经销商发展积金管理办法

文件编号：ZG/YP362001-2016经销商发展积金管理办法（D版）发布日期：2015年01月20日实施日期：2015年01月20日1目的为了帮扶经销商健壮营销网络，提升营销能力，实现我公司与经销商同步、协调、持续发展，特设立经销商发展积金，并制订本管理办法。2适用范围玉柴马石油润滑油公司年度销售目标大于100万元的一级经销商、特约经销商及服务联盟。加入对象一级经销商、特约经销商服务联盟加入条件签约任务=100万签约任务=100万3职责3.1驻外办受控状态受控分发编号第三层次文件修改标识：1第1页3.1.1负责指导经销商制订发展积金的营销活动方案，并提交申请流程。3.1.2对经销商营销活动过程进行监控及管理。3.1.3提交市场推广活动效果评估报告。3.1.4收集活动相应的票据及其它资料和证明材料，并提交报账申请流程。3.2大区销售总监3.2.1审核积金使用方案，对方案的方式、力度和执行时间等进行提出意见。3.2.2监督活动的执行，审核活动的效果评估报告。3.3市场部3.3.1负责经销商使用发展积金申领公司促销品的制单及投放（做好台账记录）。3.3.2负责对经销商开展的积金活动提供活动策划指导。3.4渠道部3.4.1负责经销商积金使用方案的申请审核。3.4.2负责经销商积金使用方案实施效果监督及抽查。3.4.3相关市场推广票据的审核及报销。3.4.4每月统计经销商积金实际使用金额。3.4.5每月统计经销商的滚动积金累积金额。3.4.6管理经销商积金使用台账，核算经销商积金的使用情况，并反馈至销售部、财务部。3.4.7制订经销商发展积金年度总费用的预算。3.4.8负责经销商报销发展积金兑现公司产品的MAS系统数据维护、订单制订并通知相关部门，以及数据存档。3.5销售部3.5.1负责积金活动形式的审核与指导（主要审核活动方案是否与公司的市场活动有冲突）。3.5.2每月向经销商反馈积金使用明细。3.6财务部3.6.1指导经销商使用积金开展市场推广活动时票据的开具。3.6.2负责经销商积金台账和使用金额审核、现金结算及费用通知的审核。4管理原则4.1自愿申请原则经销商根据自身发展，自愿申请加入“经销商发展积金”。4.2启动积金对等缴纳原则经销商“启动积金”由经销商与玉柴马石油润滑油公司等额缴纳。缴纳方式统一为第三层次文件修改标识：1第2页现金缴纳，在报账时根据经销商缴纳的现金金额优先给予现金结算。4.3捆绑销量滚动累积原则4.3.1滚动积金计算规则对象一级经销商、特约经销商服务联盟滚动积金计算方式YC系列机油CH及以下级别过账金额的1%，CI及以上级别过账金额1.5%滚动累积。悍虎系列机油1%过账金额滚动累积.4.3.2自经销商新加入积金后3个月内未产生滚动积金或原已加入的经销商当年6月30日仍未产生滚动积金的，取消经销商发展积金资格。4.4定向使用原则积金的使用范围只限于公司要求的范围内使用（具体见7.1），不允许使用发展积金直接兑换公司产品。4.5实报实销原则在经销商发展积金使用方案审批额度内，采取实报实销原则。5发展积金的构成、来源与标准5.1积金构成经销商发展积金由“启动积金”和“滚动积金”构成，新加入发展积金的经销商没有缴纳“启动积金”，将不享受“滚动积金”的累积。5.2积金来源5.2.1启动积金：根据经销商年度销售目标，启动积金分五个档级，经申请双方确认后，由经销商与玉柴马石油润滑油公司共同缴纳，各占50%。“启动积金”只缴纳一次，原已加入经销商发展积金的经销商，次年双方均不再缴纳“启动积金”。5.2.2滚动积金：由玉柴马石油润滑油公司给予，按滚动积金计算规则进行累积，每月汇总一次，作为经销商的滚动积金。5.2.3其他积金：《经销商发展积金管理办法》外增加积金额度补充。通过“特殊方式申请”增加积金额度的。驻外办需在公司领导特批后的15天内，将相关特批文件转发到渠道部积金管理员并抄送渠道部线领导；渠道部管理员需在接到文件后1个工作日内与员相关人沟通并邮件承诺完成“增加积金工作”的日期，并在承诺日期内邮件告知办事处。