身边（或视线范围内）；如休息室只限一人随行进入时，则由行政秘书跟随进入并在董事长身边（或视线范围内），安保秘书在休息室门口（视线范围内）适当位置等候，方便工作安排和协调。10.司机将董事长送到机场后，应在董事长进入机场（10-15分钟后/得到离开通知）后才能离开机场，避免有突发事情发生，行政秘书要适时提醒，避免司机遗忘。三、关于登机1.根据所乘航班信息；及时关注登机时间（或广播）做好登机准备。42.登机时间临近或广播通知登机时，要提醒董事长做好登机准备，同时携带好行李由机场车辆送达登机口；如果此时董事长在打电话或谈事情，则应酌情进行提醒，不能误机。3．登机需乘摆渡车时，行政秘书应跟随董事长一起乘摆渡车；若条件不允许，行政、安保秘书应拿上董事长行李乘摆渡巴士。4.在登机后，要先协助董事长就座，放好董事长的个人物品，得到允许后再去找自己的座位就座。5.在登机前后要合理安排时间，给董事长夫人和董办主任发信息告知行程。四、关于抵达1.在飞机到达目的地降落后，就要做好下机准备，打开通讯设备，利用飞机滑行期间，迅速前往头等舱（或豪华头等舱），迎接董事长，携带好行李和衣物等，陪同董事长出站。2.在飞机着陆后的滑行期间，要及时联系接机司机，确定具体位置。3.董事长每次出差回北京，在进入北京后随行秘书要向董事长夫人发送信息告知董事长到家时间及是否回家用餐等信息。五、关于接机1.要根据往返两地的天气情况，通知司机携带相关衣物和物品，或根据需要携带药品等。2.联系接机时：如是一个司机接机：应提前联系，明确司机所在位置，争取出来机场后直接上车，不停留；如人多应安排大车或多辆车；看情况最好两个人接站，一个进去接，司机外面等。3.上车后询问董事长行程安排，及时和相关人员联系，做好工作安排。六、关于酒店51.出差期间：不论何时、何地，要保证董事长居住的房间是五星级或豪华型的套房（根据需要），即：房间内要有卧室和客厅，能便于董事长接待客人或开会使用。2.如果接待方预订的房间不符合要求，则要马上联系重新订房，要知道目的和结果是什么。3.董事长进房间后，要给董事长换上拖鞋，然后烧水沏茶，通常情况下董事长只喝自己携带的茶叶，酒店里提供的茶叶一般不喝；及时联系服务台提供免费瓶装水；落实早餐时间和地点，必要时进行实地查看和确定房间到餐厅的路线。4.董事长的行李箱要按要求（正面向上，横向）放在行李台上，公文包放在软质体（皮椅、沙发等）上，切记不可放在硬质的东西上；在拿行李箱的时候，应避免和硬质物体接触，以免划伤。5.一切工作安排妥当后，要根据董事长的行程计划或工作安排，做好约见人员的联络工作；董事长会客期间或经董事长同意后，随行秘书应在（房间外/酒店大堂）等候指示。6.每次出差到酒店应询问提供当地地图，标注酒店所在区域；如果酒店不提供，则应立即购买一份使用。7.在外出差期间：为保证董事长身体健康、精力充沛和高效的工作，行政秘书应及时提醒董事长进行午休；董事长午休前，行政秘书要在房间冲半杯茶水放在工作台，等董事长睡醒后再冲半杯热水，要使茶水的温度能够保证直接饮用。