资料编制规则-2011112

工程管理中心1资料整理、分类编制规则一、编制目的：在项目开发建设过程中，为了深化企业档案业务管理，妥善使用和保管工程档案，使工程档案管理更加规范化、制度化，促进公司档案工作的整体建设，更好地服务于公司生产、经营管理和技术进步，特制定此编制规则。二、编号范围：本编制规则适用于本集团工程范围内所有在建项目和新建项目的工程资料的收集、归档和管理。三、编制方法：（一）各城市公司资料编制规则：城市公司名称代号—项目名称缩写—职能类别缩写—序列号1、城市公司名称编制原则：按明发集团开发的在建项目和新建项目的地区城市名称分类，采用阿拉伯数字标识，从01往后依次排列。01—厦门公司02—南京公司03—合肥公司04—无锡公司05—镇江公司06—扬州公司07—天津公司08—漳州公司09—厦门明胜公司10—沈阳公司11—青岛公司12—成都公司13—北京公司14—泉州公司15—淮安公司16—上海公司2、项目名称编制原则：按明发集团各地区城市项目名称汉语拼音的缩写编号，如：滨江新城项目—BJXC3、职能类别号编制原则：按城市公司各职能类别汉语拼音的缩写编号。KF—开发类资料GC—工程类资料JS—技术类资料TZ—图纸类资料SX—声像类材料工程管理中心2HT—合同类资料ZTB—招投标类资料QZ—签证类资料JD—进度款类资料JG—竣工结算类资料4、序列号编制规则：采用阿拉伯数字标识，按文件顺序流水编号,从001往后依次排列。流水号编制到999时,重新从001另行编号,并用档案目录号加以区别。档案编号标识举例示意:02—SYGC—KF—001┃┃┃┗━━档案序列号（流水编号，详见备注）┃┃┗━━━━职能类别缩写(KF代表开发类资料)┃┗━━━━━━项目名称缩写(SYGC代表商业广场)┗━━━━━━━━城市公司名称代号（02代表南京公司）此编号编好贴于档案盒正面。5、资料分类：KF—开发类资料KF—001用地申请KF—002可行性研究报告及附件KF—003可行性研究报告审批意见KF—004计划任务书及批复KF—005建设项目列入年度计划的申报文件KF—006建设项目列入年度计划的批复文件和年度计划项目表KF—007征地、拆迁等审批文件（包括拆迁、补偿等文件）KF—008选址申请及选址规划意见通知书KF—009规划定点文件（包括建筑红线图和道路红线图）KF—010建筑设计的环保、消防、防疫、人防、市政等审批文件工程管理中心3KF—011国有土地使用证、建设用地规划许可证及其附件KF—012建设工程规划许可证KF—013建设工程施工许可证KF—014建设工程质量监督书KF—015工程地质和水文地质勘察报告GC—工程类资料GC—001工程方案审批(附方案图)文件GC—002建设单位、监理单位、施工单位项目部管理人员名单GC—003与工程有关的会议文件（贯穿全过程）GC—004工作联系单GC—005各种指导书GC—006向政府部门的申请报告GC—007政府部门来文GC—008工程概况表GC—009工程竣工总结GC—010无使用功能质量通病住宅工程目标责任书GC—011工程质量保修书GC—012各专项（环保、消防、防雷等）验收认可文件及空气监测、结构抽检等GC—013建设工程竣工验收报告GC—014移交物业资料JS—技术类资料JS—001施工组织设计JS—002施工现场质量管理检查记录JS—003开工报告JS—004技术交底JS—005施工日志JS—006设备、材料、产品质量合格证、备案证、试（检）验报告（包括汇总表）；工程物资进场报验表；材料、设备进场验收记录；建设工业产品登记备案汇总表工程管理中心4JS—007施工试验记录JS—008施工记录JS—009隐蔽工程检查验收记录JS—010地基基础/主体结构验收记录及抽样检测资料JS—011施工质量验收记录JS—012单位（子单位）工程质量竣工验收记录单位（子单位）工程质量控制资料核查记录单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录单位（子单位）工程观感质量核查记录JS—013专业分包工程施工技术文件JS—014监理规划、监理大纲、监理实施细则TZ—图纸类资料TZ—001建筑