计费账务中心岗位工作手册

计费账务中心岗位工作手册第1页共51页计费账务中心岗位工作手册计费账务中心2008-12计费账务中心岗位工作手册第2页共51页INDEX文件变更记录-------------------------------------------------------------------------3目的-------------------------------------------------------------------------------------4适用范围-------------------------------------------------------------------------------4特殊说明-------------------------------------------------------------------------------4计费账务中心岗位划分及主要职能介绍----------------------------------------5各岗位明细职责及工作操作规范-------------------------------------------------6计费账务中心岗位工作手册第3页共51页文件变更记录修改人修改时间修改内容修改原因版本陈巍2008-12新建新建1.0计费账务中心岗位工作手册第4页共51页目的：本岗位工作手册为中企通信计费账务中心各个岗位工作职能、操作方式和实施期限等方面的规定，是各岗位在岗员工必须参照执行和严格遵守的条例，目的是规范和标准化计费账务中心各岗位工作人员的工作，最终确保促进业务的良性发展。适用范围：中企通信公司计费账务中心各个岗位的在岗工作人员。特殊说明：本岗位工作手册需要根据计费账务中心各岗位实际工作情况进行定期更新，以便于更好的支持业务发展。计费账务中心岗位工作手册第5页共51页计费账务中心岗位划分及主要职能介绍：计费账务中心根据公司业务发展需要，一共设置四个岗位，分别为计费账务高级经理、报表及数据分析专员、国际业务计费账务专员和国内业务计费账务专员。每个岗位的主要职能如下：计费账务高级经理：完成计费账务中心的日常管理、业务指导、输出复核、团队建设和商务谈判及合同评审中计费账务支持等工作，共六大类。报表及数据分析专员：针对所有业务数据进行收集、整理、分析，并完成相应的业务报表、账务报表、分析控制报表的编制、发送和解释工作；同时，负责整个计费账务中心系统化需求的收集、提交、交流和验收工作，共五大类。国际业务计费账务专员：完成系统中计费账务信息数据的更新维护，国际业务的账单编制、发送、跟踪、差异解决和调整，国际业务的应收账款回收、核对和销账，国际业务的价格单编制、发送和确认，以及国际业务的账务报表编制和发送工作，共五大类。国内业务计费账务专员：完成系统中计费账务信息数据的更新维护，国内业务的账单编制、发送、跟踪、差异解决和调整，国内业务的发票开具、邮寄及回收，国内业务的应收账款回收、核对和销账，以及国内业务的账务报表编制和发送工作，共五大类。计费账务中心岗位工作手册第6页共51页各岗位明细职责及工作操作规范：计费账务高级经理：1.账单的复核－数据复核类计费账务高级经理每月需要针对重点关注客户的账单在发送之前的二重复核，以确保账单的准确性。开始时间为每月29日，计费账务专员完成月度账单制作后，对月度账单差异说明文件进行审阅，主要关注上月金额与每月金额存在差异的账单，结束时间为每月29日；开始时间为每月29日，对于上月金额与本月金额存在差异的账单，根据相关说明文字了解差异原因，结束时间为每月29日；开始时间为每月29日，对于重点客户的差异账单，需要每一条差异线路除了根据差异文字说明外，还需要查看上月账单明细与本月账单明细进行比对确认，结束时间为每月30日；开始时间为每月30日，将需要修订的账单发送给相关的计费账务专员进行修改，结束时间为每月30日；开始时间为每月30日，对于修订以后的账单再次进行审核和确认直至全部问题解决，并通知计费账务专员发送账单，结束时间为每月30日。