财务安全管理制度

财务安全管理办法管理办法财务部门集中了本公司各类重要的信息数据，在信息收集、产生、传递、保存过程中，涉及这项工作的所有人员必须爱岗敬业，正确运用与理解相关信息，为充分明确相关职责义务，现就公司财务安全管理做如下的规定：一、财务相关信息管理财务相关信息管理1、公司财务相关信息包括：销售数据、成本明细数据、薪酬、费用情况、成本供应商、成本价格、销售价格、财务报表、统计报表、财务会议内容、考核数据、分析数据、财务操作方式、制度、流程以及传送至财务部其他需要保密的相关数据，文件等；2、安全管理要求：2．1、只能为工作的目的使用相关信息；2．2、对公司内：以上信息只提供给董事长、总经理。2．3、以上人员在审阅数据完毕以后需要及时销毁，确保财务信息不外泄。2．4、转岗或离职后，相关财务人员必须交回所有书面的或其他有形形式保存的上述各类信息以及所有描述和概括该信息的文件，不再对已掌握各类信息进行表述；2.5、保证不向任何第三方透露公司保密制度的任何内容；3、发生违反上述规定时：3．1、应当按照指示采取有效的方法，并立即对信息可能造成的传播渠道进行控制，所需费用由责任人承担；3．2、同时责任人应当赔偿因此而造成的所有损失，包括：法院诉讼的费用、合理的律师酬金和费用、所有损失或损害等等。二、财务计算机及软件的安全管理1、需在网管的帮助下安装防病毒软件，保证数据安全。2、每个操作人员均要设有自己的专人密码，确保会计数据和会计软件的安全保密。3、应根据财务软件提供的功能和工作需要，设置操作人员操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄漏。4、数据每月清理一次，财务人员电脑仅保留当月数据。清理出来的数据交与财务总监保管。如需提取前期数据经需向财务经理说明原因，由财务经理提交财务总监同意后方能查阅。5、财务总监每月负责对各财务人员的会计数据进行备份和整理。私人电脑也属于管理范围之类。6、财务数据备份硬盘必须妥善保管。备份硬盘上应写保护，装在保护封套和包装套中，存放地点应安全、防潮、防磁，由专人保管。硬盘和备份盘不得随便乱放和外借。7、为保证会计数据的安全、备份硬盘应定期进行重新复制，以防止数据自动丢失。8、财务软件维护原则上应由软件开发公司提供服务或公司选定软件服务商负责，其他操作人员一律不得进行维护操作。9、一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破坏，并无法修正或更换硬件设备时，才能实施数据恢复操作。10、非财务人员未经许可不得擅自动用财务电脑。未经许可，禁止拷贝任何文件（包括拷贝入和拷贝出），三、印章安全管理1、印鉴分人保管、使用。（公章由总经理或委托行政总监保管；财务章及发票专用章由财务总监保管；法人章由法人指定专人保管）2、银行印鉴应放置在保险柜中，不得随便放入办公室抽屉中，保险柜钥匙应随身携带。3、使用印鉴时要由保管人员亲自操作，其他人员不得随意使用印鉴。4、用章要有用章登记簿，注明用章类型、用章事宜、涉及金额，用章申请人及部门经理签字。四、票据安全管理1、财务总监负责安排发票、收据的日常管理工作，包括发票、收据的购买、保管、开具和核销。2、发票及收据不得转借、转让，不得代其他单位开票。使用人应妥善保管发票及收据，如因保管不善，遗失发票及收据，造成后果由使用人负责。3、开具发票时，必须按合同金额如实开具发票收据，不得不开、多开或少开金额。开具的发票及收据应当按规定的时限、顺序，逐栏全部联次一次性填写，并加盖公司发票专用章，对开错的发票收据，应注明“作废”字样，并全套保存。五、货币资金管理1、现金管理1.1、用于零星五五五支付的现金、银行票据必须放入保险柜，保险柜只能由出纳使用。1.2、保险柜密码只能由出纳掌握并严格保密；保险柜钥匙应随身携带，不准放在办公室内。1.3、出纳打开保险柜时，应注意防止密码泄漏。1.4、随时抽查公司资金准确性，每天公司的库存现金不得超过20000元限额，收到的现金，应及时送存银行，不得“坐支”；不得用“白条”抵库，财务总监及财务经理应定期或不定期对库存现金进行抽查，以保证账实相符。