搜索
温爱辉整理1行政文秘人员职业化训练教程温爱辉整理2课程目标学会如何保持专业形象及商务礼仪掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法学会如何高效处理办公室事务温爱辉整理3课程简介第一讲你适合做行政文秘人员吗第二讲行政文秘人员职业形像设计第三讲现代商务礼仪第四讲沟通技巧训练第五讲文秘的时间管理第六讲如何缓解工作压力第七讲办公室事务第八讲口才训练与电话技巧第九讲会议的筹划与管理第十讲公文写作技巧第十一讲办公室沟通第十二讲接待工作技巧温爱辉整理4上课守则积极参与，勇于发问细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料要守时将手机调至静音状态温爱辉整理5第一讲你适合做行政文秘吗？温爱辉整理6课程安排什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作温爱辉整理7所谓“行政文秘人员”包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等温爱辉整理8游戏：心目中的你请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学至少列出五条原因温爱辉整理9什么样的人适合做行政文秘人员个人条件个性要求品质要求温爱辉整理10（一）个人条件学历性别年龄外貌体质视力听力温爱辉整理11男人适合做行政文秘工作吗？讨论：温爱辉整理12形式：自由组合，两组辩论时间：3-5分钟步骤：自愿组合成“正方”与“反方”先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟讨论温爱辉整理13（一）个人条件学历性别年龄外貌体质视力听力温爱辉整理14（二）个性要求守时谨慎热情合群服从自信机智勤快整洁自制兴趣温爱辉整理15（三）品质要求忠诚负责正派廉洁诚实谦逊温爱辉整理16行政文秘人员需要具备什么样的能力办事能力沟通能力温爱辉整理17（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力温爱辉整理18（二）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力温爱辉整理19行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字速记写作编辑归档温爱辉整理20行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解释6运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备。9使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。统计复制使用电信设备操作电脑温爱辉整理21行政文秘人员的主要工作辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作温爱辉整理22行政文秘人员的主要工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。温爱辉整理23工作具体内容档案工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）温爱辉整理24小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序号检测内容良一般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。温爱辉整理25小测试：你适合做文秘吗？（表二）序号检测内容良一般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。温爱辉整理26小测试：你适合做文秘吗？（表三）序号检测内容良一般差15有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。温爱辉整理27小测试：你适合做文秘吗？（表四）序号检测内容良一般差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。温爱辉整理28行政文秘年轻貌美身体好能干会说不贪功温爱辉整理29你适合做文秘吗？温爱辉整理30第二讲行政文秘人员职业形象设计温爱辉整理31课程安排行政文秘专业形象设计行政文秘的专业仪态温爱辉整理32谁是合适的行政文秘人选？温爱辉整理33行政文秘的服饰设计行政文秘服饰的基本要求女性行政人员的服装男性行政人员的服装温爱辉整理34行政文秘服饰的基本要求与环境、身份相协调与体形相协调行政文秘穿着注意事项温爱辉整理35（一）与环境、身份相协调在平时工作中温爱辉整理36（一）与环境、身份相协调参加他人的婚礼或庆典温爱辉整理37（一）与环境、身份相协调陪同上司参加外交活动温爱辉整理38（二）与体型相协调（1）颜色体形瘦小者、纤细者温爱辉整理39（二）与体形相协调（1）颜色体形庞大、肥胖者温爱辉整理40（二）与体形相协调（2）图案温爱辉整理41（二）与体形相协调（3）线条温爱辉整理42（三）行政文秘穿着注意事项保持大众化切忌标新立异清洁与健康温爱辉整理43女性行政人员的服装办公室着装外出公务穿着社交场合穿着温爱辉整理44（一）女性行政人员办公室着装基本原则1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多。