输出结果：确认后的月度账单2.LBREPORT的复核－数据复核类计费账务高级经理每月针对所有LB业务月度报表及控制报表进行二次复核，以确保相关报表的准确性。开始时间为每月25日，对于每一份LBReport进行重点项目核查，如果发现问题则需要通知相关的计费账务专员进行修订，结束时间为每月26日；开始时间为每月30日，对于每一个LB合作伙伴的限额控制月度报表进行当月限额、年度限额和总限额的审核，结束时间为每月31日；开始时间为下个月2日，将对于将近达到或者已经超过限额的合作伙伴需要向上级及销售经理及时反馈，并保持对结果的跟进，结束时间为下个月2日。输出结果：确认后的LB业务月度报表及控制报表计费账务中心岗位工作手册第7页共51页3.现金回款预测报表编制－报表汇总类计费账务高级经理每月在收集各个计费账务专员关于月度现金回款预测报表后，对其进行复核和汇总，之后发送给财务部门。开始时间为每月2日，每月定期向所有计费账务专员发送通知邮件，索要各自负责客户或者合作伙伴的当月现金回款报表，结束时间为每月2日；开始时间为每月3日，收到各个计费账务专员的报表后逐一进行审核其预测合理性，对于不合理的预测与相关的计费账务专员沟通后并确保所有预测数据的合理性，结束时间为每月3日；开始时间为每月3日，将各个计费账务专员的报表进行合并，结束时间为每月3日；开始时间为每月4日，将月度现金回款预测报表通过电子邮件发送给财务部，结束时间为每月4日。输出结果：当月现金预测报表4.大额/重点/问题欠款的催缴－收款类计费账务高级经理每月针对于大额、重点、问题客户或者合作伙伴的欠款情况进行更新了解，并会同相关环节进行催促。根据实际业务情况，对于大额、重点、问题欠款客户或者合作伙伴的欠款情况进行了解和分析；根据这些客户或者合作伙伴的欠款情况及分析结果，制定相应的后续催款行动计划并实时跟进；对于长期问题欠款客户需要将前期详细情况升级反映给运营管理部总监。输出结果：款项回收或者收款计划5.客户关系日常维护－日常工作类计费账务经理需要非定期的对于重点客户的计费账务接口人或者其他必要人员进行日常关系维护。计费账务中心岗位工作手册第8页共51页根据实际情况与客户或者合作伙伴的接口人或者其他相关人员通过邮件、电话、直接拜访等方式保持沟通；将日常联络过程从对方获取的有价值信息及时与运营管理部总监或者销售经理沟通，以便于对其他方面的促进和调整；输出结果：良好的关系和部分有价值的信息6.业务月度报表复核－数据复核类计费账务高级经理每月针对业务月度报表报送之前进行二次复核，以确保业务月度报表的准确性。开始时间为每月4日，针对上月的业务月度报表进行逐一的复核，结束时间为每月4日；开始时间为每月4日，对于有疑问的报表与业务月度报表编制人员进行沟通确认，结束时间为每月4日。输出结果：确认后的业务月度报表7.控制分析报表复核－数据复核类计费账务高级经理每月针对控制分析报表报送之前进行二次复核，以确保控制分析报表的准确性。开始时间为每月11日，分别对于回款效率报表和未计费线路报表的重点数据进行复核，结束时间为每月11日；开始时间为每月11日，对于有疑问的报表与控制分析报表编制人员进行沟通确认，结束时间为每月11日；开始时间为每月11日，通过电子邮件方式将控制分析报表报送给运营管理部总监，结束时间为每月11日。输出结果：确认后的控制分析报表8.销售月度报告复核－数据复核类计费账务高级经理每月针对销售月报报送之前进行二次复核，以确保销售月度报告的准确性。