财务部管理手册

管理手册财务部财务部管理手册1/69目录第一章部门概述···················2第二章组织架构图··················2第三章岗位职责···················3第四章工作程序和标准················11一、会计工作程序与标准················11二、出纳员工作程序与标准···············17三、日审工作程序与标准················19四、夜审工程程序与标准················27五、库房管理员工作程序与标准·············33六、现金支出申报程序·················35七、供应商结帐及借款程序···············36八、采购部工作程序··················37九、库房物品管理标准及程序··············41第五章管理制度···················43一、费用支出报销制度·················43二、财产管理制度···················48三、采购管理制度···················51四、财务管理制度···················53财务部管理手册2/69第一章部门概述财务部是酒店经营管理和总经理决策与管理的重要参谋职能部门，在财务部总监的直接领导下，为酒店增收节支、提高经济效益当好管家。财会部在酒店的经营中起着财务和计划管理、会计核算管理、资金管理、外汇管理、固定资产管理、家具用具设备管理、物料用品管理、费用管理、成本管理、利润管理、合同管理和商品、原料和物料的采购管理、仓库物资管理的重要作用。通过财务部门进行上述有效管理，能使酒店的经营活动获得更大的经济效益，从而促进企业不断向前发展。第二章组织架构图财务部总监财务经理采购经理财务主管采购员出纳总账会计成本会计收入兼夜审会计仓库保管仓库录入员收银员财务部管理手册3/69第三章岗位职责财务部经理岗位名称：财务经理直属上级：财务总监岗位提要：协助酒店决策层进行企业财务战略、经济任务指标制定及成本控制工作；组织、监督执行酒店计划财务管理工作，有效筹集、管理企业运营资金；编制各项财务报表，主持财务预决算、财务审核、会计监督和财务管理工作；坚持“依法纳税、合理避税”原则执行国家财务税收政策；组织协调、指导监督财务部日常管理工作。具体职责：1、根据《会计法》及现代企业财务管理规范，完善企业各项财务管理制度，建全内部控制和审核机制。2、根据酒店中、长期经营计划和战略，组织编制酒店年度综合财务计划和控制指标，为财务总监决策做好参谋。3、有效做好资金的组织管理，参与审批重大资金流向，组织实施有效、经济的资金筹集工作，督促做好企业的应收账管理工作，负责组织对企业债权、债务的清理工作，确保经营资金的正常回笼。4、负责监督企业内部的财务制度执行情况，协助各部做好财务服务工作。5、密切企业与财政、税务、金融部门的联系，对酒店税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报以及年度审计工作并为此负责。6、审核编制企业各项经营、财务报表，向决策层提交相应财务管理工作报告。7、负责组织、指导、审定各部经营中的财务计划，指导并督促各部建立和实施定期财务分析制度。8、组织建立成本控制、成本管理制度，协助做好物资采购和使用的管理工作，定期做好财产清理工作。财务部管理手册4/699、在财务总监的指导下组织对重大投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制。10、组织、协调、指导、督促本部门日常管理工作，确保财务资料完整、安全。11、负责本部门及内部相关部门财务专业知识培训，提高财会人员的业务素质和管理水平。12、完成总经理、财务总监临时交办的各项工作任务。财务部主管岗位名称：财务主管直属上级：财务总监岗位提要：负责财务部的日常行政管理，建立核算制度与流程，审核其他会计编制的会计凭证，编制财务报表，及时准确进行纳税申报，定期进行经营活动分析。具体职责：1、在财务经理领导下，贯彻执行国家经济政策，财经制度和企业财务会计制度，贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策，负责酒店财务部的各项管理工作。2、组织财务收支核算工作，建立收入、成本、费用和利润核算制度，拟定会计科目，保证各级财务核算工作的正确性。3、严格审核会计凭证，保证每份会计凭证的科目使用正确，数字准确，附件齐全，批准手续完备。4、按照规定提取或摊销有关费用，计算并缴纳保险费用，按照税法规定如期计算并缴纳各种税款。5、根据工程的完工情况及时结转在建工程账面可结转的全部内容，避免因为结转不及时而影响费用的提取和摊销。6、定期编制会计报表，保证会计报表真实准确。财务部管理手册5/697、随时搜集资料掌握企业的经营情况，按时编写当期财务分析，为改善企业的经营管理提供选择方案。8、负责财务部的日常行政管理工作。9、完成财务经理以上人员交办的其他工作。成本费用会计岗位名称：成本会计直属上司：财务主管岗位提要：完整、真实、及时记载原始资料，定期编制成本、费用分析，具体负责酒店所有资产管理工作。具体职责:1、参与制定并完成酒店的食品、蔬菜等物品的询价工作。2、根据收入会计传递的招待用餐等审批单及时分类汇总，按时上报。3、根据仓库传递的领料单，按各部门分类计入成本明细。4、每月审核各相关部门提供的工资表、水电费、燃料费等费用，并编制会计凭证。月末打印账页并装订成册。5、每月月末对各餐饮原材料进行盘存，据实办理假退库处理，正确核算成本支出。6、参与制定、修改、完善饭店的成本控制制度，建立健全各项原始记录，及时编制成本费用表，进行成本、费用的分析考核，并提出积极建议。7、负责职工餐的成本核算工作。8、严格控制费用和非营利性用品的支出，培养节能降耗意识。9、按部门、分类别建立固定资产明细账，定期对各部门存放或使用的固定资产进行盘点，保证固定资产的安全。10、按照既定的固定资产折旧率按时提取固定资产折旧，并据此编制记账凭证。