行政会议组织管理办法

北京远洋基业物业管理有限公司行政会议组织管理办法为规范公司各种行政会议的计划、审核、批准、组织、召开、纪要、落实等的方法和步骤，更好地贯彻落实中远房地产和董事会对远洋基业物业管理有限公司的工作要求，及时研究公司经营管理等有关重大问题的决策，加强公司内部信息与资源的共享与沟通，公司特制定《行政会议组织管理办法》（以下简称本办法）。本办法适用于北京远洋基业物业管理有限公司各种行政会议的组织工作。第一条公司行政会议组织管理归口总经理办公室负责，项目的行政会议组织管理归口综合行政部负责。第二条会议种类根据经营管理需要，公司行政会议定为两类，即定期例会和不定期会议。1.定期例会：公司月度会、公司本部各职能部门周例会、各物管中心、各经营项目周例会、日会。2.不定期会议：总经理办公会、公司员工大会、各种专题会议、临时会议等。第三条定期例会一、公司月度例会1.会议时间：每月召开一次，时间为每月的第一个星期二下午13：30。如遇特殊情况可提前或推迟召开。2.参加人员为：公司高管，公司本部各部门负责人、各项目、筹备组、经营项目总经理、副总经理、总经理助理，公司本部专业经理。3.会议主题:上月公司经营管理情况总结和本月工作计划安排。4.主持人：公司常务副总经理。5.会议内容:A.公司本部各职能部门报告上月工作总结和本月工作计划；B.各物管中心、各经营项目报告上月工作总结和本月工作计划；C.公司高管分别对各部门、各项目的工作进行点评；D.公司总经理传达上级指示，布置公司全面工作；E.其它需要在月度会上讨论的事项。二.公司本部各职能部门周例会1.会议时间：各职能部门根据本部门实际情况自行安排。2.参加人员：职能部门全体人员。3.会议主题:上周工作小结和本周工作计划安排。4.主持人：各职能部门负责人。三、各物管中心、各经营项目周例会、日会各物管中心、各经营项目参照公司例会制度，制订各自例会制度，分别召开各自的行政例会，包括周例会和日会。（一）周例会1.会议时间：各项目根据实际情况每周周初召开周例会。2.参加人员：各部门主管以上人员，各项目根据工作情况可扩大参会人员范围。3.会议主题:A.上周工作小结和本周工作计划安排；B.传达公司有关指示精神；C.邀请公司分管领导或职能部门负责人参加，协调工作、处理疑难问题。4.主持人：各项目总经理或常务副总经理。（二）日会1.会议时间：各项目根据工作需要，安排相关部门召开日会，日会分晨会和晚会。2.参加人员：相关部门全体人员3.会议主题:当日工作小结和第二日工作计划安排4.主持人：各部门分管领导或部门经理。第四条不定期会议一、总经理办公会总经理办公会是为研究、解决公司生产经营和企业管理中的重大事项并进行决策的行政会议。1.会议议题范围A.研究公司执行党的路线、方针、政策和落实中远房地产、公司董事会各项工作任务情况；B.研究确定公司的经营决策；解决经营生产活动中的重要问题；研究总结生产经营和行政管理工作完成情况；重大人事调整计划和财务收支方案；总经理向公司本部各职能部门和各物管中心、各经营项目布置工作任务；C.公司本部各职能部门、各物管中心、各经营项目及各副总经理提交办公会集体讨论决定的议题；其他需经总经理办公会讨论决定的问题。2.会议时间：视具体情况，根据需要可提前或临时通知安排召开。原则上每月至少召开一次。3.参会人员：公司领导班子成员。根据会议议题的需要，可扩大邀请公司相关职能部门、各物管中心和经营项目有关人员列席会议。4.主持人：总经理二、公司全体员工大会1.会议时间：员工大会每半年召开一次，具体时间根据情况确定。2.会议内容：员工大会是公司领导向全体员工通报公司经营管理情况；传达上级有关指示和会议、文件精神；进行公司整体工作布置、全体员工动员的会议。