第三章办公室日常事务管理

第三章办公室日常事务管理第一节办公环境的维护与管理（一）构成办公环境的要素（二）秘书对办公责任区的管理一、办公室环境的构成1．空气环境：办公室内要有良好的通风条件，室内的通风和良好的空气条件，将能够提高秘书工作的效率。办公室内的温度要适宜，可根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16℃。禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区。2．光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或人工光与自然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。如果长时间在光线不足的办公室里工作，很容易产生视觉疲劳。3．声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定的吸音、静音装置。4．空间环境：办公区建筑必须坚固安全，办公设备的摆放应整齐，布局要合理，办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处，要注意桌椅、设备摆放的安全。5．绿化环境：办公室内摆放一些花木，会使办公室内空气更清新，布置更优雅。二、秘书对责任区的管理（一）秘书要经常清洁整理个人的责任区（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域（三）自觉整理上司的办公区域（一）秘书要经常清洁整理个人的责任区内容主要包括：1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处；2、保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆私人的物品；3、电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒；4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的一次性口杯要及时清走。5、废纸篓要及时进行清理，涉及组织秘密的任何纸张都不能扔在废纸筒中，而应放入碎纸机中。（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域内容主要包括：1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护；2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐；3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具；4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。5、设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有序的放在抽屉里，用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言，电脑、打印机等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。用过的电话号码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要放回原处。（三）自觉整理上司的办公区域1、经常清洁整理上司的办公桌，将文件整理好，文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁整理，地面和废纸篓要经常打扫和清倒。2、经常打扫清洁上司办公室的门窗，每天打开窗户，为上司的办公室通风、调温。3、经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理，将文件进行归类，将一些无用的文件销毁。4、注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些绿色植物。第三节识别工作场所和常用设备的隐患工作场所隐患构成与类型掌握识别安全隐患的知识工作场所隐患构成与类型工作硬环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰；工作区的门窗、办公桌椅、文件柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材；工作所需的文件、资料、档案、书籍等构成。工作场所的温度是否达到了要求；门窗是否严密安全；照明是否满足工作的需要；噪音干扰、空气污染是否超标；这些既关系到组织的工作效率，也关系到职工的工作安全和身体健康。在国家的《劳动法》中明文规定了劳动条件和安全标准，秘书做为企业核心部门的工作人员有责任有能力维护和改进的办公环境。无论对工作场所，无论对办公设备操作，都要遵循“安全第一，预防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患，共同维护和管理办公环境。二、工作场所隐患的消除1.学法懂法，了解国家或地方有关安全生产和劳动保护和规定，如《劳动法》、《安全生产条例》等；树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。2．上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定、环保规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。3.主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除，认真填写“安全隐患登记表”。4.发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。5.按照设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。掌握识别安全隐患的知识（一）1、办公设备及操作中的隐患，如设备的电线纠缠在一起，电器插头打火或电线磨损裸露，电线拖曳太长，未接地线的电器设备，2、办公桌椅、家具方面的隐患，如办公家具盒设备摆放不当，椅子的靠背角度不对，家具和设备有突出的棱角，磕碰人的大腿，电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作，档案柜、书架阻挡了通道，还有挡住通道的包裹、重物；3、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如室温太低或太高、光线耀眼、电脑折射太阳光、空气污浊等；掌握识别安全隐患的知识（二）4、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如地上突起的砖块，墙上掉落的各种标识牌；5、工作中疏忽大意造成伤害、失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上，或者正在起草保密文件时，来了客人，也不将文本倒扣过来；6、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物，走廊、楼道堆放易燃的物品；7、工作习惯中的隐患，如离开办公室前不锁门，放文件和现金的箱柜、抽屉不上锁。