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广东合和建筑五金制品有限公司跟单工作职责说明一、跟单的作用跟单要是发挥好协助业务，在客户和工厂之间桥梁的作用，做好协调管理工作。二、跟单的工作职责跟单员在企业销售流程运作中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的情况。1.积极主动与客户保持联系，督促客户及早下订单。客户来单，初步审核订单下达是否准确，有问题的订单与客户进行沟通、落实。2.对准确无误的订单作下单处理，了解交货日期与生产中注意项目，回复客户。3.对客户提出的要求，要结合生产的情况及时与有关部门或客户联系，起到内外、上下联络的作用，以保生产的正常运行。如：加急订单的处理、客户订单变更的更改与跟进。4.特殊订单客户所提供的样板及图纸，经技术支持确认后作存档记录，交予PMC部，用作生产指导。（注：特殊订单由技术支持出具相应加工草图）5.对于客户所急需展板、样品，经审批后按照客户要求发予对方。6.货物生产完成通知客户，提前做好发货准备，出具《产品备货单》，经销管员审批合格价格后，由财务打单部进行产品的销货单入账处理，打印相应的《产品送货单》交由成品仓仓管给予发货，并落实好出车计划事宜。7.接到客户投诉，及时制定《产品投诉处理报告》并与相关部门联系，回复客户。8.当业务人员出差时，协助其办理客户退货事宜。9.根据客户所订的产品明细申请产品检测报告、合格证及质保书，并领发10.有月结的客户由财务部每月初提供上月月结单传真给客户，要求客户签名回传，并跟踪回传情况。11.根据客户的回款情况进行发票申请，寄发。广东合和建筑五金制品有限公司跟单工作流程介绍一、售前服务1.产品配置（需到技术支持部填写配置计划单）设置配置方案必备的基本资料：A提供铝型材截面图（电子版）；B铝型材用料清单C铝型材料头注意事项：特殊加工的情况，需与客户沟通、确认。2.产品报价根据客户需求进行报价，要求采用本司规定格式，经审批签名、盖章后方外对外报价。（特批价格需由总经理、副总经理批准有效）二、售中服务1.接单、下单作业流程2.订单变更作业流程3.订单销货作业流程作业说明一、客户下单需求：客户订货需求要求下单。二、跟单员针对客户订单进行初审，确定是否接受客户订单。三、跟单员将客户订单下达到客服计划员处进行汇审。四、客服计划员将无误的订单进行抛转到PMC部。五、PMC部根据销售所下的订单进行分析，制定相关的制造命令单给车间各相关部门。六、同时PMC部于次天下午回复前一天订单的订单预交时间给客服部。七、跟单员按PMC部回复的时间于48小时内以书面形式回复客户。接受否Y/N跟单员初审订单Y客户下单需求订单数据输入销售计划审核销售计划抛转订单PMC部相关生产部门回复订单交货时间回复客户订单交期时间一、接单、下单作业流程下单注意事项：1.订单初审：初审客户原始订单下单配置是否合理，避免出错低级性错误，如：A产品编号与产品名称对不上，B产品配套数量不正确C对于复制过来的订单，必须进行再核对例1：CHJ01B-800长欧槽铝连杆例2：CZM04双面执手左503085A锁体50配套包装，配110长方轴CZMK08A锁扣板50，M5*75螺丝75长单开锁芯（30/45T）302.每天的过单时间为早上的10：00分；3.对于未下单部份的跟踪，回复。4.订单交期、价格的确认回复。二、订单变更作业流程作业说明一、客户订单变更需求。二、跟单员与PMC部沟通，落实是否可接受客户的订单变更。三、PMC部回复四、回复客户订单变更情况A已在生产，不能变更；B可作变更。五、当B情况成立时，由跟单员制定《客户合同修改单》。六、《客户合同修改单》经客户计划员审批后以传真形式传到PMC部。七、PMC部统一以书面形式通知生产车间及相关部门作修改。接受否Y/N跟单员进行咨询N客户订单变更需求客服计划员审批PMC部相关生产部门PMC部落实生产情况订单变更数据输入回复订单变更是否接受Y修改后的订单处理：1.