3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。温爱辉整理45（一）女文秘办公室着装常见衣着的选择技巧1）职业裙装款式面料颜色点缀尺寸温爱辉整理46想一想：哪套是最合适的服装？温爱辉整理47（一）女文秘办公室着装常见衣着的选择技巧2）衬衫颜色面料温爱辉整理48（一）女文秘办公室着装常见衣着的穿着技巧3）鞋子颜色鞋跟的高度温爱辉整理49（一）女文秘办公室着装常见衣着的穿着技巧4）丝巾5）饰品温爱辉整理50试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C5温爱辉整理51星期一：参考搭配A1C3温爱辉整理52星期二：参考搭配A3B1C5温爱辉整理53星期三：参考搭配A4C4温爱辉整理54星期四：参考搭配A2B2C2温爱辉整理55A5B3C1星期五：参考搭配温爱辉整理56（二）女性行政人员外出公务着装服装款式色彩鞋子饰品温爱辉整理57（二）女性行政人员外出公务着装温爱辉整理58（三）女性行政人员社交场合穿着服装常礼服小礼服大礼服简化礼服饰物温爱辉整理59男性行政人员的着装西服衬衫领带温爱辉整理60男文秘的着装西服款式面料颜色图案温爱辉整理61（一）西服的选择技巧款式（单排扣）（双排扣）（三件套）温爱辉整理62（一）西装的选择技巧面料一是特别舒适、透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬温爱辉整理63（一）西装的选择技巧颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）温爱辉整理64穿西装的七个原则—要拆除衣袖上的商标—要熨烫平整—要扣好纽扣—要不卷不挽—要慎穿毛衫—要巧配背心—要少装东西温爱辉整理65选择题：请选择正确的穿法A1A2B1B2温爱辉整理66选择题：请选择正确的穿法C1C2D1D2温爱辉整理67（二）选择衬衫的技巧长度“一指原则”—指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离。颜色面料温爱辉整理68（三）选择领带的技巧以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主。不宜过细，长度以130-150厘米为宜。温爱辉整理69化妆技巧化妆技巧化妆的注意事项温爱辉整理70（一）化妆技巧肤色描眉画眼口红温爱辉整理71（二）化妆注意事项淡妆为宜讲求实际讲究科学温爱辉整理72发型设计选择适宜的发型头发的保养温爱辉整理73（一）选择适宜的发型行政文秘发型的基本特点自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型。选择发型的原则1）需要考虑发质2）需要考虑脸型3）需要考虑身材行政文秘发型选择的注意事项温爱辉整理74（二）头发的保养做到常梳理、少烫发、慎染发、防损伤、适时洗发。温爱辉整理75日常姿势挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿优雅的蹲姿温爱辉整理76（一）挺拔的站姿保持优美站姿的关键直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯温爱辉整理77（二）端庄的坐姿保持优美坐姿的关键1）不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二。2）与人交谈，身子应适当前倾。3）注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适。4）脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。5）头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。温爱辉整理78（三）洒脱的走姿走姿的基本要领行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当。温爱辉整理79（四）优雅的蹲姿优雅蹲姿的姿势高低式蹲姿温爱辉整理80行政文秘人员职业形象设计温爱辉整理81第三讲现代商务礼仪温爱辉整理82掌握商务礼仪的重要性帮助你建立友好的合作关系帮助你建立彼此的尊重与信赖温爱辉整理83课程程序随从上司出行礼仪陪同上司商谈礼仪拜访客户礼仪温爱辉整理84一、随从上司出行礼仪步行礼仪乘车礼仪温爱辉整理851.步行礼仪㈠观看录像片段，小组讨论陪同上司或客户步行应注意哪些礼仪？温爱辉整理861.步行礼仪㈡l走路时要昂首挺胸，尽量走直线，而不要左顾右盼。l人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置，若你作为秘书陪同上司、客人外出，则应将其让给上司、客人行走，你走在外侧。温爱辉整理87当走到车辆较多或人多处，你应先走几步，同时提醒和引领，照顾上司和顾客。如果你走路时同时提着物品，应留神别让自己提的物品阻拦或碰撞了别人。若与人通行，你则应提物品走外侧。1.步行礼仪（三）温爱辉整理88情景表演与客户同乘出租车开私家车接客户与公司同事坐火车出差温爱辉整理892、计程车的座位次序司机ABC温爱辉整理902