优化改进办公环境（一）办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修；光线应充足，局部照明要达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射；温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16度；布局应注意通风，保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区；优化改进办公环境（二）办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适；办公室噪音要低，可得用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪音；办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面、座椅、各种存储设备及必要的锁等；办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具及公用设备和物品；办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示；办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置；优化改进办公环境（三）办公室提供饮水并符合健康、安全要求；办公区或办公室设置急救包，并定期更换；建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等；室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物；进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分；要区分“隐患记录及处理表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，后者是记录办公设备运行中出现的故障。三、开放式办公室布局全开放式办公室是指一个完全敞开的大的空间，没有任何隔板，整个办公空间一览无余，可以在办公室的任何一个角度看到每位员工的座位。半开放式办公室一般是用高低不等的软包装隔板区分开不同的工作部门，因为隔板通常只有齐胸高，因此，当人们站起身来时，仍然可以看到其他部门员工的座位基本特点开放式办公室内的每个办公位置通常包括办公桌椅、电脑、电话、文件柜、档案柜和办公文具等设备和用具。所有单个工作位置的组合主要是以工作运转流程和信息的流程来安排，而每位公司员工的工作位置是由分配给她的任务决定的。开放式办公室四、封闭式办公室布局封闭式办公室（又称为传统式办公室）是指用墙壁分隔成若干有门、窗的独立房间的办公室布局，每个房间都有一人或多人办公。基本特点这是传统组织形式经常采用的办公布局。一般是按照工作任务或职能分工划分办公室。每个办公室配有办公桌椅、电脑、传真机、文件柜、书架、绿色植物、饮水机等。封闭式办公室五、开放式与封闭式办公室的优点与缺点比较1、开放式办公室的主要优点：2、开放式的办公室的不足：3、封闭式办公室的主要优点：4、封闭式的办公室的不足：1、开放式办公室的主要优点：①降低了建筑成本和能源成本。开放式设计提供了较大的灵活性，减少了照明等能源成本的损耗。②办公室的空间利用率提高了，节省了面积。使有限的空间能够容纳更多的员工。③易于沟通，减少了交流的心理障碍，开放式的设计，使管理者有更多的机会和员工接触，便于加深与员工的交流。④管理者更易于对员工进行监督和指导。拆掉了墙壁，使管理者能更直接地观察员工的行为，了解他们的工作状况。可以共享办公设备，形成集中化的管理和服务。2、开放式的办公室的不足：①缺少单独办公的机会。一些管理层的人员抱怨开放式办公室剥夺了单独办公的权利，感到降低了自己身份和地位。②难于集中工作的注意力。部分员工感到在一个很大的办公区域里跟许多人一起工作，容易分散注意力，或感到自己的一举一动都在别人的监控之下，从而产生不适感。③办公区域噪音太大。开放式设计会使隔壁工作人员的谈话声、电话铃声、办公设备的嘈杂声不绝于耳。④难于保密。开放式设计不易于象会计和法律等部门进行有效的工作，因为这些部门需要高度保密。1、封闭式办公室的主要优点：①它可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公条件，比较安全。②易于使员工集中精力，避免受到外界干扰，加强了办公室内部的沟通，适合于从事专业性强、分工细致的工作。③保密性强。2、封闭式办公室的主要不足：①建筑成本和能源成本都很高，费用大，影响管理经营的效益。②办公区域的浪费较大，墙壁、门窗、走廊占据了过多的空间。③不易于管理者监督和指导下属。④一定程度地影响了员工之间的交流，使员工彼此缺乏了解。办公布局安排应考虑的主要因素（一）1．本企业的规模和员工人数。2．企业的机构设置和工作设计，它决定了办公区域的划分，办公流程的排列，部室的组织。3．组织经营的性质和内容，业务部门的职能特点。与公众接触频繁的部门应位于离公司大门近的地方，例如采购部门、人力资源管理部门、公关部门经常与外界接触，可安排在离接待区较近的地方。4．确保公司部门之间的联系以及工作流程设计的科学有效。业务关联较紧密的部门的位置应尽量临近，以避免衔接出问题，或者重复颠倒，使得员工在工作和文件的流动中来回奔波。办公布局安排应考虑的主要因素（二）5．办公室的间隔设计根据工作的需要考虑采取开放式还是封闭式。开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则可使精力集中，并易于保密。6、办公室的走廊、楼梯、通道的宽窄，应符合安全需要。注意保持办公场所空间的合理，通道的畅通。7、办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性，如采用容易拼组、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供了更大的选择。8、安排好公用区域，保证公用区域的整洁和舒适。9、办公室的面积大小要根据实际需要，并考虑投入和产出的关系。总之，要综合考虑本单位的规模、人数、结构、经营特点和工作性质等方面的情况，科学地安排办公环境的布局。第二节办公程序管理与时间管理一、办公程序管理1、办公程序的内涵办公程序的概念办公程序的构成要素办公程序的特征2、办公程序管理的必要3、改进办公程序的方法择优性、稳定性、可操作性办公事务的一般流程流程的确定与改进4、工作承办周期的建立二、时间管理时间管理的意义时间管理理论ABCD工作法的要点有效的时间管理的方法为上司安排时间表第三节办公用品的管理和发放一、办公用品与耗材的名称和类型1.纸簿类：A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔记本；速记本；专用本册（如现金收据本）。2.笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。3.小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书