财务报销制度

深圳市****科技有限公司文件编号：SZDY-ZD-2015-001财务报销制度第一章、总则第一条、为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，依据公司制定的《公司财务审批权限暂行规定》，特制定本制度。第二条、凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销均按此制度要求执行。第三条、本制度适用公司全体员工。第二章、借款及预付款管理规定第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。第五条、借款管理规定(一)、出差借款：出差人员凭审批后的《出差预先审批单》按借款审批流程和审批权限办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（二）、日常物资采购借款：凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员凭审批后的《零星物资材料采购比质比价单》按借款审批流程和审批权限办理借款；公司日常零星物资采购单项业务超过500元以上的支出原则上需以银行转账支付，不得用现金支付。（三）、其他临时借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），业务经办人员凭审批后的《资金使用申请单》按借款审批流程和审批权限办理借款；业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。(四)、各项借款金额超过3000元应提前一天通知财务室备款。否则，财务室有权拒付超出借款金额。第六条、预付款管理规定（一）、各项工程预付款，原材料及各种电子原器件预付款:凡涉及公司固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据《采购计划》及合同规定的付款方式及金额填写《资金使用付款申请单》按审批程序批准后办理付款手续。（二）、日常零星物资、材料采购预付款：凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据《采购计划》《物资供应采购合同》和《零星物资材料采购比质比价单》按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。（三）、办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项合同或协议”和《资金使用付款申请单》或《零星物资材料采购比质比价单》后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超出合同规定的金额，财务人员要核对《采购计划》与经济合同核对后，方可支付。深圳市****科技有限公司文件编号：SZDY-ZD-2015-001（四）、公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付，若因特殊原因需要现金支付必须经财务总监和总经理批准。第七条、借款及预付款流程（一）、借款人凭审核批准的资金使用计划单（出差预先审批单或资金使用申请单、资金使用付款申请单、零星物资材料采购比质比价单等）填写公司统一印制的《借款单》注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。（二）、审批流程：主管经理审核签字→财务总监复核→总经理审批。（三）、财务付款：会计依据审批后的借款单编制会计凭证→财务总临审核→借款人在会计凭证上签字确认→出纳依据会计凭证付款。第八条、借款及预付款审批权限（一）、因公司业务借款在1万元（含1万元）以下由主管副经理审核，财务总临复核，总经理批准。（二）、因公司业务借款在1万元以上和员工私人性借款由主管副经理审核，由财务总临、总经理双签审批。（三）、公司所有借款须经财务总临在会计凭证审核批准。第九条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的，由财务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后，由业务经办人员在支票存根上和《支票领用登记表》上签收；支付时必须完整填写支付日期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额；任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务室留存。遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿已支付金额。第十条、公司所有借款及预付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务室，经财务总临审核同意后方可再借付。第十一条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡无理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金；凡超过两个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。第三章、公司费用报销规定及流程第十二条、费用报销的控制原则：实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务会计和财务负责人对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查；由财务总临和总经理进行最后的审核批准。第十三条、公司费用报销规定（一）、公司一切费用支出必须按先申请.后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经财务总临和总经理批准。（二）、公司所有费用支出报销原则上依据财务总临审核总经理批准的资金限额凭有效票据实报实销；报销人员所报销的费用支出必须真实.合规,严禁和杜绝弄虚作假行为。（三）、报销人员必须凭真实.合规.有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家深圳市****科技有限公司文件编号：SZDY-ZD-2015-001税务机关统一印制的票据并要填写完整.数字清楚,严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。（四）、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。（五）、费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任；（六）、报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务人员剔除的部分支出，原则上不予报销，由当事人自行负责。（七）、费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等；）分类粘贴，便于归类计算和整理。（八）、报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第十四条、费用报销流程（一）、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理资金申请或出入库手续的应附批准后的资金申请单或物资验收单和出入库单→部门经理审核签字→主管经理核实→财务会计复核→总会计师核准→总经理审批→到出纳处报销的程序办理。（二）、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门负责人和主管经理进行审核，部门负责人和主管经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查深圳市****科技有限公司文件编号：SZDY-ZD-2015-001无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。（三）、报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”送交财务会计和财务总临进行审核，财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算进行复核，财务总监应对费用报销的必要性和有关财务制度及财经纪律规范性进行审查以及费用金额的计算进行稽查；（四）、报销当事人将取得本部门负责人、主管经理、财务会计、财务总监审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”一起，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”上签署审批意见并签名；公司总经理对公司所有资金支出的报销有审核批准权利并承担相应责任。（五）、报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”后，应在2天之内送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”和会计凭证进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。（六）、公司所有资金支出报销必须由公司财务总监在会计凭证上审核签字。第四章、日常费用报销规定第十五条、公司日常费用主要包括差旅费、电话费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第十六条、差旅费报销消规定（一）、差旅费报销标准按如下表执行：项目交通工具住宿生活补助人员飞机火车市内交通省会城市地市级县级省会地市（县）级董事长头等舱软卧1005003002005030深圳市****科技有限公司文件编号：SZDY-ZD-2015-001副总以上标准舱硬卧503602601605030其他人员硬卧302001601005030（二）、差旅费报销的一般规定：1、拟出差人员首先填写《出差申请单》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，并按审批程序和权限进行报批。2、出差人员将审批过的《出差申请单》交财务室,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3、出差人员应在出差归来五个工作日（以报销原始票据日期为准）内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，并按审批程序和权限进行费用报销，结清借款。4、出差人员借款原则上前款不清不再预借差旅费。第十七条、电话费报销规定（一）、电话费报销标准1、公司为管理人员提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。公司办公电话原则上严禁员工在上班期间打私人电话。2、公司办公电话费及网络使用费依据办公室核定的各职能部门电话费标准进行交纳和报销。3、移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，待安总协商？标准也列表（二）、电话费报销的一般规定1、公司固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到通讯部门查明原因，特殊情况报总会计师和总经理批示处理办理。2、员工手机话费在一个年度内（上年12月至当年11月）按季度报销，在报销期内可随时报销，报销标准可“以丰补欠”，超过报销期限不予报销。第十八条、业务招待费报销规定（一）、招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序，对超出标准的招待费公司不予报销，由经办当事人承担。（二）、公司所有招待必须填写《招待费用申请表》，经逐级批准后，方可办理。特别情况，在外办事期间需发生招待而无法填写《招待费用申请表》，需电话请深圳市****科技有限公司文件编号：SZDY-ZD-2015-001示并做好备注，在发生招待次日补齐手续。所有招待必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员姓名、时间、事因、电话。招待费用凭《招待费用申请表》和发票报销，并由经办人及证明人在该张发票背后签字。无审批《招待费用申请表》的或发票背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。（三）、为了规范招待费的支出，各职能部门当月累计发生的业务招待费用，不得超出当月预算指标，超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。（四）、所涉及购买招待礼品、招待日常用品（招待烟、茶以及其他招待用