1.5、送存或取现金额较大的，必须由多人结伴而行，专车派送。1.6、空白银行票据现用现盖章，严禁将盖好印章的票据存放过夜。空白票据只能由出纳购买、填写、保存，领取票据必须在票据登记簿上登记并有经手人在票据上签字。1.7、员工个人的现金、存折及个人贵重物品不得存放在保险柜或办公室内。1.8、每天下班前应认真检查办公室的门窗、抽屉是否锁好，出纳应检查保险柜是否锁好，遇长假应在保险柜、门窗上贴好封条。2、现金日记账2.1出纳人员应建立健全现金日记账,每日终了应结出账面余额、盘点库存现金，发现资金帐实不符应及时查明原因，如为现金短缺应落实责任，由责任人负责赔偿。现金日记账不得出现红字余额，若出现红字余额应及时查明原因，并进行处理。3、银行存款管理3.1公司银行存款包括存入银行和其他金融机构的存款，按照国家有关支付结算办法和《企业会计制度》以及公司制度及规定进行款项收、付及核算。3.2设立支票使用登记簿,填写错误的支票必须加盖“作废”戳记，同支票存根一起妥善保存；开出已入账的支票，如遇退回，应注明“作废”并与其支票存根粘贴在一起，和重开的支票存根一道作为记账凭证的附件。3.3各种空白票据必须妥善保管，对不慎遗失的票据应立即挂失。严禁出租、出借银行账户、公司名称、印章及转帐支票，以免给公司造成不必要的损失。3.4公司财务部必须按开户银行，设置银行存款日记账，出纳人员根据审核后的记账凭证逐日逐笔序时登记，并结出每日发生额和余额；每月末银行存款日记账必须与银行对账单核对相符，如有差异应及时查明原因并由会计编制银行存款余额调节表，并且银行存款日记账必须按月与总账核对相符。4、货币资金账户的开户和销户管理4.1因公司验资、融资及资金结算等业务需要，可申请新增账户。申请新增账户时，财务总监必须写明开户目的，如为业务需要，需业务部提交相关申请说明，落实开户条件（开户要求业务量）填写[新增银行账户申请表]报总部财务中心审批同意方可。4.2应定期对货币资金账户进行清理和检查，对长期不发生收支业务且存款余额较小或者在未来一段时期不准备继续使用的货币资金账户及时办理销户手续。办理销户时，财务总监必须填写[银行账户销户申请表]，报总部财务中心审批。六、人员安全管理1、出纳岗位需本市户口，办理担保。2、强调财务保密原则，违反财务规定故意或过失泄露财务秘密的，视情节轻重及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以辞退。3、加强团队凝聚力，多与本部门人员作思想交流，及时了解财务人员的动向及思想变化，避免财务人员流动及其他因素对公司运作产生不必要的影响。七、库房管理制度1原料库安全原料库安全原料库安全原料库安全管理管理管理管理制度制度制度制度1.1做好原料分类、分批次存放，库内物品堆放整洁有序，有标识1.2不合格产品严禁入库，做好原料出入库登记，做到数据准确，帐、物相符1.3做好仓库安全防护和环境卫生工作1.4在入库前由仓库管理员依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点，经检验人员对质量检验合格后，方可入库。1.5对入库原料核对、清点后，仓库管理员及时填写入库单，经主管签字后，库管员、财务室各持一联做帐，采购人员持一联做请款报销凭证。1.6仓管要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库。a）未经厂长或部门主管批准的采购。b）与合同计划或请购单不相符的采购原料。c）与要求不符合的原料采购。1.7原料入库后，需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放，做到二齐、三清、四号定位。a）二齐：原料摆放整齐、库容干净整齐。b）三清：材料清、数量清、规格标识清c）四号定位：按区、按排、按架、按位定位.1.8库管员对常用或每日有变动的原料要随时盘点，若发现误差须及时找出原因并更正.1.9库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。