财务部门职责及工作流程

财务部门职责及工作流程为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际情况，加强公司内部管理，规范财务制度及报销行为，倡导一切以公司发展为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度适用公司全体员工。财务部门负责人：刘伟霞财务部门出纳：孙伟超部门职责：配合各部门更好为公司服务，做好财务部门的日常收支核算，制定公司业务报销制度及流程，协助总经理完成财务部门方面的工作。一、财务部门总体要求：1、凡公司往来客户必须与对方签订合同，保证合同真实有效，合同签订大小写金额必须一致。各部门在与客户签订合同时严格审查合同的相关信息。2、所有客户打款必须汇至公司指定银行账户上，不得支付到员工个人账户，收到个人现金或个人转款，交由出纳处，由出纳开具收据并加盖财务章。3、所有公司支出必须有费用申请单和借据，跟费用申请流程一致，必须经部门主管、财务负责人、经理签字后，方可借款。4、票据使用必须规范，不得使用非正规三联单据;支出凭证做到签字齐全、手续完备，内容真实。5、所有费用报销票据必须真实有效，实报实销。二、财务部门日常收支核算（一）财务部门会计工作职责1、由财务部会计负责协调税务、及有关部门的关系；负责接待税务单位人员，接待税务部门的税收检查工作。2、财务部建立、完善会计核算体系，做到账务核算准确，对内、对外的各种报表出具、上报及时。3、负责公司发票章的保管工作，银行、税务、账册、凭证、报表及其他会计档案资料的保管。4、按照行业会计制度的规定正确设置和使用会计科目，编制记账凭证及登记账本，做到摘要清楚、金额正确，要素齐全。5、负责单位的会计核算及税务申报、缴纳工作，负责银行、税务证照的办理、变更、年检工作。6、根据会计电算化制度，严格执行账册管理，负责明细账及总账的打印、装订工作。办理财务软件的升级、维护工作，保证财务软件的正常运行和账务处理。7、协助总经理负责领导企业的财务会计工作，组织企业开展全面经济核算，对各项财务会计工作定期研究、检查和总结，不断地改进和完善。（二）财务部门会计日常工作流程1、由客服部门传递的费用明细表，对工资表审核，核对与打款金额是否一致，核对开票信息，开具发票并打印发票回执单和发票明细单，交由客服部门。客服收到客户确认无误的回执单后交由会计处存档。2、每月五号左右打印银行交易明细及回单，根据每家客户开具发票金额，银行每日流水，每月做好会计凭证的记录、装订及报表的出具。做到税务的及时申报，税款及时缴纳。并把凭证报表存档。3、与各部门相关的财务部门报表的出具，资料的审核工作。4、派遣员工每月每家客户工资表数据的核算。5、相关部门需要借用财务部门相关资料请在会计处填写资料借用明细表。6、日常对出纳工作的监督审核。（三）财务部门出纳工作职责1、根据现金收支、银行收支制作日常收支明细表、登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。2、负责发放派遣员工工资、薪资的计算、发放及个人所得税的计算。3、负责空白支票、银行单据、银行预留法人印鉴的保管，办理支票的签发、入账、转账以及其他银行结算业务。4、负责日常派遣员工工资卡的办理。5、及时统计每月的开票情况，做好客户到账情况明细表，并做好入账工作。6、负责审核现金收付凭证，办理现金的收取、支付业务，负责现金的保管并对现金实行库存限额管理，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不得以白条抵现金。7、负责公司日常报销工作，并对报销单据的真实性进行核对。8、负责公司银行开户及注销的办理。（四）、财务部门出纳日常工作流程1、定期查询公司网银收支情况，登记银行存款日记账和现金日记账及公司日常收支明细表，做到日清月结。2、由客服部提供相关的资料，办理派遣员工工资卡的事项。根据开票金额、日期，统计每月的开票明细，然后与客服部进行客户应收账款的到账情况。3、每日5：00前统计客户费用到账明细，并把客户费用到账明细表上传到公司平台，由各部门查看并及时催款。4、每月发送社保扣费金额至社保专员处，由社保专员核对，一致即可，如遇核对不一致的情况，社保专员处找出问题，再进行沟通。5、涉及到派遣员工工资发放的，由财务部会计核对工资表后，发至出纳处，出纳准备相关资料并及时发放派遣员工工资。6、配合日常总经理的其他工作安排。三、借款和各种费用开支标准及审批制度（一）差旅费报销规定1、员工出差应填写出差“费用申请单”和“借据”并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费。2、员工出差返回后，填写“费用报销单”，连同出差“费用申请单”、原始报销凭证，按规定的时间及审批手续到财务部报销。3、交通费：员工出差需购买车票的，一律由办公室统一购买，不得擅自购买。如擅自购买，费用由个人承担。出差不是为处理紧急事务的，普通员工以火车为交通工具。员工长途出差交通费可实报实销。4、住宿费：员工出差住宿费在除北上广深之外的地区，每日住宿费标准不得高于150元，报销时要有住宿发票方可报销。