召开全体员工大会是增进员工团结、树立团队意识的有效方法，会议可同时安排对先进集体和个人进行表彰奖励，遇重大节日可视情况组织员工联欢活动。3.参加会议人员：公司全体员工。4.会议主持人：公司领导。三、专题会议：1.专题会议是为研究、解决各种专门问题而召开的会议，时间、地点、参会人员和列席人员可根据专门议题进行安排。主要有：财务分析会、物业管理形势分析会、质量监督分析会、安全工作会议、采购领导小组专题会以及其它专题会议等。2.专题会议的提出：专题会由公司领导、相关部门根据工作情况提议召开，由召集部门负责组织。公司领导拟定适当时间、地点，并确定与会人员名单。3.有公司领导主持的专题会议，议题主办部门要提前将起草好的会议通知提交总经理办公室，由总经理办公室审核发出会议通知。通知中要明确会议时间、地点、参加和列席人员范围、议题主要内容等。四、临时会议根据工作需要，随时召开的各种临时会议。第五条会议召开程序一、会前准备工作1.总经理办公会：根据会议安排及要求，相关汇报人员在总经理办公会召开前将汇报材料上报总经理办公室，由总经理办公室汇总后报参会人员提前阅知，以保证会议质量及效率。2.月度会：公司各职能部门、各物管中心、各经营项目，根据会议通知要求提前将本月的工作完成情况及下月工作计划，通过电子邮件报公司总经理办公室，包括WORD文件和按照公司要求的模版制作的PPT格式文件。由总经理办公室汇总形成会议文件送公司高管。3、周例会：各项目应在例会召开前至少一天，向需要列席参加的公司领导和有关部门提出邀请，同时将需要公司主管领导和有关部门协调解决的事宜以口头或书面形式上报相关人员。会议议题涉及的公司本部有关部门负责人，应根据项目提出的问题提前做好准备工作，并在会议中与项目进行沟通，发表意见或建议。为加强沟通协调、帮助项目工作，公司本部被邀请人员原则上应尽量安排时间参加，如遇特殊情况不能参加者应提前向主管领导请假，并及时通知相关项目。4、其它形式的会议：根据会议内容进行相关准备。二、会议的召开：公司级会议由总经理办公室按通知组织会议，并根据需要负责会务工作。各项目物管中心会议由项目综合行政部负责组织会议和相关的会务工作。三、会议后期工作：1.总经理办公室负责总经理办公会、公司月度例会的会议记录、整理工作，编写会议纪要，并将会议纪要报送公司领导审阅。经领导签发后的会议纪要及时通过网络发放，需要发送纸面文件的要有签收制度。必要时，可根据会议精神下达工作任务书，并负责对会议决定的事项进行督办、检查。2.各职能部门、各经营项目的周例会由主办部门负责会议纪要的起草，报会议主持人阅签，在主持人签发后，内部下发并抄报公司主管领导和总经理。3、各物管中心的周例会由综合行政部整理会议记录、拟定会议纪要，并将会议纪要及时上报参加会议的有关人员和公司领导阅知。会后负责会议有关内容的落实及督办。四、会议要求：1、总经理办公会、月度会等会议的决策事项应本着民主集中制原则，按照公司相关议事规则，由总经理做出决策。2、会议决议事项要求公司全体员工，特别是公司各职能部门和各物管中心负责人要坚决贯彻执行。3、会后24小时内完成会议纪要，领导审阅后，以电子邮件方式发相关人员。第六条会议纪律：六不准1.不准穿便装。应着工服、戴工牌、带好本、笔。2.不准吸烟、嚼口香糖。应端正坐姿，保持良好精神面貌。3.不准接听手机电话。应将手机调至振动无声。4.不准交头接耳、随意插话。应维护会场秩序，若需发言应举手示意，待会议主持人同意后方可。5.不准迟到、早退。应按时、按规定位置就座。6.不准无故缺席。因故请假应事先报会议召集部门负责人和主管领导批准。第七条本办法自公布之日起实施，其它与本办法相抵触的相关文件即日起作废。第八条本办法由总经理办公室负责解释。