信息技术资产管理细则

中国人寿保险股份有限公司信息技术资产管理细则1总则1.1目的为进一步加强信息技术资产（以下简称IT资产）实物管理，明确管理职责，规范管理流程，根据公司《固定资产管理规定》和《设备管理办法》，特制定本细则。1.2适用范围本细则适用于公司全系统。1.3术语IT资产：指通过电子化设备预算购置的电子化设备及通过无形资产（软件）预算购置的软件。IT资产的分类见本细则附件《IT资产分类标准》（附件1）。IT资产管理系统：全系统管理IT资产实物平台为IT资产管理系统，IT资产的管理工作应通过IT资产管理系统进行。2机构职责IT资产实物归口管理部门为信息技术部，对于未设置信息技术部的单位，为负责IT资产管理的部门。IT资产其他相关管理部门有不动产项目投资部、财务部、人力资源部等，各IT资产实物使用单位为IT资产的使用部门。2.1总部相关机构职责总公司IT资产管理部门有信息技术部、不动产项目投资部，各部门的职责有：2.1.1总部信息技术部职责负责制定全系统IT资产技术规格标准和配置标准，负责全系统年度电子化设备和无形资产（软件）需求收集和技术审核；负责总部集中采购的IT资产合同签订和执行；负责IT资产服务商的管理；负责对IT资产生命周期的管理；负责完成本级单位IT资产盘点工作；组织对使用部门IT资产实物使用情况的定期检查；负责对全系统省级IT资产管理工作进行指导和定期检查、考核。2.1.2总部不动产项目投资部职责负责年度IT资产预算的审核和批复，完成IT资产的财务处置、提供固定资产盘点清单。是公司固定资产归口管理部门。2.2省级公司相关机构职责省级公司IT资产管理部门有研发中心、数据中心、各区域审计中心和各研修院相关部门、各省级分公司信息技术部、财务部，各部门职责有：2.2.1研发中心、数据中心、各区域审计中心和各研修院相关部门职责负责本单位范围内年度电子化设备和无形资产（软件）的需求收集和管理；负责总公司授权IT资产合同签订和执行；负责对本单位范围内IT资产生命周期的管理；负责对使用部门定期进行IT资产实物使用情况的检查；负责完成本单位范围内IT资产盘点工作；2.2.2省公司信息技术部职责负责本单位范围内年度电子化设备的需求收集和管理；负责总公司授权IT资产合同签订和执行；负责对本单位范围内IT资产生命周期的管理；负责对使用部门定期进行IT资产实物使用情况的检查，负责完成本单位范围内IT资产盘点工作。负责对地市分公司的IT资产管理工作进行指导和定期检查、考核。2.2.3省公司财务部职责负责本单位范围内年度IT资产预算的审核和批复，完成IT资产的财务处置、提供固定资产盘点清单，是固定资产归口管理部门；2.3地市级公司相关机构职责地市级公司IT资产管理部门有综合部、财务部，各部门职责有：2.3.1地市级公司综合部职责负责本单位范围内年度电子化设备的需求收集和管理；负责上级单位授权采购的IT资产合同签订和执行；负责对本单位范围内IT资产生命周期的管理；负责对使用部门定期进行IT资产实物使用情况的检查；负责完成本单位范围内IT资产盘点工作。负责对县级分公司IT资产管理工作进行指导和定期检查、考核。2.3.2地市级公司财务部职责负责本单位范围内年度IT资产预算的审核和批复，完成本单位范围内IT资产的财务处置、提供固定资产盘点清单，是公司固定资产归口管理部门。3岗位职责总公司信息技术部、研发中心、数据中心、省公司信息技术部、各区域审计中心和各研修院设置IT资产管理岗位，地市公司综合部配置专人负责IT资产实物管理，地市公司以下县支公司、营销服务部、柜面网点配专人负责IT资产管理。