能源部直属科研单位档案管理办法

能源部直属科研单位档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强档案工作的综合管理，统一立卷归档办法，逐步实现档案管理规范化、标准化，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案在本单位行政、管理、科研、生产、基建和国家社会主义建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》以及《机关档案工作业务建设规范》与《科学技术研究档案管理暂行规定》的精神，结合我部直属科研单位的实际情况，制定本办法。第二条凡记述和反映本单位行政业务、科学研究、技术设计、生产、试验、基本建设等活动，具有查考利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式、载体的材料，都是档案，均应按归档要求立卷归档。第三条档案是本单位工作活动、科学技术研究的真实记录，是重要的信息资源，是国家宝贵财富，也是提高工作效率和工作质量的重要条件，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全。任何单位和个人不得将其据为已有。第四条各单位的档案工作是国家档案事业的组成部分，也是本单位管理工作的重要内容之一，是科技活动的重要环节。各级领导、各个部门及其全体工作人员，都应高度重视档案工作，并将与之相关的工作纳入各自的职责范围。档案工作必须与本单位行政管理、计划管理和成果管理等业务工作紧密结合。科技工作与相应的档案工作应实行“四同步”，即：下达计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查档案材料积累情况同步；验收鉴定科研成果与验收、签定相关档案材料同步；申报、登记和评审、奖励科技成果以及科研人员提职考核与档案部门出具档案归档情况证明材料同步。第五条各单位应把档案工作列入本单位的发展计划，在人员配备、经费以及办公用房、档案库房等工作设施、设备及条件上给予保障，有条件的单位应逐步实现档案管理的现代化。第六条各单位档案部门的工作，在业务上要接受上级档案部门的监督和指导。第二章档案工作人员及其基本职责和任务第七条档案管理是科技管理的重要组成部分，其工作人员是档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。档案工作人员要保持相对稳定。第八条档案工作人员的基本职责和任务是：1.坚决贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规和上级档案管理部门的有关规定。2.负责建立健全本单位档案管理工作的各项规章制度和管理办法。3.参与本单位的科研计划管理，成果管理，科研项目的鉴定，基建工程的竣工验收，大型仪器设备的开箱验收和开发技术市场等业务活动，及时提出对应归档文件材料的管理要求。4.指导、监督、检查和协助本单位各部门的有关人员做好文件材料的形成、积累和立卷归档工作，使之符合档案管理的规定与要求。5.负责本单位全部档案的收集、整理、保管、利用和组织鉴定、统计等项档案业务工作。6.积极组织开发本单位的各类档案信息资源，开展档案史料编研工作，负责编写全宗介绍、组织沿革等，主动提供利用，努力为本单位各项工作服务。7.按照有关规定，向指定部门做好档案移交工作。8.遵守国家有关档案和科技保密的规定，确保档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。9.办理领导交办的其它有关档案工作事宜。第三章档案的形成和归档第九条各单位要重视归档工作，根据各种文件材料的形成规律和特点，建立健全文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项管理、科研、生产、基建等业务活动都有完整、准确、系统的文件材料归档。第十条文件材料的形成和积累1.文件材料的形成，积累由各级文书部门或文书人员负责，文书人员在日常工作中，应随时主动向承办人收集办理完毕的文件和相关的材料，对其进行整理，并做好日常管理工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。2.科技文件材料的形成、积累由项目负责人或承办人负责，从制定项目工作计划起，即要向与项目有关的人员布置积累科技文件材料的任务，并指定专人负责及时收集整理。管理部门也应按项目分别收集、积累与该项目有关的文件材料，并在归档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。档案部门负责按项目发放科技档案积累袋和与建档有关的科技报告、实验记录等统一用纸。3.档案工作人员要深入各部门和项目所在单位，了解情况，督促、检查、指导文书人员或科技人员做好文件材料的收集、积累工作。第十一条档案的分类、组卷、编目一、分类分类就是把一个单位的全部档案按照一定的要求分成若干类别，并有次序地按照类别排列。在实际工作中，一般按照以下几种方法分类：按组织机构分类。下面再按年度分开。问题分类。年度。案划分类别。二、组卷对经过分类整理的文件材料，根据以问题(项目、课题)为主、兼顾其它特征的原则，将相互间具有有机联系的材料进行组合，形成案卷。其方法和要求是：1.不同年度的文件材料一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划、设想放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；各种案件材料放在结案年立卷；跨年度处理的文件放在制发年立卷。2.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与原件，同一文件的多种文本组合在一起，不得分开，文电应合一立卷。3.调研材料、制度、条例、法规等一般按单一问题组卷。4.会议文件，根据文件材料的多少，可一会一卷或一会数卷。5.统计报表，一般同一格式、名称、地区的组为一卷。6.工作计划、总结等材料，一般可按制发机关或名称组卷。7.案件材料，可一案一卷或一案数卷。8.简报、大事记和各种出版物等可按名称一期一卷或数期一卷。9.重要的会议记录按年度组合为一本或数本。10.上级制发的文件材料：①一般普发性文件可放在一起组卷。②有针对性的文件和上级机关对本单位请示的批复等可单独组卷。11.科研、生产、基建工程等按项目组卷。