经销商订单管理制度

经销商订单管理制度一、订单管理目的：1.合理管控经销商库存与订货；2.追踪客户订单落实，确保目标的达成；3.培养客户订货及货款安排的周期性与规律性；4.提升销售预测的准确性，有利于生产计划安排的合理性；5.提升销售人员对库存管理、销售目标达成的严谨性。二、经销商订单处理流程流程图示：经销商订单处理流程要货核对确认汇款复核发运下单信息发货员发货员配送员配送员计划员计划员客服文员客服文员省部经理省部经理省部助理省部助理经销商经销商传真回传传真传递传递与客户沟通传真对未能发货单据与配送员、生产部和采购部沟通发出要货确认函发货清单确认沟通调整发货时间和批次收取汇款单传真件并与财务核对到帐情况银行汇款传真汇款单核对库存数量，核对品项经销权，核对上期付款余额签字确认要货确认函开出发货清单复核订单与库存审核预订单预订单发货并开具发货单据安排运输，通知仓库发货，记录发货单据，回收交货清单销售订单收取汇款单传真件发货信息沟通存档通知省部经理发货信息，与客户沟通到货信息流程说明：1.要货：经销商填写《销售预订单》，城市经理签字确认后传真到省部，省部助理对《销售预订单》进行核实后报省部经理审核，省部经理根据区域市场表现对经销商要货进行把关，对于品项、数量不达标的经销商要货订单给予打回重做，符合要求的订单经审核后传真到客户服务部客服文员。（若省部经理在出差途中，无法审核《销售预订单》，则有省部助理电话通知省部经理，在省部经理授权下代替行使审核职能）。总部不接受未经省部确认的订单；2.订单核对：客服文员在收到省部上报的《销售预订单》后，根据订单核对品项库存与数量，核对经销权以及上期付款余额后开出《要货确认函》分别传真到省部和经销商。3.订单确认：省部助理根据《要货确认函》督促经销商办理货款并跟踪，经销商在收到《要货确认函》后签字确认并回传客服文员，同时办理货款汇款。4.办理汇款：经销商将办理汇款后的银行汇款单传到到省部，省部助理收取核对汇款单传真件后传真给客服部客服文员，客服文员收取汇款单传真件并与财务部核对到帐情况。5.订单复核：在确认货款到帐后，客服文员与计划文员复核订单与库存。6.发运：客服文员根据与计划文员沟通与复核结果，调整发货频率与批次，开具《出货通知单》，传递给物流文员安排运输，物流文员根据《发货通知单》通知仓库发货，仓库发货员在接到通知单后发货并开具《销货清单》，并由客服文员传真给经销商做收货核对确认。物流公司将货物以及一式两份的《销货清单》送达经销商仓库，并让经销商在《销货清单》上签字确认。7.下单：客服文员将未能发货的明细传递给计划文员，计划文员与生产部、采购部沟通安排下单生产。8.发货信息传递：客服文员开出《销货清单》后，通知省部发货信息，省部助理对到货情况进行追踪，客服文员同时与经销商沟通到货信息。9.确认存档：经销商收到货物，清点验收无误后在《销货清单》上签字确认，以传真形式传递到客服文员，客服文员进行存档备案。三、省部发货时间安排：1.建议发货时间表：发货时间星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期天发货省部苏北、浙江、上海、湖北安徽、苏南、辽宁、甘青宁、贵州广东、湖南、四川、浙北湖北、河南、广西、新疆、陕西、浙南山东、福建、江西、安徽苏南、山西、河北、天津、湖南、吉林北京、深莞、重庆、黑龙江、云南、内蒙2.注意事项：1）每个省部每周固定一天发货日，每月四次发货时间；安徽、浙南、浙北、苏南、湖北、湖南每周两天发货日，每月八次发货时间；2）每月1-3日为仓库盘点期，发货时间顺延；3）凡在发货日前一天确认订单并货款确认到账的订货，均在固定发货日发出；若货款未到等原因导致未能在本周发货日发出的订单，将延续到下周发货日发出；4）销售人员根据客户确认订单及货款到账的周期，需提前沟通客户订货及汇款；避免由此造成的订货延迟发出；5）因公司缺货造成订单未能按时发出的，在有货源的情况下，随时安排发货，不受固定发货日的限制；6）客户订单确认且款项到位后，未到发货日的，公司将此部分订货预留，避免发货中造成的缺货；7）此管理制度从2007年9月1日起试行。