3.1IT资产管理岗位或人员的主要职责：负责IT资产需求管理工作，做好本级单位IT资产需求收集和对下级单位IT资产需求审批；负责机构内IT资产实物管理工作，维护IT资产台账，维护IT资产管理系统的数据，保障系统数据与实物一致；负责定期检查IT资产实物，发现IT资产保养不善、人为损坏、擅自拆卸等情况，对相关部门和人员提出整改要求，对于由于人为因素损坏的，应根据公司有关规定对相关人员进行追偿；负责IT资产的维修管理，确保IT资产能够正常使用，并及时在IT资产管理系统中记录；负责IT资产的报废管理，IT资产的报废处置应依据《设备管理办法》执行，地市及以下各级单位的IT资产报废都应由省级分公司审批同意后组织执行。并及时在IT资产管理系统进行相关操作；负责配合资产管理部门，按规定、定期进行本级单位IT资产盘点工作，并向上一级上报盘点结果；负责对下级IT资产管理人员的工作进行指导和检查；接受并配合上级IT资产管理部门的监督和检查工作；遵循公司信息安全管理规定，在IT资产在库和处置期间，应管理好IT资产中的信息数据，保证数据安全，防止信息泄密。3.2IT资产管理负责人的主要职责：地市公司及以下县支公司、营销服务部、柜面网点设置IT资产管理负责人。IT资产管理负责人应为该单位负责人，主要职责为负责对IT资产实物进行管理，确保公司IT资产使用安全。IT资产实际使用人的主要职责有：执行公司资产管理的相关制度和规定；遵循公司信息安全管理规定，在IT资产在库和处置期间，应管理好使用IT资产中的信息数据，保证数据安全，防止信息泄密；负责IT资产的日常保管和常规保养；不能随意变动IT资产的安装和自行拆卸IT资产；IT资产发生故障后，应及时向IT资产管理岗位或人员反馈，不得擅自处理；IT资产的软件安装应严格按照公司标准执行，严禁擅自安装未授权软件；工作岗位变动时，需告知IT资产管理岗位或人员，办理相关手续。4IT资产需求管理4.1IT资产的配备原则4.1.1标准配置的原则结合存量IT资产状况，按照总公司制定的技术配置标准，实现配置标准化；4.1.2保证重点的原则IT资产配置应保证公司业务发展需要，应保障公司各级日常办公需要，应保障公司级重大项目需要；4.1.3物尽其用的原则鼓励合理节约IT资产投资成本，做好IT资产的使用和维护工作，充分发挥IT资产的使用价值。4.1.4实事求是的原则IT资产需求管理中各级IT资产管理岗位或人员应坚持实事求是，对于弄虚作假的行为，应进行通报批评并追究责任。4.2IT资产需求管理的主要依据总公司颁发的各项IT资产技术配置标准；公司经营的实际需要。按照全年公司的经营重点，满足公司经营和办公的IT资产需要，支持业务发展；实现IT资产的有效管理。对于IT资产管理混乱，或者在IT资产管理系统中数据混乱的单位禁止批准其设备需求。4.3IT资产需求管理的应用系统IT资产需求管理的平台为IT资产管理系统，各级公司通过IT资产管理系统上报IT资产需求，需求上报后应提供IT资产需求上报说明。5IT资产采购方式IT资产采购按照采购方式的不同分为总公司集中采购、授权零星IT资产采购和应急资金采购三种方式。5.1总公司集中采购总公司集中采购按照公司《集中采购管理办法》操作执行。集中采购项目由总公司整理采购项目清单，负责将采购情况在IT资产管理系统中记录。5.2授权零星IT资产采购授权零星IT资产采购按照金额的大小，由各单位按照集中采购管理办法和公司财务办法操作执行，授权零星IT资产采购项目情况和采购合同由省级分公司整理采购项目清单，并在IT资产管理系统中记录。5.3应急资金采购应急资金主要用于解决急需的前端设备，原则上后台运营用设备不得使用应急资金进行采购。应急资金采购项目依据金额大小，由各单位按照集中采购管理办法和公司财务办法操作执行，应急资金采购项目情况和采购合同由省级分公司整理采购项目清单，并在IT资产管理系统中记录。6IT资产的验收和入库总公司集中采购的电子化设备，由省级机构组织所辖范围内电子化设备的到货、开箱、初验和终验工作，并向总公司上报汇总后的到货、开箱、初验和终验文档。总公司集中采购的单机版软件，由总公司信息技术部负责到货、开箱、初验和终验工作；总公司集中采购的非单机版软件，由总公司信息技术部负责到货和开箱工作，并依据《外购应用系统管理办法（试行）》由使用部门负责初验和终验工作。