配件管理工作总结

-1-完善管理提升服务促进销售——2009年度配件销售中心工作总结暨2010年度工作计划2009年是配件销售中心自独立运作后，从部门组织构架逐步完善到制度化管理的一年。在厂部领导和各分厂的关心和支持下，我部门的管理不断完善，销售业绩有所增加，有效提高材料管理和服务质量的同时，较好的完成了全年的各项任务，为2009年划上了一个较圆满的句号。一、2009年工作总结（一）各岗位管理的完善及成效1、五个管理板块更加清晰，明确岗位设置、职能分配及岗位职责经过配件销售中心近两年的运作实践和2009年辅以不断完善的制度化管理，使材料管理各板块（供应商管理、计划管理、采购管理、销售管理和仓储管理）组织框架和运作更加清晰，思路更加明确。具体操作方式如下：①、建立《配件销售中心岗位职能分配表》，并逐步按照分配表开始执行；②、针对各岗位设定有较强可行性的《配件销售中心岗位职责》，并逐步有效的要求各岗位员工在日常工作中严格按照规定执行，对于不能按规定执行或岗位之间需协调解决部分以部门例会或材料会议的形式予以解决。（由于岗位工作量及人员配备问题，部分岗位职责本年度未严格执行到位，均以满足正常运转为主要方向，但作为销售中心发展壮大的基础，下年度在综合管理方面将作为工作重点来抓）③、厂部生产经营科《规范化考核》的执行，在监督考核配件管理工作的同时，也为配件中心的管理工作增加了一定的外部动力和规范参照。2、供应商管理在08年度供应商小组操作模式的基础上，进一步完善，建章立制。以《供应商管理小组章程》为基准，对以下操作流程及标准进行规范化：①、供应商选择流程；②、合同管理；③、新品试用；④、供应商评定；-2-这些标准化的操作流程均在实际工作中予以落实，对供应商管理起辅助和指导作用，并纳入厂生产经营科规范化考核。在2008年度完成对供应商的选择、调整与供货渠道的级别升级基础上，2009年度分别在以下配件项目进行了进一步的渠道升级：序号渠道升级项目升级时间估算降低成本（元/年）备注1铝板渠道升级09年2月11105.002制冷剂价格筛选09年2月6600.003红胶、AB胶、螺纹胶、玻璃胶渠道升级09年4月4920.504哈尔滨威帝配件渠道升级09年6月13920.005壳牌油品渠道升级09年6月79466.006西湖离合器价格调整09年6月10669.367威尔滤芯渠道升级09年10月36080.008萨克斯离合器渠道升级09年10月23100.009防冻液价格筛选09年11月24237.50合计210098.36与此同时，2009年集中采购比例较上年度又有相应提高，原因如下：a、供应商管理渠道不断升级，增加优势配件所占比例；b、销售量的增加，带动优势配件的采购数量和比例；从中心库数据分析可以看出年度采购总量（不含税）集中采购量（不含税）集中采购所占比例备注20082066.32万1547.99万74.92%20093837.25万3280.80万85.50%增幅1770.93万1732.81万10.58%3、计划管理除了延续08年度操作的优良模式，2009年在以下方面的管理进行深化：①、总、分库均设定最高、最低库存，并制定相应分析表格（采购计划分析表、库存缺货状况表、库存超储状况表和库存商品久未变动统计报表）。严格按照设定数据执行采购和对分厂进行主动配送，提高配件周转率并避免呆滞物资的产生；-3-②、开始尝试对总分库零星采购、销售计划实施实时监控（在具体操作中以采购订单或销售订单“执行”的模式），确保对库存结构变动的监控；③、为满足供应及时性，提高采购及调拨效率，由厂生产经营科出台《关于材料采购计划及调拨的有关规定》，使计划岗位能够初步对采购实施进度进行约束并监控，但缺陷方式是在明确责任和信息传递及约束的情况下，未将责任完成情况纳入绩效或通过强有力的方式确保采购工作在要求时间内的满足率，将在下年度着力落实；④、在总分库的配送方式上，尝试性的启用总库按照各分库最高、最低库存主动配送的形式，同时逐步开始对产生“应急调拨”的单据进行分析并进行相应修正；⑤、以规章制度形式(《关于材料采购计划及调拨的有关规定》)对总分库之间、计划与供应商管理和计划与采购之间信息传递进行明确规定，使信息流能够以统一的方式畅通传递。