对于客户的修改，必须有明确的答复，对于不能修改的订单，用书面形式回复给客户。2.必须及时改正自己的订单，更好地对订单进行跟踪、归档。对于订单是何时下单、何时修改必须有明确的记录。作业说明一、完工订单的出货需求。二、跟单员制定《合和建筑五金备货单》三、销管员审批《备货单》及《出货单》审批准产品价格。四、仓管员根据备《备货单》备货。落实发货明细（包括产品型号、数量、箱数）。五、财务打单部对产品销货单入账处理，打印《发货单》。六、销管员核对《发货单》价格是否准确后，签名确认。七、仓管员根据发货单发货。八、回传《送货单》及货运单给客户，作收货凭证。制定备货单Y销售管理审批出货是否Y/N订单出货需求仓库备货确定品种、数量相符否Y/N备货单数据修改打单部打印销售送货单销售管理最终审核价格正确无误，签名审批出货仓管员发货传真销售送货单给客户N销售管理审批订单价格三、订单销货作业流程Y作业说明一、完工订单的出货需求。二、跟单员制定《合和建筑五金备货单》三、销管员审批《备货单》并审核其价格。四、仓管员根据备《备货单》备货。落实发货明细（包括产品型号、数量、箱数）。给予发货。五、财务打单部对产品销货单价格进行审核、入账处理，打印《发货单》。六、销管员核对《发货单》价格是否准确后，签名确认。七、仓管员根据发货单发货明细，核对《送货单》确认无误，签名确认。八、回传《送货单》及货运单给客户，作收货凭证。制定备货单Y销售管理审批出货是否Y/N订单出货需求仓库备货确定品种、数量相符否Y/NY备货单数据修改打单部审核价格、数量正确后，打印销售送货单销售管理最终审核价格正确无误，签名审批出货仓管员发货传真销售送货单给客户N三、售后服务1.订单投诉作业处理流程2.订单销货退回作业流程四、订单投诉作业处理流程作业说明⑴⑵一、接到客户投诉单二、根据客户投诉内容制《产品投诉处理报告》三、领导签名批准。四、交由品质部分析原因。分析处理报告回传客服部。五、跟单员回复客户处理意见。六、车间补做的投诉产品发还给客户。客户投诉制《产品投诉处理报告》领导签名批准品质部回复《产品投诉处理报告》各车间返工或补做出现投诉时须注意的事项：1.分析客户投诉是否合理，对公司产品作进一步的学习。2.如遇到投诉少东西的时候，尽可能地要求客户提供产品的重量，以供生产门部作核对工作。3.要及时跟单投诉单的进展，及时将产品补发给客户。4.保管好投诉单回复函，用于以后可能出现的退货。四、订单销货退回作业流程作业说明⑴⑵⑶一、接客户退货申请报告二、分析退货原因，如因生产问题退货的，需提供《客户投诉处理报告》，填写《客户退货申请表》。三、领导签名批准。四、跟单员回传客户退货申请报告。五、同意退回的产品退回后由跟单员办理退货手续。六、仓管员根据退货申请报告作收货凭证，确认产品型号与数量。七、仓管员、仓库主管、销管员、销售领导、财务部等相关部门人员审批退货。八、财务打单部打印《退货单》。九、仓管员、销管员在《退货单》上签名确认。十、回传《退货单》给客户。客户产品退货需求领导签名批准接受否Y/NY办理退货手续相关人员签名确认仓管员收货确定数量财务打单部作《退货单》入帐、打印仓管员签名销管员签名确认填写《客户退货申请表》接到客户退货时的处理：1.客户填写产品退货申请单，填写清楚退货产品明细（包括退货原因）2.客户产品退货申请单的审批。确认是否接受客户的申请。3.回传申请单给客户，让客户按申请单上的内容给予安排退货。退货时必须让客户事先通知，并要求其传真退货明细及货运单，以便我司对退货的接收及确认。注：对于未填写产品退货申请单，而直接退货的产品，我司有权拒收货物。4.如因我司造成退货的，我司将无条件地给予办理退货手续，如因客户原因退货的，我司一律不给予办理。特殊情况时，由公司领导批准。退货时必须让领导注明清楚退货后的处理办法。如需退回工厂回炉的产品，必须经总经理以上级别的领导批准后，方可退回工厂。