6.1到货验收的流程和要求在签订合同后，IT资产管理岗位或人员应及时向各下级公司的IT资产管理岗位或人员传达IT资产到货信息和供应商的联系方式；到货后，IT资产管理岗位人员应做好到货数量型号的核对和签收单据的保存工作。到货一周内（以到货单据时间为准）应在IT资产管理系统中进行到货验收操作，并加入《到货验收单》（附件2）扫描件。如与到货通知情况有明显出入，应及时向上级IT资产管理岗位或人员反馈。6.2开箱验收的流程和要求收到IT资产后，IT资产管理岗位或人员应及时通知供应商进行开箱验收；应检查外观是否有损坏，备品、部件、资料、软件等是否齐全；开箱验收合格，由IT资产管理岗位或人员签收开箱验收单，并存档；若开箱验收不合格，IT资产管理岗位或人员有权拒绝签收，并及时向上级IT资产管理岗位或人员反馈。在开箱验收后一周内，应在IT资产管理系统中进行开箱验收操作，并加入本单位范围内汇总后的《开箱验收单》（附件2）扫描件和登记入IT资产台账。6.3初步验收的流程和要求到货开箱后，由IT资产管理岗位或人员负责组织有关人员进行初验，初验的项目和过程按照合同约定进行，原则上须加电验收。对于进口IT资产，应在索赔有效期内验收，以防止索赔逾期给公司造成损失；初验通过后，IT资产管理岗位或人员应详细记录初验过程，并由使用部门在初步验收单上签字。IT资产管理岗位或人员应在设备初验一周内在IT资产管理系统中进行初步验收操作，并加入本单位范围内汇总后的《初步验收合格证书》（附件2）扫描件。6.4最终验收的流程和要求初验通过并投入正常运行到合同约定期限后，由IT资产管理岗位或人员负责组织进行终验，终验的项目和过程按照合同约定进行；终验通过后，相关人员应详细记录终验过程，并由使用部门在最终验收单上签字。IT资产管理岗位或人员应在一周内将终验信息登记到IT资产管理系统中，并加入本单位范围内汇总后的《最终验收合格证书》（附件2）扫描件。设备终验时间一般为初验后三个月。6.5入库的流程和要求开箱验收后即可正式入库，入库IT资产由IT资产管理岗位或人员负责保管，并对入库IT资产的相关信息及时登记《设备入库登记表》（附件3）和录入IT资产管理系统，同时粘贴好设备标签；对于合同中赠与的IT资产，应按照此流程进行入库操作；IT资产管理岗位或人员对于入库的每件IT资产应建立《IT资产卡片》，并及时将相关信息在《IT资产卡片》上进行登记。可依靠IT资产管理系统中电子《IT资产卡片》代替纸质《IT资产卡片》。7IT资产的发放和使用7.1IT资产的发放原则IT资产应发放给原需求单位，确需调整的，应征得原需求单位书面同意和总经理室同意后进行调整，如需履行调拨手续应即时履行相关手续；个人计算机应严格按照总公司相关配置标准配备。原则上每人不超过一台，使用期不低于公司规定的折旧周期。对于特殊需要，应经省级以上机构审批同意后配备；打印机、扫描仪和网络设备等计算机外围设备应严格按照总公司相关配置标准配备，原则上按部门或工作区域进行配置，并共享给多名用户使用，提升IT资产的使用价值。配置给部门使用的，由使用部门指定专人作为IT资产实际使用人，并履行相应的领用手续。配置到公用区域使用的，由IT资产管理岗位或人员作为IT资产实际使用人，并履行相应的领用手续。7.2IT资产的领用流程使用人提出领用申请，经本部门领导签批后提交IT资产实物管理部门；IT资产实物管理部门审批通过后，IT资产管理岗位人员通知相关人员领取，使用人在《IT资产领用单》（附件4）上签字确认。IT资产管理岗位在《IT资产出库登记表》（附件3）和IT资产管理系统中进行领用登记。7.3IT资产的借用流程IT资产的借用指因为临时工作需要，使用时间不超过３个月，不适宜进行领用的情况。IT资产的借用流程为：借用人提出借用申请，经本部门领导签批后提交IT资产实物管理部门；IT资产实物管理部门审批通过后，IT资产管理岗位或人员通知借用人员领取，借