计算机信息管理系统基本情况及功能说明

计算机信息管理系统基本情况及功能说明山西福康源药业集团有限公司山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册2基本情况我公司使用的为用友时空KSOA9.0医药管理软件。用友时空在多年流通领域信息化平台研发的基础上，针对当前流通企业在快速发展过程中呈现出的管理模式创新多变、大规模快速扩张、降低运营成本获取规模效益等方面的特征，引入SOA理念，采用“工具平台化、体系架构化”的研发策略设计开发了KSOA流通企业信息融通平台（下文中简称“KSOA平台”）。KSOA平台面向国内流通企业中高端客户，旨在以面向服务的、集成一体化的信息管理平台支撑流通企业差异化竞争、持续化发展战略的贯彻执行。KSOA平台涵盖了流通企业经营中的业务职能、财务职能、人力资源管理职能、协同办公职能和决策支持职能等等。包括批发业务系统，连锁业务系统，零售业务系统，仓储管理系统，供应商在线自助系统，客户在线自助系统，网上在线购物系统，财务管理系统，协同办公系统，人力资源管理系统，应用服务系统等核心模块。本《用户操作手册》对KSOA平台重点介绍包括KSOA平台涉及概念、通用单据操作说明、主要业务流程等内容，内容浅显易懂。用户在启用KSOA管理系统前，须仔细阅读本操作手册，了解各个子系统、各模块及功能情况，并在商品提供商的指导下实施、操作。北京时空超越科技有限公司致各软件用户：请严格遵照本《用户操作手册》使用，对于因违反操作流程和规范所导致的系统问题，要求时空超越公司提供的任何相关的服务和支持，不列入商品售后服务的免费服务范畴。对于用户在实际系统操作中所遇到,本《用户操作手册》中未有涉及的相关操作，请与北京时空超越公司技术部取得联系，获得相应解决办法及操作指导。山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册3第一部分：平台整体概述1.1第一章单据中出现的名词账：账的概念来源于实际业务处理和企业会计核算方法，其表现形式与会计核算所使用账簿账页格式类似。根据核算对象不同分为商品总账、货位商品账、往来账等。货位：是为了明显标出些商品所在的位置，以便规范管理、统计分析、查询分类，货位可以根据用户需要灵活设置，既可以标示商品作在物理位置，也可以标示商品所在虚拟位置。KSOA平台中货位字段西文名称是“hw”。批号：是指用于识别“批”的一组数字或字母加数字，用以追溯和审查该批药品的生产历史。KSOA平台中批号字段西文名称是“pihao”。保质期：商品的保质期是指商品在正常条件下的质量保证期限。商品的保质期由生产者提供，标注在限时使用的商品上。在保质期内，商品的生产企业对该商品质量符合有关标准或明示担保的质量条件负责，销售者可以放心销售这些商品，消费者可以安全使用。保质期在单据明细项中相应字段是“baozhiqi”字段。商品淘汰：流通企业在经营过程中，对于因各种原因（如滞销等）不适合销售的商品品种不再进货销售，这些商品品种将被从所经营的商品集合中取消，视为淘汰。退补价：对已发生的采购业务或批发销售业务中的价格进行调整，以调整应付应收款项和库存金额。价格管理：对商品的进价批发价格、商品零售价格和商品包装价格进行调整和维护。月末结转：配合财务工作要求和结转规则，月末（或定期）将企业这一个月经营数据由动态数据转为静态数据保存，便于数据查询、核对，静态数据不受继续发生业务的影响。职员与部门信贷：设置各个部门和职员的应收余额、销售信贷额、销售信贷期数据，便于对部门、业务员应收款进行管控。第二部分：通用操作说明1.1第一章操作员进入系统每个操作人员在进入系统操作之前，由系统管理员在【系统控制台】定义好该人员的进入山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册4系统工作的“用户代码”和“口令”，通知每个操作人员记住个人“用户代码”和“口令”，每个操作人员应该注意对“口令”保密。操作人员开启计算机后，在WINDOWS桌面上找到并用鼠标单击“KSOA快捷方式图标”，启动KSOA平台，弹出对话窗口询问操作人员“用户代码”和“口令”。