试论档案与修志的关系

试论档案与修志的关系摘要：档案与编史修志有着密切的关系。档案是人们社会实践活动的历史记录,它真实、准确、可靠,具有凭证价值,是编史修志的主要资料来源。在编史修志时,通过广征博采,收集资料,又可丰富馆藏档案，进一步促进了档案的建设。古代的史官把王室及诸侯列国的政事活动记载下来便成为文书，积存收藏起来便成为档案，再纂成史册便成为史书或方志。由此看来，档案与史志既有明确分工,又有不可分割的内在联系。关键词：档案馆档案编研档案资料史志区别联系档案馆的编研工作，是以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。由此看来，档案工作与编史修志有着天然的“血缘”联系。可以说编史修志是在档案工作发展的基础上形成的。档案工作者从事历史研究，是我国档案工作的一个优良传统。古代档案工作者，往往同时也是历史学者，许多历史名著出于档案工作者之手。在古代,收藏档案与编修史志一般由史官统一掌管,这些史官既管档案又编修史志,十分方便。老子任守藏史而著《道德经》,孔子据宝书档案而作《春秋》,司马迁任太史令而修《史记》,班固当过兰台令史而编《汉书》。周恩来就曾倡导把档案工作和编修史志结合起来。修志需要积累档案，是对档案利用价值的最好体现。修志一般是指编修地方志，记载地方的发展、风俗、人文等。它是通过对大量的情报资料进行加工、消化后，用编著者自己的语言，按地方志的体例重新记述而成的资料性记述，按照文献情报学的文献层次分类，其主体部分是二次性的文献。在这个过程中，提供编纂者消化、加工的是来自各个方面的零散资料，利用这些资料编纂成的地方志相对于这些资料而言是成果，但相对于使用地方志者而言它又是一种资料。我国古代,文书工作、档案管理与编史修志,三者是结合在一起的。这三者的分工,是随着社会的发展,人类活动的复杂,各项事务的繁多而逐渐形成的。这三者的结合,一方面是因为当时社会生产力发展有限,分工不可能很细;另一方面,是由档案与史志的内在联系,互相密不可分。档案与史志之间,既有差别,又有着密切的联系。档案是历史的记录,既是史志的主要资料来源,又是史志资料的可靠佐证。没有档案,史志就成了无本之木,无源之水。但是档案资料不用来编史修志,档案也就失去了它最好的归宿。因为丰富的馆藏档案,只有被广泛利用,编成史志的时候,它的珍贵性,它的社会作用,才能充分显示出来。史志资料的真实性和准确性,是衡量其价值的重要尺度。编修史志要利用各方面的材料,诸如档案、报刊、杂志、口碑、事件调查、古文物等。其中,档案是最为可靠的史料来源。这是因为档案资料是人类的生产活动、政治活动和科学实验等方面的直接的历史记录,是反映事物本来面目的真实记录。因此,离开档案,是不可能进行富有成效的历史研究,更谈不上编出较好的史志。建国以来,从中央到地方建立了各级档案馆和各机关档案室,集中保管了大量档案资料。档案管理部门实际成了编写地方志所需材料的主要基地。编史修志可进一步丰富馆藏档案。编史修志要依靠档案材料,档案管理部门所收集的档案材料越丰富,越完整,越便于史志的编修。同时,通过史志编修又可丰富档案存量。全国各个县市的地方志保存在档案馆中就是一个很好的例子。再者编修史志可使档案材料得到更好的考证和鉴别。档案作为活动的真迹同档案反映的内容真实与否是不能一概而论的,有些档案是不真实或不完全真实的,因此,对那些有疑问的档案材料,应该认真地加以考证和研究。当然,档案材料的考证和鉴别,是一项非常严肃的工作,必须坚持历史唯物主义观点,实事求是的精神,才能做好档案资料的考证工作。虽然档案和史志有着紧密的联系,但它们毕竟分属两个不同的学科,因此,其中的区别也是显而易见的。其一,史志与档案管理的目的不同。档案以收集、保存历史资料为主,其目的是尽可能多地把社会生活各方面的资料都收集保存下来,而史志却不同,其目的是概括总结历史,如果说档案是静态下展现历史全貌的话,那么史志则是动态地反映了整个社会生活的全过程。档案类似于加工业的初级产品,而史志则是精细加工后的最终产品。其二,取材方式不同。档案是有文必录,只要是能反映历史,并具有保存价值的资料,档案部门便不遗余力地去收集、整理，并将其保存下来。它选材的原则便是看资料有无保存价值。而史志则有严格的选材标准,它选材的原则是去粗取精,去伪存真。这充分说明,档案管理在取材上是很广泛的,而志书取材却极其严谨和精细。其三,反映事物的广度和深度不同。档案主要是党政机关、群众团体和企事业单位等社会组织实践活动的记录,它侧重于人们的社会活动。而志书却力求反映整个社会的全貌。资料来源不仅有图书档案等文字资料,而且依据实物资料(遗地、遗迹、文物)、活资料(民歌、民谣、谚语、口碑、回忆录、遗闻轶事、民间传说等)。