除了管理方面的深化，流程的规范操作，也为工作效率的提高奠定了坚实的基础，通过以下对比可以看出：年度库存量年度出库金额周转率备注2008年565万1889.34万3.342009年623.62万约3391.55万（其中销售出库915.16万、维修领料出库2476.39万）约5.44周转率提高约2.104、采购管理通过09年对采购操作流程及标准的严格要求，目前已经能够做到采购实施、入库的及时性及准确性，同时在以下方面的管理工作上有较大幅度的提升：①、在采购入库时间上逐步开始以规范化检查标准为基准,并以量化形式执行（采购入库单制作应在货物到达后，零星采购0.5小时内完成，正式集中采购24小时内完成；商品入库应在采购入库单制作后，零星采购1小时内完成，正式集中采购36小时内完成），存在的问题依然是未将责任完成情况纳入绩效或通过强有力的方式确保采购工作在要求时间内的满足率，将在下年度着力落实；②、随着配件供应量的不断增加，配件索赔事宜亦日益突出，通过在采购岗位指定责任人，确定具体操作方式（包括软件中操作方式、索赔件管理台帐、索赔件区域货位管理及索赔操作流程），并严格执行。5、销售管理-4-2009年度在不断开发外部客户、销售量增长的同时，我们对如下方面的管理工作进行了加强和完善：①、逐步开始实行客户销售信息在销售、计划和采购岗位间的传递，通过一年的实践，基本可实现销售信息的汇总及计划岗位对销售出库量的把控，为计划岗位随时掌握库存动态，满足供应奠定坚实的基础；②、自本年度起、客户开发有序化，有计划性，能够按客户地域或已开发客户拓展配件种类编制客户开发计划，并遵照计划执行，同时纳入每周例会讨论议程和考核督促执行，取得一定成效；③、多种销售合作方式的开展，如：a、“汤荣”制动鼓与无锡飞翔的联合采购，在取得苏南地区代理，降低采购成本的同时，也相应增加我厂配件对外供应的优势种类，提高销售量；b、“玉柴”系列油品与广西玉柴高润和常熟东风三家的强强联合，优势互补，在资源共享的前提上，分系列由我厂与常熟东风代理，本年度我厂取得的“玉柴”防冻液苏南地区代理，预期销售量达50万；多种销售合作方式的开展和尝试，为我们后期苏、锡、常、通搭建配件共享平台的操作积累一定的经验，同时也将为我厂带来极大的配件优势和收益；④、9月份完成配件价格体系的调整完善并开始试用，严格划分客户等级，并依照客户等级严格执行相应销价。在确保一定利润空间的同时，为销售的规范化和配件中心对外开拓市场、做大作强、更加规范化奠定基础；⑤、销售应收款改变原来的无责任人、无人统计、落实，开始规范化，在厂财审科监督指导下，严格按照厂部要求执行。通过及时汇总、每月度分批次开票、款项未按期到位在软件中中止销售单制作、将应收款状况纳入考核等多种方式相结合，目前已基本处于可控状态，并符合厂部应收款要求；6、仓储管理①、明确并严格执行配件出入库流程和单据操作流程，以库房为核心的配件流程走向约束，对于计划、采购、销售各岗位的规范化操作起到了很好的监督作用，同时对于库房的帐务相符，是一个很好的保障；②、在库房帐物相符方面，本年度也开展了大量的工作，主要有以下几种方式：a、单据流程的严格把控，避免因其他岗位的操作不规范造成的帐务不符；b、出入库时依照单据显示数目进行实时盘点，如有不符，即刻查询并追溯责任人；c、定期盘点加动态盘点，制定《动态盘点计划表》，按计划表实施动态盘点；d、按照库房区域划定帐物责任人，增加每位保管员责任心，同时欲实施缺失配件由责-5-任人全额赔偿的方式；e、厂部生产经营科规范化检查对帐物相符的监督指导；③、通过库房发料积分考核的实施，对于增加仓库员工积极性、提高工作效率有积极的影响。