图TZ—002结构图TZ—003给排水图TZ—004电气图TZ—005采暖图TZ—006通风与空调图SX—声像类材料（如照片、幻灯片、磁盘、光盘、录音制品、录像制品、影视胶片、缩微胶片等注明文字说明、工程名称、地点、时间、施工部位等）SX—001重要会议和主要活动形成的声像材料SX—002参观考察活动中形成的声像材料SX—003主要基本建设和重大工程项目过程的声像材料SX—004有关人物的声像材料SX—005生产经营活动中主要业务工作形成的声像材料SX—006各种重大事件、责任和灾害事故中形成的声像材料SX—007其他具有长久保存价值的声像材料工程管理中心5HT—合同类资料HT—001土地出让合同HT—002承发包合同或施工合同及协议书HT—003设计合同HT—004勘察合同HT—005监理合同HT—006大件运输招标文件及合同HT—007采购合同备注：合同要素齐全：签订日期、法人印鉴、公章、经办人签字、特殊约定等。ZTB—招投标类资料ZTB—001招标文件ZTB—002投标文件ZTB—003中标通知书QZ—签证类资料QZ—001工程签证单QZ—002设计变更单QZ—003图纸会审QZ—004技术核定单QZ—005隐蔽工程签证QZ—006工程拆改图像资料备注：签证单手续要齐全（日期、项目负责人、监理、施工单位签字齐全），多页确认表要编号。JD—进度款类资料JD—001工程进度款资料备注：财务、项目负责人审核签字。JG—竣工结算类资料工程管理中心6JG—001竣工结算书（附电子文件、工程量计算书）备注：竣工结算书应有书面（封皮双方盖章）和电子文件。归档资料要求：1、必须是原件；2、资料目录编写尽量要详细；3、资料编号未统一的，进行重新编号或编页码，方便以后的查阅；4、档案盒外标签首先要清晰，能反应出资料的归属，尽量统一。5、资料先后顺序要理清，按时间顺序排序。（二）明发集团工程管理中心各部门资料编制原则：明发集团工程管理中心最新架构除资管部，共设五个部门，按其职能类别把资料划分为开发资料、技术资料和经济资料。部门代号.序列号1、部门代号编制原则：按公司最新架构图，采用大写英文字母标识。开发和技术资料部门代号：A—技术部B—开发部C—工程部经济资料部门代号：D—成控部2.序列号编制规则：采用阿拉伯数字标识，按文件顺序流水编号,从1往后依次排列。本规则适用于明发集团所有在建项目。后附：附件1：档案盒外标签附件2：资料目录附件3：资料整理注意点工程管理中心资管部2011.1.13工程管理中心7明发成都明发城市广场项目施工总包｜资格预审资料第1卷共2卷明发成都明发城市广场项目施工总包｜资格预审资料第2卷共2卷明发成都明发城市广场项目签证类｜现场签证单第1卷共卷附件1：档案盒外侧面标签工程管理中心8附件2：开发类资料目录前期资料工程名称：XX项目第1页共页序号资料日期资料编号资料名称备注12005.02.28无锡市【2005】锡国土资准字第4号建设用地批准书23456工程管理中心9工程类资料目录工程联络单工程名称：第1页共页序号编号资料名称日期备注1明确施工图造价编制要求、条件请求2010.08.202工程计划编制说明增设二次深化设计事宜2010.08.233456工程管理中心10签证类资料目录设计变更单—结构工程名称：第1页共页序号编号变更内容变更日期备注1结施变1因消防车道修改，原结施11G1人防封堵修改2006.06.1523工程管理中心11附件3：资料整理注意点1、着手整理资料前，首先应检查资料的有效性（签字、盖章等情况），如存在漏签漏盖等现象，则视为无效资料。2、资料分类应明确清晰，避免存在一份资料里包含好几种类型资料的现象，应做到一个档案盒里归类同类型资料。3、资料目录要求尽量编写清楚，编号如前后无法衔接，要求发文单位整改，如整改不了应对资料进行重新编号或对资料按相应份数进行编序。4、每月上报集团的资料不用特意整理，只需把现场整理的复印好加盖工程部章报过来，每月已上报的资料做好标记，以防出现重复上报的现象。5、每月25日必须准时上报资料，隔月再报的资料将不归档并且作通报批评，如有特殊情况，请打书面申请报告。在平时的资料收集中，督促下面单位准时上报资料。资管部2011.1.13