操作人员将正确的个人“用户代码”和“口令”填写好，鼠标单击“登录”按钮，系统检查通过，即可进入该操作人员所属操作角色对应的操作桌面进行工作。如下图：山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册51.2第二章操作桌面和功能菜单在KSOA中，可以按照业务流程中不同的岗位角色的操作需要，指定各个岗位角色操作的应用功能菜单集合。由系统管理员在【系统控制台】定义岗位角色、岗位角色操作应用功能菜单集合以及操作人员所属岗位角色，这个定义过程就是操作授权过程。每个操作人员使用个人“用户代码”和“口令”进入系统时可见、可操作的功能菜单集合、图标等共同组成了该岗位角色专属的操作桌面，不同岗位角色专属操作桌面涵盖功能菜单集合不同。1.3第三章业务单据操作说明KSOA平台中数据流转的载体是各种业务单据，用户通过各种单据的填制、处理、打印、查询等操作完成业务数据输入、存储、输出的功能。KSOA中一般单据格式按照功能区域分为五部分：单据菜单项、单据抬头项、单据明细项、单据合计项、单据操作属性项。1.3.1单据菜单项在KSOA平台中，每张单据都有统一的菜单栏，这些菜单提供了对单据操作的一些基本功能菜单。山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册61.1.1.1“存盘”或“记账”单据数据填写完成，鼠标点击“存盘”或“记账”菜单，数据提交到数据库表，系统提示：【打印】：用户可以用鼠标单击“预览打印”和“打印单据”功能实现单据打印。【新开单据】：进入一张同类型空白单据进行填制。【退出单据】：退出该类型单据，回到主菜单操作桌面。1.1.1.2打印鼠标单击【打印】菜单，弹出【万能预览】、【万能打印】两个子菜单。【万能预览】：鼠标单击该菜单，弹出万能打印方案列表共用户选择，鼠标双击目标方案，系统按照用户选定的万能打印方案显示打印效果，用户认可后可以在预览窗口执行【缩放】和【打印】功能。山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册7【万能设计】：如果用户认为需要在打印方案列表以外新制定打印方案，应该使用鼠标单击【万能设计】子菜单，用户【万能设计】工具的使用需要一定的培训才能完成，请用户阅读相关专项文档。建议该功能不要向普通用户开放，可以在系统控制台【业务单据制定】中调整该菜单的使用权。1.1.1.3系统服务鼠标单击【系统服务】菜单，子菜单随即展现。山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册8【新增一张单据】：在填写一张单据的过程中，如果需要新填制一张单据，鼠标单击【新增一张单据】菜单，弹出【当前单据处理选择】对话框，要求用户选择对当前单据中数据的处理方式－【将当前数据清空】或者【将当前数据挂账】（【按当前操作员挂账】）。【将当前数据清空】：删除当前单据中所有数据，包括抬头项数据和明细项数据。用户可以在空白的单据中重新填写数据。【将当前单据进行挂账】：自动生成“挂账ID”、“挂账时间”，用户可以根据需要，填写、修改“挂账描述”，填写完成鼠标单击“确认”按钮完成当前单据数据的保存。用户需要调出挂账的数据时，鼠标单击【系统功能】－【选择未处理单据】菜单提取数据即可。单据数据挂账保存的数据不会因为退出单据而消失，下次进入该类型单据时，鼠标单击【系统功能】－【选择未处理单据】可以提取保存的数据。【清空当前数据】：山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册9用户希望清空当前正在填写的单据内容时，鼠标单击【系统功能】－【清空当前数据】菜单，弹出提示窗口“是否清空当前单据？”，用户确定要清空单据，用鼠标单击“确定”按钮即可。【选择未处理单据】：用户提取挂账单据数据时，执行【系统功能】－【选择未处理单据】，弹出【挂账单据选择】窗口，鼠标单击需要提取的挂账单据，单击“确定”按钮，系统自动将挂账数据填到空白单据中，应该说明的是，如果当前单据中已经填有数据，系统会弹出上述“当前数据处理选择”窗口，用户处理当前数据后进入“挂账单据选择”对话窗口，用户提取挂账单据数据时，系统将先行删除当前单据中的所有数据，将提取到的数据填入空白单据中。