1.10仓库管理员凭领料人的领料单如实发放原料，若领料单上主管未签字、字据不清或被涂改的，仓库管理员有权拒绝发放原料。1.11库管员根据进货时间必须遵守先进后出的原则。1.12领料人员所需原料无库存，仓库管理员应及时按要求填写请购单，经部门主管批准后交采购人员及时采购。属自供的产品开具生产单,由部门主管签字同意后送生产部安排生产.1.13任何人不办理领料手续不得以任何名义从库内拿走原料，不得在货架或货位中乱翻乱动，仓库管理员有权制止和纠正其行为。1.14由于生产计划更改引起领用的原料剩余时，应及时退库并办理退库手续。1.15不合格原料退库，仓库管理员根据不合格品报告单进行查验后，入库并做好记录和标识2成品、半成品库安全管理制度2.1半成品与成品单独的存放区域2.2不同批次的产品应堆垛分明，标识清晰，以便于朔源管理2.3禁止无关人员随意进出库房或在库房逗留2.4.成品入、出库前，须认真清点、核对入、出库产品名称、规格、数量等基本信息，由相关人员签字确认后方可入、出库。2.5入、出库信息录入须及时、准确，合格品与不合格品应隔离堆放并做好明显标识。2.6按公司相关制度要求做好“日清月结”和定期盘存工作，对在盘点中发现的问题，应认真分析原因，提出改进措施并组织实施，降低库房损耗。2.7定期巡查库存成品的贮存质量，对临近保质期的成品要及时报告。2.8库管员负责仓库日常的防疫工作，及时清理无关杂物，保持仓库干净整洁；2.9仓管员应做好出入库产品的各项记录，登记在案2.10质检员应及时对半成品、成品进行质量检验，发现成品与半成品受到污染，或者某些指标不达标，应立即上报相关领导，并将不合格品单独存放2.11对于合格品，质检员应出具质检合格单2.12应该定期对库房进行防疫工作，保证成品与半成品的质量监控3.备品备件库安全管理制度1.备品备件仓库所有当天来料必须在当天内入到库位，库存物料必须配有收发存卡，并根据实际流动进行更新。2.月末各备品备件仓管员应打印备品备件账龄分析表，月末对备品备件进行盘点，同时对积压备品备件进行检查、梳理，逾期未使用的备品备件应由申购部门做出分析原因，并制订处理方案。3.对于各种易燃、易爆、易腐蚀等的物料，按相关安全管理要求进行分类保管。4.所有备品备件材料上必须有物料标识物料名称、规格、数量、使用部门、供货单位及日期等（危险品须注明保质期，储藏方法等）。5.备品备件仓管员要对在库物料做好防护工作，防止出现物料锈蚀、变质和损坏，适时进行加垫、通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装。6.备品备件仓管员在堆放物料时要注意垛堆高度和堆放方式，应上放轻下放重，分类放置，保持空气流通，温度适宜，道路畅通和库存整洁。7.由于防护不当，影响物料质量，要先通知使用部门验证后方可使用。8.由于领用不及时或无法使用造成材料呆滞，由仓管员提供明细，交相关部门、车间进行处理，并跟进。9.备品备件现有数据的准确性，由仓管员与物料核算员负责。10.对备品备件仓现有库存物料进行不定期抽盘，仓管员每周六对库存物料进行30-40%的抽盘，财务每月不定期抽盘，月底对库存物料进行30-40%的抽盘。11.每月20日根据备品备件系统数，对现有库存进行一次全面的盘点，盘点结果交部门主管核查，对盘点结果与帐物不一致时，要分析、查明原因，并上报相关负责人。25日前提交盘点表给财务人员。b）验收入库管理1.备品备件仓库和使用部门同时根据供应商送货时的送货单和相关采购订单进行核对物料对物料收货。2.为防止冒签名等异常入库出现，备品备件入库由申购部门与公司仓管员共同签收，申购部门对备品备件品质负责，公司仓管员对送货手续及送货数量准确性负责，并将相关送货单交到财务核算处入账。3.备品备件系统中每一笔收发记录，都必须有相应的原始单据与之相对应，同时要求每笔原始单据签字齐全。4.供应商备品备件进仓单，必须在接受物料时签收入库完毕，并当天送至财务入账；隔月单据，财务物管有权拒绝办理入库手续。5.车间仓管员对质量不合格的供应商，应及时向公司仓库主管、辅料采购反馈。6.不合格物料库管人员有权拒绝办理入库手续7.车间余料、不合格物料退库→退料员根据申购