财务档案管理操作规范

财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的保密制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。一、财务档案的内容及分类1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。四、档案归档管理1、财务档案归档总体要求1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。2、各类档案的归档要求举例2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下：1）封皮；2）目录（若资料较多）；3）纳税申报表；4）各税种税款计算清单（若有）；5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件；6）付款审批单、纳税ＯＡ审批（若有）复印件。2.2装订要求2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。2.2.5图片3、各类档案的存档方式根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式：3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。4、经济合同档案管理4.1经济业务合同存档分类业务分类编号合同类型备注收入01物业管理合同02多种经营合同03广告位合同04租赁合同支出05物管部合同06工程部合同07企划部合同08行政部合同09保险合同10资本性支出合同其他11其他合同4.2合同接收前的审查1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；2）审查公司法律顾问出具的书面意见。3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕；5）合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页；6）当事人主体名称与印章是否一致；7）如有授权代理人，则需查验是否有授权文件；8）合同内容是否完整；9）附件是否完整；10）签署时间是否填写等。4.3合同归档4.3.1财务部必须以合同原件归档；4.3.2按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；4.3.3合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管；4.3.4直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA附后，其他招标资料单独存放。4.4采购合同的档案要求4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件：1）合同审批OA；2）符合制度的直接委托审批表（原件）；3）《询价函》（三方比价为所有供方反馈的《询价函》）（原件）；4）《三方比价会签表》（2万元以上直接委托业务）（原件）；5）价格及合同谈判会议纪要（原件）；6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）；7）外聘律师审核意见。4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件：1）不符合制度的直接委托审批表（原件）；2）市场调研报告（原件）；3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）；4）价格及合同谈判会议纪要（原件）；5）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）；6）外聘律师审核意见。4.4.3招投标合同的后附要件：1）后附合同签订审批OA；2）合同谈判记要（原件）；3）合同审批表（原件）；4）中标单位调整报价（若有）；5）律师审核意见书（原件）。4.4.4续签合同后附要件：1）合同续签审批OA；2）履约评估表（原件）；3）价格及合同谈判会议纪要。4.5招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档：4.5.1年度招标采购计划1）审批OA；2）年度招标（采购）计划审批表（各公司）（原件）；3）年度招标（采购）计划调整表。4.5.2入围单位及招标文件审批资料4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：1）入围单位及招标文件审批OA；2）招标小组成员审批表（原件）；3）单项招标计划倒排表；4）入围单位评定资料，包括：投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审标准，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表，现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评定表，投标承诺函，入围单位评定会签表；5）入围单位营业执照及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于：有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章），组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章），质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件；6）招标文件会签表（原件）；7）招标文件。4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：1）入围单位及招标文件审批OA；2）招标小组成员审批表（原件）；3）邀请投标的合格品牌库名录；4）邀请单位投标承诺函（原件）；5）招标文件会签表（原件）；6）招标文件。4.5.3定标审批资料要求：1）定标审批OA；2）定标审批表（原件）；3）评标报告（原件）包括：（包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）；4）各单位投标文件（包括技术标和商务标）（原件）；5）对招标过程的特别说明（会议签到表、会议纪要等）。五、电子档案的管理1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案的备份管理。2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》，该表与电子文件同时保存。重要书面文档需要进行扫描存档。5、电子文档归档前，档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，验收合格后存入相关档案目录。6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。7、电子文档的利用。归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件。六、档案室的管理1、档案室要求1.1财务部争取设立部门独立的档案室。1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。1.4不得使用木质档案橱柜。1.5环境温度选定范围：14-20℃；相对湿度选定范围：50%-60%。2、档案管理员的岗位职责2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。2.2按照本指引要求建立财务档案。2.3要求兼职档案管理员，了解一定的档案专业知识。负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。2.5按规定向公司档案室移交应相关档案。2.6办理领导交办的其他档案业务工作。3、档案室安全规范3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。3.2档案库房要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物，保持室内整洁卫生。3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。3.4除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。3.5档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得擅自进入档案室。3.6各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，严防泄密事件的发生。3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。3.8下班前或工作结束时，做全面安全检查，切断电源、关好门窗、消除一切隐患。假期、节日要特别加强看护、确保安全。七、档案的保密制度1、档案管理人员必须树立高度的保密观念，遵守公司各项保密制度。2、凡未经公布的统计数字，未作结论的事项，应作内部管理，不得擅自扩散。3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密