①项目(包括课题、产品、基建工程等，下同)结束(含最终完成、阶段完成、中断或终止)后，由项目负责人负责组织本项目所形成的应归档的科技文件材料的整理组卷工作。管理部门应将与项目关系密切的管理性文件交项目负责人，与该项目的技术文件材料统一汇总整理组卷。②科研项目、委托试验、产品生产、仪器设备、基建项目等方面的文件按其阶段、结构、部件等分别组合。根据文件材料的多少，可一题数卷或一题一卷。③卷内文件材料应齐全完整，准确反映科研、生产、基建和有关管理活动的真实内容。三、卷内文件材料的排列卷内文件材料应区别不同种类、情况进行组织排列。1.密不可分的文件应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；重要法规性文件的历次修改稿(一般文件材料只保留最后定稿)依次排在定稿之后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字号排列。2.科研项目文件，按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报、奖励和推广应用等时间阶段排列。3.产品生产文件，按设计、试制、小批量生产、产品创优等工作顺序排列。4.仪器设备文件，按购置的依据性材料、仪器设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等的顺序排列。随机图样也可单独组卷。5.基建项目文件，按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列。四、卷内文件材料编目1.卷内文件材料编页经排列整理完毕的案卷，其卷内文件材料应逐页编写页号，编写页号时，一律使用铅笔。文书案卷，在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字累计编写页号。卷内如有铅印的规程、规范等已编有页码的小册子，其整体可按一页编号，并写在首页的右上角。科技案卷卷内文件材料，单面书写的在右下角，双面书写的正面在右下角、背面在左下角编写页号。图表和声像材料也应在装具上或其背面逐件编号。2.填写卷内文件目录卷内文件目录由顺序号、文号(文件编号)、责任者、题名、文件标题、日期、页号及备注组成，卷内文件目录由立卷人逐项填写。3.填写卷内备考表卷内备考表由立卷人和档案人员分别填写并放置卷尾。备考表由卷内情况说明、立卷人、检查人、日期组成。用以记载和说明卷内文件的有关情况，如案卷的完整程度、文件数量增减、修改补充情况等。4.填写案卷封面案卷封面以一定格式概要介绍案卷内文件材料的内容和成份。由案卷标题、编制单位、文件起止日期或编制日期、密级、保管期限、件、页数、归档号或档案号等组成。案卷封面一律用钢笔或毛笔书写，字迹要工整、清晰。其中，文书案卷的标题由立卷人拟定，档案部门核定。标题文字应力求简炼，概括准确，最多不超过50个字。科技案卷，以立项时的科研项目、基建工程项目、产品、仪器设备的名称为案卷标题。第十二条案卷的验收案卷在归档前，要由有关领导和档案部门审查验收。1.为确保案卷质量，各部门及项目所在单位在初步将文件材料分类、组合、排列后，应及时通知档案部门，经检查审定后再进行编目工作。2.文书案卷由本部门主管领导审查，档案部门验收。科技案卷，送室主任审查，重要的需再送所领导审查后，档案部门进行验收。3.已完成的科研项目、产品试制、基建工程等在进行结算、鉴定、验收之前，必须通知本单位档案部门对应归档的文件材料进行审查验收，不符合要求的，不得进行结算、鉴定、验收。凡未经档案部门验收的项目，成果不得上报，不能评奖，不能重开新项目。各单位档案部门对正在上报或已获得奖励的科技成果，经检查发现其档案不符合要求，除责成有关单位、人员补充归档外，有权建议有关部门推迟或撤销对该项目成果的奖励。4.审查、验收应符合下列要求：①案卷材料能准确反映各项业务活动的真实内容。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，做到收集齐全完整，问题单一，年代不混，便于保管和利用。②凡归档的文件材料，必须将原稿(定稿)与正本一起归档，一般归档一份，重要的或使用频繁的应酌加副本。③归档案卷应符合档案工作的各项规定和要求，审查手续完备。书写、制成材料优良，符合标准；格式统一，字迹工整，图样清晰，禁用字迹不牢的铅笔、圆珠笔等书写工具。④归档的声像材料，应用文字在其背面或标签上标明摄像、照片、录音的对象、时间、地点、中心内容，主要参加者及摄录、制作者。第十三条案卷的装订凡能够装订的案卷均应装订，不能装订的也应具有相应的装具。案卷在装订前，须去掉文件上的金属物，并逐页检查文件。凡未留装订线的应补贴加边，残破文件应修补，大张文件须折叠，幅面过小不便装订的文件材料应另用大纸粘贴，使卷内文件材料大小整齐，装订后的案卷其卷内文件应无倒置、脱漏、压字等现象。第十四条案卷的移交归档各部门应在当年的上半年内，将本部门上一年度形成的案卷向档案部门移交。移交时，由立卷人填写“档案移交清单”一式两份，经档案工作人员核对无误后，交接双方在移交清单上签字，各执一份存查。为方便工作，当年形成的会计帐薄、凭证，自本年度终了起，由会计部门自行保管一年后向档案部门移交。科技档案材料，研究周期不超过2年的，在其任务结束后一次归档，超过2年的按阶段归档，并于项目结束或取得阶段成果后2个月内向档案部门移交。基建工程项目，应在工程全部竣工后3个月内将其全部科技文件材料整理立卷归档。大型仪器设备开箱前一个星期，有关部门应通知档案部门，准备验收归档。第四章档案的管理第十五条一个单位在其工作活动中形成的不同门类和载体的档案为一个全宗，一个全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一个单位的档案必须按全宗实行集中统一管理。第十六条各单位档案部门要抓好规范化、标准化工作。除做好立卷的规范化、标准化工作外，应严格按照有关档案分类的规定，对所接收的档案进行分类、编目，为逐步实现档案的现代化管理奠定基础。第十七条档案部门对所接收的档案，经过检查发现不符合归档要求的，须进行必要的加工、整理，以提高案卷质量。第十八条档案的修改与补充1.对已归档的档案要修改时，应由立卷人提出书面申请，经单位主管领导批准后，及时到档案部门修改，未经批准，严禁修改已归档的任何档案。2.档案部门对补充归档的文件材料应及时整理。文件材料不多时，可归入相关的案卷内，并填写案卷目录。文件材料较多的，可单独组卷、编目。对因某些原因积存下来的零散文件，档案部门应及时进行分类、立卷、编目等全过程的工