逾期给予相关人员考核，具体如“发展积金管理考核规则补充”。5.3启动积金标准积金构成、来源、标准情况第三层次文件修改标识：1第3页项目积金条件积金标准积金来源分类档级经销商玉柴马石油启动积金年度目标（R）100万≤R＜300万一档422300万≤R800万二档4-850%50%800万＜R≤1500万三档8441500万＜R≤2500万四档10552500万＜R五档12666申请加入与退出说明6.1申请加入经销商加入“经销商发展积金”，由经销商提出并填写《经销商发展积金申请书》经玉柴马石油润滑油公司审批通过后方可加入。《经销商发展积金申请书》详见10.16.2申请退出自动退出的（自愿申请退出）需向渠道部申请，对于无积金余额透支的，经渠道部线领导审批后予以退出，并将其积金余额清零；对于积金余额透支的，需扣缴其商务政策或以现金方式补回透支部分后经渠道部线领导批准予以退出。被动退出的（终止合同、9月30日仍未使用积金、新加入积金经销商后3个月内未产生滚动积金、原来已经加入的经销商当年6月30日仍未产生滚动积金的），渠道部取消其发展积金，并通知驻外办。7积金使用7.1使用范围发展积金的使用范围包括：商务会议、品牌宣传、促销品支持、个性化营销活动。商务会议品牌宣传促销品支持个性化营销支持产品订货会产品展会门头广告领用公司现有促销品按具体申报方案客户培训交流会路演宣传户外广告个性化定制促销品（非品牌宣传部分）客户学习考察媒体宣传车体广告员工培训活动支持形象店个性宣传品印刷产品陈列第三层次文件修改标识：1第4页架带有公司LOGO的耐用促销品（制作之前需经市场部审核，报渠道部备案）说明：（1）商务会议类驻外办协助经销商制订活动方案，办事处对经销商申请的活动须派员全程组织监督。（2）品牌宣传驻外办协助经销商制订品牌宣传规划，按经销商启动积金分档限制使用（表：5-3），用于品牌宣传规划的积金占比按以下执行：项目第一档第二档、第三档第四档、第五档品牌宣传规划积金占比不予强制使用在品牌宣传用于品牌宣传的费用不低于年度积金总额20%用于品牌宣传的费用不低于年度积金总额10%说明：如品牌宣传费用比率不达标，其他项目使用额度按扣除品牌宣传应使用金额后使用。（3）个性化定制促销品经销商定制的促销品可由公司负责协调采购，但经销商应提前一个月提出采购需求。7.2使用期限7.2.1经销商若到9月30日还未使用发展积金，清零其发展积金余额并取消发展积金资格。7.2.2经销商发展积金尽量在本年度使用完毕，如因故未能使用完毕的，经渠道线领导审批后，在不超年度发展积金总额的20%或12月份滚动积金限额内滚动到下一年度使用。（品牌宣传部分除外）7.3经销商发展积金使用方案审批流程、经销商发展积金使用方案审批流程说明经销商发展积金使用方案审批流程职责部门流程环节相关记录第三层次文件修改标识：1第5页申请人（驻外办）大区销售总监销售部渠道部部门经理渠道部线领导财务总监财务总会计师总经理渠道部...活动方案经销商发展积金使用审批流程说明部门工作描述处理时限方案申请审批/审核审核组织执行审核审核审核审核审批符合情况的：1、金额8万2、在使用要求范围内3、申请额度≤可用额度有以下情况之一的：1、金额8万2、不在使用要求范围内3、申请额度＞可使用额度第三层次文件修改标识：1第6页驻外办根据积金的使用范围，驻外办与经销商沟通制订营销活动方案并提交至渠道部审核，通过后执行。按需求大区销售总监对方案的力度、时机及预期效果进行审核。1天销售部对方案的活动形式进行审核与指导，并提渠道部审核1天渠道部部门经理对方案的活动方式、积金使用范围、使用额度进行审核，并提交渠道部线领导审核。1天渠道部线领导对“申请金额8万”、“在使用要求范围内”、“申请额度可用额度”直接审批转渠道部工作人员；以上条件出现一项不满足时，需审核后并提交财务总监审核。1天财务总监对方案的金额及报账形式进行审核，并提交至总会计师审核。