财务部管理手册6/6911、对增加或减少的固定资产，必须严格审核有关审批程序，按规定办理固定资产报废手续，并做出相应的账务处理。12、定期组织对酒店固定资产和流动资产的清算、核实，确保财产的准确性，加强对固定资产和流动资产的日常管理，提高资金利用率。13、对资产在各部门之间的调拨情况，按规定程序填写调拨单并制定表格。14、对其他资产进行管理，并按时计提、摊销各种费用。15、对资产使用部门的资产移交工作进行监交。16、完成财务主管以上人员交办的其他工作。出纳岗位名称：出纳直属上司：财务主管岗位提要：负责整个酒店的现金及银行转账票据的收付情况。具体职责：1、按照规定分别清点信用卡、支票和现金，并与交款报表、投币记录相核对，将每天所收款项记录备查。2、将清点无误的信用卡、支票和现金填写交款单送存银行，并银行存款回单送交收入会计作账务处理。3、掌握酒店的现金和转账票据的收付情况，认真签发现金、转账支票。4、正确登记现金和银行日记账，做到日清月结，保证账账相符，账款相符。5、负责酒店的日常报销工作，根据审核签章的会计凭证办理收付款事项，并在收付款凭证上加盖收、付款戳章。6、严格执行外汇管理制度，不得套取外汇，不得私自套换外汇。7、根据审核批准的工资表，按时准确的发放工资，做好工资卡的登记和发放工作。8、指导收银员对人民币及外汇的真假识别，会同银行人员指导收银员按照信用卡、支票、汇票等结算程序进行规范操作。财务部管理手册7/699、随时将对账单与银行存款进行核对，月末编制银行存款余额调节表，对不正常的未达账项必须立即采取措施进行处理，避免造成不良后果。10、妥善保管银行印签片、公司法人章及其他有价证券，确保其安全完整。11、统计日、月优惠券发放回收，做好发票的领用、发放和登记工作，月末统计向财务主管汇报领用情况。12、完成财务主管以上人员交办的其他工作。收入会计岗位名称：收入会计直属上司：财务主管岗位提要：审核酒店当日的账单、单据、营业收入并登记收入明细账，负责应收帐款明细核算工作。具体职责：1、审核酒店当天各营业点的原始单据与结账单是否相符，原始单据填写是否规范。2、检查酒店当天各营业点的转账单据所列单位有无串户，是否按有关规定或协议执行。3、审查接待输入电脑的房价、菜品价格、商品价格是否正确，签章、折扣是否符合权限的规定，并做出记录。4、审核客房房态与相关报表是否相符。5、审核无误后过夜审，并打印相关报表。6、把核对后的账单按结算方式加以分类存放，签单挂账的账单要按序号保存，为以后结账的快捷做好准备。7、根据审核无误的数据登记入账。8、从实际工作出发，对收银人员的工作进行业务指导和监督。9、定期负责召集由总台领班及全体收银人员参加的差错分析会。财务部管理手册8/698、根据营销部报送挂账协议，审核营销员创建的商务协议是否正确及各项优惠是否符合规10定。11、负责对团队、会议、长包房、签单单位等挂账单位的财务结算工作。12、按照合同规定及时与营销人员对欠账单位进行催收，避免造成损失。13、每月终了，编制应收款项账齡分析表，反映结算余额的清偿经过情况及存在的问题，每月向财务部主管汇报往来账户结算情况并提出处理意见。14、妥善保管与客户签署的各项协议资料。15、完成财务主管以上人员交办的其他工作。库管岗位名称：库管员直属上司：成本会计岗位提要：负责做好物品日常的收、发、保管工作。具体职责：1、严格按照规定要求做好物资保管的入库、存放、管理发出物资管理。2、完成直接上级领导指派的各项工作，做好物品日常的收、发、保管及放置工作。入库物资到货后，按工作程序办理验货手续，根据入库单，发票或验收单，认真进行数量和质量的复验，做到入库单与实际收货记录一致，及时填制入库单。3、负责物资的保管、发放工作，做到保证供应，合理储备，安全卫生，合理利用仓库，分门别类保管好各类物品保持库房整洁、卫生、要做到先进先出，防止损耗变质，每月向领导报告呆滞物品信息。4、严格执行领发制度，发放物资一定要凭手续齐全的领料单，如发现手续不完备时，应拒绝发货；直接进厨房的鲜活货要负责落实收货人签字认可。5、与物供部门及时沟通信息，制订各种物资存量的最高、最低储备定额，并及时根据定额督促申购进货。财务部管理手册9/696、建立一物一卡制度和永续盘存制度，根据入库单和领料单及时登记货卡，经常核对实物，做到日清、旬对、月盘，保持卡、物相符，月底与材料核算员核对做到账物相符，清仓盘点中如发现差错、盈损应及时查明原因，上报处理，按要求上报库存报告书，向财务及时提供单据、报表。7、积极提出改进工作设想建议，协助本部门主管做好仓库储备管理工作。8、负责编制年度、季度、月度物资申购计划。9、按时完成领导交给的其它任务。采购部经理岗位名称：采购经理直属上司：财务总监岗位提要：制定公司的采购方针及相关制度，全面负责酒店的采购管理工作。具体职责：1、根据现行酒店业状况，制定酒店采购物品的统一标准，严格按统一标准开展采购工作。2、主持采购部全面工作，提出物资采购计划，报相关领导批准后组织实施，确保各项采购任务完成。3、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。指导并督促下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。4、审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确保采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。5、熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。6、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。并不断开辟和优化物资供应渠道。财务部管理手册10/698、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务总监，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。1