在下一步欲进一步完善积分考核，除了目前已经纳入的库容库貌、工具管理，还将进一步细化，使积分的生成更加合理、完善、体现公平，进一步提高员工积极性；④、库容库貌的管理加强，除了以往的管理模式外，通过指定区域责任人、《库容库貌整改单》并以发料积分挂钩的方式进行管理；⑤、在生产经营科的监督指导下，对原本杂乱的大件库及二楼仓库进行初步整理，基本实现所有配件货位化管理和配件帐物的相符性；7、基础工作完善①、在配件的软件管理中，对以下方面进行了完善：a、供应商档案、等级划分、付款方式；b、客户档案、销价选择；c、商品档案编号、名称准确性进一步加强并将不断完善，久未变动的商品编号作废再利用，商品分类，其中集中采购配件与供应商选择的对应，价格体系集中采购部分的完善修正并通过自动生成表格进行监督纳入管理；d、分析表格的完善并投入使用（采购计划分析表、库存缺货状况表、库存超储状况表和库存商品久未变动统计报表），对配件管理起到很大的指导监督作用；②、在生产经营科的监督指导下进行的配件拍照、标注尺寸并输入软件，目前已完成大部，预计年内能够完成。将为配件提高出入库的准确性和前台操作的效率已经管理模式的升级起到积极作用8、物流、公用工具、设备及安全管理①、物流管理在本年度进行了以下完善：a、尝试性的通过销售单据时间的限定，制约库房、物流发货及到货时间，提高服务及时性；b、由部门出台《关于物流车辆管理的补充规定》，确定物流车辆责任人，同时对维修保养、保管、清洁及驾驶员夜间加班做进一步明确，目前已在实施，虽然由于执行力度不够，未能达到预期目标，但从管理效果上看已有明显好转；②、公用工具管理在本年度进行了以下完善：a、指定公用工具月度责任人，并将工具管理补贴统一交由责任人，对于缺失工具全额赔偿，其余保管员进行配合管理，负连带责任的方式，改变了过去“人人管，却无人管”的局面，提高责任心，实施3个月以来，缺失率有很大程度的降低；-6-197.37524.26855.8501002003004005006007008009002007年2008年2009年销售量对比销售量b、通过启用工具牌借用方式，提高借用效率，并能确定责任人，有效避免公用工具的缺失；c、公用工具缺失、清洁的奖罚以库房发料积分形式体现，实施3个月以来，整洁程度明显提高。③、设备管理方面通过本年度的完善，已建立台帐、指定责任人，能够确保所有设备正常、安全的使用；④、安全管理在本年度进行了以下完善：a、车管员每月召开驾驶员安全例会，就安全问题进行讨论并提出要求；b、消防保管员每月根据厂部要求对消防设施进行检查并反馈检查信息；c、对存在的安全隐患，除及时纠正外，通过例会等方式提出要求。（二）市场开拓及销售业绩1、销售量对比分别以如下对比方式对2009年度销售进行对比分析：①、销售总量对比及销售毛利分析（2009年度销售量按截至11月22日统计数量进行计算）：通过以上表格数量及图表可看出，截至2009年11月23日，在销售量方面有很大增长，为63.25%，具体原因如下：a、苏州公交整修发动机附件的销售带来的商业契机，约156.94万；b、集团公司内部客户供应量的增加，约406.69万，增幅41.87%；（见下表）c、外部客户销售量的增加，包括苏州公交发动机整修附件销售约446.73万，增幅88.03%；（见下表）年度销售量（不含税）较上年度增幅2007年197.37万2008年524.26万165.52%2009年855.85万63.25%平均增加329.24万/年114.38%-7-②、内外部客户销售量对比分析（其中2009年度销售量按截至11月20日统计数量进行计算）：I、集团公司内部客户II、外部客户年度销售量（不含税）销售成本销售毛利2007年197.37万174.04万11.82%2008年524.26万460.02万12.25%2009年855.85万762.04万10.96%平均增加年度销售量（不含税）较上年度增幅占总销售量比例2007年115.43万58.49%2008年286.67万148.34%