实物资料、活资料档案部门一般收集较少,而修志却注重研究实物资料和活资料,使编纂的志书在反映社会全貌上更具有广度和深度。其四,编纂的方式不同。档案管理注重于分类、编目或统合古今,汇编成册,以便于利用。而志书则采用编、章、节、目的编年体与记事本末体的形式,横排竖写,对事物分门别类,按时间顺序分段记录,又对某一事件进行完整叙述。从二者的差别更加体现出档案与史志二者之间相辅相成，相互促进的密切联系。档案工作在编修史志中占据重要地位。首先,档案是编史修志的基础。从历史上看,档案工作与编史修志有着密切的“鱼水”关系,历史上的史官,往往就是现代的档案人员,档案和方志均为史官掌管,正所谓外史“掌四方之志”,小史“掌邦国之志”。《史记》以至清代浩大的方志形成,都取材于档案史料,可以说没有档案资料,编史修志就无法进行。编史修志使死档案变成了活资料,发挥了其价值。从这个意义上说,档案是编史修志的基础。从现实看,也是这样,编史修志离不开档案这个第一手资料。其次,档案是修志成果最可靠的凭证。唐代史学家刘知己认为档案与修志是“相须而成”的关系,写史必须利用档案才能完成,只有丰富的史料,才能写出完备的历史,这就是说,档案既然成为修志的基础,那么也就是各种志书的凭证,只有这些史料才有资格作为历史的见证让后人信服,档案也就名副其实地成为了各种志书的有效凭证。再次,档案管理的规范化、现代化为修志提供了便利条件。试想,一般的档案馆存卷上万册,如果管理混乱,编目没有规则,要查找某一资料恐怕就如大海捞针,十分困难了。但如果档案管理规范化,档案馆具有完备的检索工具,且有编研成果供修志人员利用,那就可驾轻就熟,把档案编研成果直接用于修志,就可以收到事半功倍的效果。假如运用现代科技的最新成果,微机管理档案,那就更为便捷,可以加速修志的进程,所以,档案管理越是规范化、现代化,就越能为修志提供便利条件。档案工作在修志中的地位便越显重要,作用日趋明显。同时，编史修志对档案工作具有重要意义。首先，志书是档案的副本和传播媒介。档案一般都是孤本，在同一时间内只能提供给一个人查阅利用，不便于广泛地传播，一旦档案原件遭到破坏或损失，历史的印记将泯灭。地方志书正是把分散的、零星的档案文件，经过分析研究、整理归纳，达到条理化、系统化，变成带有综合性、资料性的“全书”。地方志书著成后将大量发行，这极大地保护了档案的原件，二者还可相互佐证。社会科学许多论著中的论据，引证于志书而不必引证于档案原件的例子不胜枚举。这样，档案原件的寿命在一定程度上得到了保护。可见，重要档案史料的流传，地方志书的编修发挥了很大的作用。其次，志书是保存档案的一种辅助形式。档案数量浩如烟海，其自身特点决定了它不可能在一份档案中完整地反映某一事件、人物的发展演变过程。同一专题的材料往往分散保存在不同的档案中，很可能是这份档案中提到过的人或事，在另一件档案中也会涉及到一些情节。利用者往往需要进行多方查找，反复考证，查阅起来不但费时、费力，也给档案馆增加了工作量。地方志书在很大程度上解决了这个问题，除一些党和国家的机密档案外，查阅一些人和事时，便可走捷径，不必再去翻阅大量的档案，在一本地方志书中便可完全了解。可以说，志书是档案的浓缩形式。由于地方志书具有存史、资政、教化和流通的功能，储备了大量的档案资料信息，所以，使档案的公布范围得以扩大，从而有利于档案的长期保存和利用。最后，编修志书可促进档案馆工作的发展。在编修志书时，要查阅和利用大量档案史料。在档案史料的利用过程中，档案人员能够及时发现哪些档案史料是不齐全、不完整的，从而促使档案部门进一步做好档案资料的收集和征集工作。另外，由于各种原因，目前有些档案还不曾被开发利用，几乎成为“死档案”，而编修地方志书需要有大量的档案资料作为基础。这样一来，这部分“死档案”就有机会重获新生，极大地提高了档案的利用率，推进了档案工作的发展。综上所述，修志过程就是由一种资料到另一种资料，由一种文献到另一种文献的过程。就是在资料的反复转化、升华中，一次次地体现出资料你为我用，我为他用，他为你用的利用价值和循环积累的个性。不难看出，修志工作就是一项不断地收集利用现存资料，又不断地产生积累新的资料，以循环增加精神财富的永不断章的社会文化事业。从这个意义上说，增强地方志工作的档案资料意识，既是地方志事业延续发展的内在要求，也是整个社会文化事业相促互进的必然要求。更是对档案凭证作用和参考作用的基本价值的最好体现。历来的实践证明，历史研究不能只靠一些间接的材料，必须以可靠的资料，特别是以档案为依据，才能准确的阐明历史事件，科学地总结历史发展的规律。因此，修志离不开档案的服务，而档案的价值及作用通过便是修志得以充分的发挥，二者相互依存，共同发展。参考文献[1]杨毅，中国档案管理史，云南大学出版社，2001。[2]和宝荣，档案管理学基础，中国人民大学出版社，2014.5。[3]百度百科。