北上广深地区200元以内凭住宿费发票报销。5、市内交通费用报销规定：公司员工在市内外出办事，应尽量选择乘坐公司车或公交车，原则上不提倡乘坐出租车，如确应工作需要乘坐出租车，要事先请示主管领导，并在报销单上注明，报销时出租车票不得连号。（三）报销发票粘贴及填写要求报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在粘贴单上，完整规范地填写相应的报销单。具体要求为：1、费用报销单：详细填写借款日期、部门、出差地、出差事由、及金额（大小写须完全一致，不得涂改），经本部门主管，财务负责人签字后报总经理签批；持已批“费用申请单”至出纳处领款。2、经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。3、填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。（四）报销时间所有单据每月5日报销，遇节假日延至节后第一个工作日。不得延期至下月，如遇出差等情况经总经理批准后方可报销。跨年度的发票不予报销。（五）相关规定1、借款出差人员回公司后五天内应按规定到财务部报帐，报帐后所欠金额三天内补齐，对于不办理报销手续且三天内不能补齐所欠款项的，财务部有权从当月工资中扣回。2、所有借款均遵循前账不清,后账不借的原则。3、严格禁止个人借款，特殊情况需由公司部门经理以上级别人员批准后方可借支。（六）其他临时借款如业务费、招待费等，审批程序同上。（七）下列情况不予报销：1因当事者过失造成损失的浪费。2其它不符合国家开支标准的单据，无理由跨年度的单据。四、日常费用报销制度及流程费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用金额部门主管审核签字―财务部门复核―经理审批―到财务部出纳报销。（一）日常报销制度1、公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。2、办公用品的购置：由各部门根据需要，报行政处汇总，按审批权限批准后，由行政部统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。3、要求财务出纳人员严格执行财务制度，并于每月月初汇总上月的报销清单。所有报销单据须有经理签字。（二）报销单据填写要求1、费用报销发票的内容包括日期、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票的一律不予报销。2、报销费用时必须认真填写“费用报销单”，所有单据要按性质《如差旅费、招待费、办公费用》分类、分次、粘贴填制；所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。3、按规定的审批程序报批本人--部门主管-财务负责人-经理4、费用报销单的审核（各部门经理须对其审签的各项费用报销单负责）费用与项目单项不符账目不清，且追究其主管责任；4.1费用报销单应具备的内容：4.1.1填制单据的日期；4.1.2报账人、经办人的签名；4.1.3发票内容，各种杜撰必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定；4.1.4数量、单价和金额；所有票据需用胶水规范粘贴；4.2费用报销单的技术要求：4.2.1凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符，不相符的报销单财务部有权要求重新填写。4.2.2支付款项的原始凭证，必须有收款单位签字。涉及个人收款的须有个人签字、及付款依据。五、与各部门工作的协调（一）与客服部门工作协调1、由客服人员确保开票金额无误后，发电子版开票金额明细至财务部会计处，会计开具发票并打印回执单,由相关客服人员至财务部填写登记表，领取发票，同时财务部出纳要根据开票金额统计每月开票情况，定期与客服部门进行核对，客服部保证客户欠款及时结清，出纳应保证双方账账核对一致。涉及需要查账发放工资的相关工作由客服部门与出纳沟通发放。(二)与社保部门工作协调1、每月社保扣款后由出纳截图发社保负责人，社保负责人核对扣款金额与应缴金额是否一致，由社保人员找出差异，涉及需要转账等事宜与财务部出纳沟通，社保部门需要年检及需要提供会计方面相关资料的，与财务部会计沟通。（三）与业务部门工作协调1、其他应收款的管理:公司各部门形成的出差借款、应于业务发生后及时报销，初定每月25日为报账日，（遇节假日顺延）当月借款等费用不清则当月工资不清算。2、项目招标款的管理:公司业务部门因招标形成的其他应收款财务部门出纳及时记录支出，会计进行帐务处理，登记相应的帐簿，定期与相关部门对帐（如业务部），保证双方账账核对一致。3、每月月底出纳与各部门（业务部其他应收款，客服部应收账款，社保部扣款产生的差异）核对收款，客户欠款情况，出纳与会计核对收支账账相符。备注：以上问题涉及尚不全面，有需要完善的地方各部门可提出合理建议，商量经总经理同意纳入制度内容，以上相关问题如有特殊情况各部门再协商确定。