【清除所有未处理单据】：鼠标单击【系统功能】－【清除所有未处理单据】，删除所有挂账数据，用户应该慎重操作此功能，如果删除，挂账数据不能恢复。1.1.1.4辅助功能鼠标单击【辅助功能】菜单，弹出辅助功能子菜单集合，根据不同单据功能需要设置不同的子功能，下图是“销售开票单（销售订单）”的辅助功能子功能菜单集合。每个类型单据【辅助功能】的子功能由系统管理员根据业务需要在【系统控制台】－【业务单据制定】中定义完成，基本包括草稿存取、单据数据提取、单据修改、单据冲红、数据查询、结算勾兑方式、商品定位等几类。山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册101.1.1.4.1草稿存取：【保存草稿】：用户填写单据时如果需要将其中一部分记录下来以后复用，可用鼠标单击【辅助功能】－【保存操作】菜单，弹出“请填写草稿标题”对话框，用户手工填写草稿标题，单击“确定”按钮，系统提示“草稿保存成功”。草稿保存后，当前单据中被保存的数据并不删除，用户可以继续填制单据，在填制下一张单据时，可以用鼠标单击【辅助功能】－【提取草稿】菜单，提取以前保存的草稿中数据，以达到数据复用的目的，减轻手工操作工作强度，提高数据输入准确性。【提取草稿】：用户可以根据需要在空白或者已经填有数据的单据中提取以前保存的草稿，体统将草稿数据提取并续填到单据中，对当前单据中已有数据不会造成影响。提取草稿时用鼠标单击【辅助功能】－【提取草稿】菜单，弹出“选择草稿单据”对话窗口，鼠标单击目标草稿记录，单击“确定”按钮，系统将草稿数据续填到当前单据中。山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册11使用对话框中选项“仅显示自己的草稿”、“按说明定位”，可以帮助用户提高检索速度。鼠标单击在“仅显示自己的草稿”选项前的方框打勾，系统将根据操作员信息，筛选当前操作员以前保存的草稿列表供用户选择。用户在“按说明定位”填写栏中填写“单据草稿说明”内容，系统帮助用户筛选符合条件的记录列表，供用户选择。如果用户对于提取过的草稿不需要继续保存，可以在“提取后删除来源草稿”选项前的方框内鼠标单击打勾，之后选择某一草稿记录，系统完成数据提取后直接删除该记录。1.1.1.4.2单据数据提取用户在填制一张单据时，希望直接提取使用业务流程上一环节单据已经保存的数据，由系统管理员在【系统控制台】－【业务单据提取方案】功能中设置相应“提取方案”，授权给需要的用户使用。不同的单据中可以提取使用的单据数据不同，提取方案不同。鼠标单击【辅助功能】－提取方案对应菜单，弹出数据选择对话框，以下以“销售出库票单”提取“销售复核记录”为例，接受操作方法。鼠标单击【辅助功能】－【提取销售复核记录单】菜单，弹出“选择单据”对话窗口，显示所有可提取的销售复核记录单，鼠标单击目标记录，单击“确定”按钮，系统将选中订单数据填入“进货票单”中，应该注意的是，提取数据填入当前单据时，当前单据中已经存在的数据将被删除。在“单号”栏中直接填写目标单据编号，可以帮助用户快速检索到目标单据。山西福康源药业集团有限公司KSOA9.0用户手册121.1.1.4.3单据修改用户希望修改未记账票单，由系统管理员在【系统控制台】－【业务单据修改方案】功能中设置相应“单据修改方案”，授权给需要的用户使用。单据修改必须在同一类型单据中执行。以下以“进货票单”修改为例，介绍操作方式。业务单据中只保存数据不记账的票单数据在未审核前使用【辅助功能】－【进货票单修改】功能可以修改。鼠标单击【辅助功能】－【进货票单修改】菜单，弹出“选择单据”对话窗口，显示所有可修改单据列表。鼠标单击目标记录，单击“确认”按钮，系统将目标单据数据填入当前单据，同时删除当前单据中已有数据，用户在当前单据中修改单据数据，修改完成单击【存盘】菜单，系统提示“修改单据将删除原单据中所有数据，将当前数据存储到原单据中”，单据编号保持原单据编号不变，用户确定保存完成单据修改。1.1.1.4.4单据冲红对于