计费账务中心岗位工作手册第9页共51页开始时间为每月10日，针对销售月报的重点数据进行复核，结束时间为每月10日；开始时间为每月10日，对于有疑问的报表与业务月度报表编制人员进行沟通确认，结束时间为每月10日；开始时间为每月10日，对销售月报进行必要的数据和格式调整，结束时间为每月10日；开始时间为每月11日，将销售月报通过邮件的方式发送给销售部门相关人员并抄送给运营管理部总监，结束时间为每月12日。输出结果：确认后的标准格式销售月报9.NTT收入分成报表复核－数据复核类计费账务高级经理针对NTTServiceCharge计算报表的审核，以确保分成计算文件的准确性。此项工作的工作频率由终端客户付款的情况决定。收到相关计费账务专员编制的NTTServiceCharge计算报表和相应月份账单当日内，针对适用期间、账单金额、线路数量、分成基础金额、分成比例等内容进行重点核对；收到相关计费账务专员编制的NTTServiceCharge计算报表和相应月份账单当日内，对于有疑问的报表部分向相关计费账务专员进行核查和确认。输出结果：确认后的收入分成计算报表10.合同和商务谈判的计费条款支持－日常工作类计费账务高级经理根据合同和商务谈判过程中对于计费账务需求，提供必要的支持，以确保中企在计费账务方面的利益最大化。根据业务需求，对于合同中的计费账务条款进行审核，以确保符合公司惯例和利益最大化原则；对于此步骤需要在收到合同三个工作日给予需求方反馈意见；对于合同中不符合的条款，向销售或者合同人员提出理由和变更建议；根据业务发展需要，对于商业谈判或者Workshop中计费账务部分提供支持。输出结果：计费账务支持性意见或者建议计费账务中心岗位工作手册第10页共51页11.月度汇率的更新－数据维护类计费账务高级经理每月定期更新月度外汇汇率，并将此汇率维护在BSS系统中，以确系统中出账汇率的及时性和准确性。开始时间为每月25日，每月25日(除提前出账的月份外)登录中国银行的网站，查询当月25日汇率，并将页面保存至本地，结束时间为每月25日；开始时间为每月25日，在外汇结算汇率报表中，根据当月25日汇率值对应维护和更新不同合作伙伴的汇率值，结束时间为每月25日；开始时间为每月25日，根据更新后的外汇结算汇率报表在BSS汇率管理模块中对应维护，结束时间为每月25日；开始时间为每月25日，在维护完毕后发送邮件通知系统开发和计费账务团队进行月度出账，结束时间为每月25日。输出结果：及时更新的月度汇率信息12.季度汇率的编制和更新－数据维护类计费账务高级经理定期对于季度浮动的汇率和订单汇率每季度进行计算、编制，并在BSS系统中进行月度维护。开始时间为每季度首月的6日至8日，每季度最后一个月的6日至8日登录中国银行的网站，查询当季度每月第一个工作日汇率，将页面保存至本地，准备编制下个季度的季度浮动汇率和订单汇率，结束时间为每季度首月的6日至8日；开始时间为每季度首月的6日至8日，对于订单汇率需要，计算实际季度汇率变化、上季度和本季度汇率变化的两者变化幅度值，取值对于CEC利益最大化的值作为下个季度的使用值，结束时间为每季度首月的6日至8日；开始时间为每季度首月的6日至8日，根据本季度每月第一个工作日汇率计算出适用于下个季度的季度浮动汇率，结束时间为每季度首月的6日至8日；开始时间为每月25日，根据更新后的外汇结算汇率报表在BSS汇率管理模块中对应维护，结束时间为每月25日。此步骤与第11项步骤相同存在一定程度上的重叠；计费账务中心岗位工作手册第11页共51页开始时间为每季度10日前，将下个季度订单汇率和季度浮动汇率通过邮件发送销售经理，让销售人员通知合作伙伴，以便于双方在下个季度结算中使用同一个汇率，结束时间为每季度10日前。输出结果：及时更新的月度和季度汇率信息13.计费账务工作流程的制定和不断完善－日常管理类计费账务高级经理根据计费账务实际工作制定相关工作流程，并适时进行更新，以保证计费账务工作的规范化和标准化。根据实际计费账务工作情况，建立相关工作流程，并发布在计费账务中心内实施；根据实际计费账务工作情况，更新和完善已经建立的工作流程。输出结果：计费账务工作流程14.新