行文规范及管理办法

文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：行政人事部页码1公司行文规范及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本办法。通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。一、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）,厚度定量60—80g/㎡。二、封面文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。三、书写要求(一)标题使用2号小标宋体或宋体加黑，顶行。(二)副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。(三)正文使用3或4号仿宋、宋体。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。(四)章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“1）”。(五)正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。(六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：行政人事部页码2字。四、落款、盖印在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。五、页面设置上2.0cm，下2.0cm，左2.0cm，右2.0cm，页脚1.0cm，行距28磅,或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。六、装订一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。七、分类与编号(一)文件分类公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。(二)简化编号名称由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：北京市梵尔赛灯饰有限公司简化为“BJFES”。(三)细化编号内容仅限于下行文中的通知、通告，为公司行政人事部统一编制；初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。编制方法：BJFES-HR-2012-001(公司行政人事部2012年第1份文件)，其中公司名称：北京市梵尔赛灯饰有限公司=BJFES；部门名称：HR（行政人事部）；时间：2012年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：行政人事部页码3进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2013-001。便于管理保存。(四)各部门名称为设计部：SJ综合部：ZH电子商务部：DS业务部：YW工程部：GC财务部：CW行政人事部：HR所有文本依顺序排号，发文后行政人事部存档。八、行文管理主要内容外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。(一)内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由行政人事部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政人事部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政人事部以公司名义发文。(二)发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：1.公司对外文件由行政人事部负责拟稿；2.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；3.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；4.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：行政人事部页码4明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。审核签发流程：1.首先送行政人事部初审，行政人事部审查修改文稿；2.送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；3.公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿；4.公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；5.公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；6.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。7.公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由总经理签发；8.公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送行政人事部存档，并由行政人事部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送行政人事部存档，并由行政人事部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政人事部前台按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。(三)收文处理程序与要求收文一般为公司的外部寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。公司外部来文，有指名收件人的由行政人事部前台负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由前台处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）前文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：行政人事部页码5台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。公司外来文件的收文编号，由行政人事部前台按年份依流水号一文一号编制。(四)关于收、发传真及快件的管理1.发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。2.收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。3.公司内各部门发送、接收快件及挂号信一律在行政人事部登记，由行政人事部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。九、密级管理公司文件制作时被相关部门定为保密文件的，只限范围内人员知悉，所有相关人负保密义务，因泄密给公司造成损失的，视其情节给予处罚，违反国家相关法律的，移交司法机关处理。十、存档管理行政人事部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。对临时通知，通报等存入内部行文相关档案，所有文件用专用文件柜保存、备查。各职能部门查阅、借阅行政人事部文档需经行政人事部经理同意，并办理相关借阅手续。存档工作以方便查找、取阅为原则，用文件袋封存，文件框分类。十一、传阅管理文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：行政人事部页码6公司内部行文、收文不做批量印发但需相关范围内人员知悉的，由行政人事部制作传阅单，传阅人阅读后签名确认。本办法自下发之日起实施请各部门参照执行附件部分附件一：发文审批表附件二：发文登记表北京市梵尔赛灯饰有限公司行政人事部二〇一一年八月四日文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：行政人事部页码7