1天财务总会计师对方案的金额及报账形式进行审核，并提交至总经理审批。1天总经理对申请的该发展积金活动方案进行审批。并转到渠道部工作人员。2天渠道部工作人员组织执行。1天7.4使用要求7.4.1“经销商发展积金”采取先使用完经销商投入的启动积金，启动积金使用完之后再使用滚动积金。7.4.2活动预算经销商严格按审批后的积金使用预算执行，超出预算部分由经销商自付。7.4.3活动频次经销商年度积金使用频率原则上不少于每年两次。7.4.4效果评估驻外办在市场推广类活动结束后10个天内提交评估表，渠道部对驻外办提交的《积金活动效果评估表》进行活动效果评估，品牌宣传活动的效果评估以报告形式提交，对评估不合格的，本次活动产生的费用不予以报销。《积金活动效果评估表》详见10.27.5促销品发放渠道部积金管理员执行促销品申请审批流程后，将流程转发至市场部促销品管理员，并通知应发放金额。积金管理员须核查经销商积金余额，所通知金额不得超过积金余额；市场部促销品管理员发放金额不得超过渠道部通知金额。7.6积金使用期限第三层次文件修改标识：1第7页当笔发展积金在活动开始日期后15天仍没开展的。如需继续使用，需向渠道部申请经渠道部线领导同意后延期使用；如不主动提出申请或在申请延期后仍未使用的，取消该笔积金，将审批金额退回原账户。8积金结算8.1结算方法积金支取采取经销商先支付后报销的办法，以折等值产品或冲减单价的形式兑现。折油产品是以裸价价格（即扣除该年度经销商合同商务政策）给客户结算，且计入年度提货任务。特殊情况下，经渠道线领导、财务总监及总会计师同意后，可凭发票现金报销。8.2报账流程8.3报账材料要求8.3.1报账资料必须包含的种类及要求8.3.2报账资料整理要求发展积金活动报账材料需规定整理，并以统一格式命名压缩。命名格式：“经销商名”+“时间”发展积金报账材料，如“XXX公司2014年XX月XX日发展积金”。针对不同的积金活动，需要提供不同的材料，详见10.3《报账材料整理要求》。8.3.3提交方式经销商发展积金须在活动结束后15个天内提交报账流程，报账材料须统一整理压缩成一个文件后以附件的形式添加到报账流程，以便于审核。8.4结算期限经销商发展积金在活动结束后15天之内没有提交报账流程的，逾期15天以内的（即活动结束后15天以内）须向渠道部线领导提出申请经同意后给予延期报账；逾期30天以后的（即活动结束30天以后的）须提交解析报告向渠道部线领导申请报账，如渠道部线领导不同意，则取消报账。当年的发展积金必须于次年一季度前申请报账并提交报账材料，逾期不提交报账材料的发展积金活动当放弃报账处理。如积金透支的，完成报账流程后，根据积金余额情况实行分批结算；如当年年底积金仍透支未结算完的，超支部分经销商自行承担。发展积金报账流程.docx报账材料整理要求.xlsx第三层次文件修改标识：1第8页9管理原则补充9.1关于“虚假报账“的处理规定如客户出现虚假报账，立刻废除本笔积金报账，取消本年剩下日期及次年整年的发展积金资格。直至后年其能够设计出全年的使用方案并承诺严格执行后才予以办理重新申请手续，同时给予大区总监及办事处考核，具体如“发展积金管理考核规则”。9.2关于“全年无使用积金“的处理规定取消次年的加入资格，直至其能够设计全年的使用方案并承诺严格执行后才予以办理重新申请手续。9.3发展积金管理考核规则发展积金管理考核规则考核项目说明考核规则考核对象特殊情况下“增加积金”流程逾期“特殊方式申请”增加积金额度转发流程至渠道部相关工作人员逾期。200元/次流程发起人接到流程后沟通时间逾期，或未在承诺日期内完成积金计算工作。200元/次渠道部发展积金管理员虚假报账经查实报账材料与实际不符1000元/次大区总监经查实查实报账材料与实际不符1500元/次办事处主任经查实查实报账材料与实际不符2000元/次负责此笔积金的市场经理/主任报账材料与实际在1年内出现两次不符降职处理大区总监报账材料与实