设备(仪器)档案整理的方法

1设备（仪器）档案整理的方法为加强设备（仪器）档案管理，确保设备（仪器）档案的齐全完整，更好地为工作（教学）服务，必须对设备（仪器）进行科学地分类和规范的管理。一、拟定规范的并适用于本单位的设备档案的分类方案。附设备档案的分类方案表（见第5页）表内内容有：●类目名称：主要分为办公设备（教学仪器）、交通设备、视听设备、其他设备。●分类号：根据类目名称的设定，将设备档案的归档材料分别归类编号。如计算机、汽车示例讲解●归档范围：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括合格证、装箱单、产品使用（设备安装）使用说明书、启动光盘、图册、保修卡、发票复印件等）。●保管期限：根据设备使用寿命，档案保管到设备报废后五年。一般以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主。●备注：需要时填写（一般不填写）。二、归档时间外购设备在开箱时，档案人员要到场参加设备开箱、并将随机文件材料及时收集后整理归档。（自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档）。维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。三、归档要求：归档的设备文件材料,必须齐全完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号、同一批次购买的设备，只归档一套即可。四、整理方法1、组卷及卷内文件排列2按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序进行排序。①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。2、编目①编页码：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写的位置是，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。②编制卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。卷内文件目录（样表）顺序号责任者文件编号题名日期页数备注12卷内目录包括的内容如下：●序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；●责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；●文件编号；应填写文件文号或图样的图号，或设备（仪器）代号●文件题名；应填写文件标题全称；●日期：应填写文件形成日期；●页号：不装订的应填写每份文件的页数，装订成册的应填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止号。3●备注：需要时填写。卷内文件目录可用清华紫光管理软件进行著录打印，并装入档案盒（或装订成卷）的卷内文件的前面。③加盖档号章档号的编制：根据设备档案的分类，每一份文件的首页右上方都要加盖一个档号章。档号章需填写两个内容，一是档号，档号的构成为全宗号--分类号—案卷号。案卷号按类别、一个类编一个流水号。二是填写归档文件材料的序号（用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号，流水号）。●档号章模式：50Ｘ20ｍｍ（行高各10ｍｍ）档号序号35ｍｍ15ｍｍ④编制案卷封面、卷内备考表案卷封面的编制★案卷题名要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。结构：案卷题名=设备（型号）名称+内容特征+文件名称★立卷单位填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。★起止日期填写卷内文件形成的起止日期★保管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限（一般不填）。★密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级（没有就不填）。卷内备考表编制：卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图一张。4卷内备考表排列在卷内文件之后。3、装订入盒设备文件材料可分为装订和不装订两种①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。③将整理好的材料以档号排列顺序入盒，盒面填写案卷题名，脊背贴上标签并填写相关内容。例……4、编写案卷目录案卷目录（样表）档号归档时间案卷题名编制密级份数页数保管期限备注年月日单位日期★档号：根据设备档案分类编号，填写档案号即全宗号--分类号—案卷号。★案卷题名：要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。结构：案卷题名=设备（型号）名称+内容特征+文件名称★密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级★份数；卷内文件的件数★页数：总页数（各份文件页数之和）★保管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。一般以设备使用的寿命而定。★备注：需要时填写。最后入库上架按仪器设备的的分类号和案卷号顺序的排列即可。5设备档案分类方案类目名称分类号基本归档范围保管期限备注1.办公设备1.计算机SB·1·11.开箱验收证明书2.装箱单3.产品使用说明书4.设备安装说明书5.用户手册6.产品合格证7.产品图册、照片等8.购进发票复印件9.随机光盘、软盘等启动盘10.其它随机文件材料根据设备使用寿命档案保管至设备报废后5年2.打印机SB·1·23.复印机SB·1·34.扫描仪SB·1·45.刻录机SB·1·56.摄像机SB·1·67.照相机SB·1·78.数码印刷机SB·1·89.投影机SB·1·910.空调机SB·1·1011.去湿机SB·1·1112.其他办公设备SB·1·122.交通设备1.汽车SB·2·12.电梯SB·2·23.视听设备1.电视机SB·3·12.多媒体SB·3·23.其他SB·3·34、其他设备注：归档范围包括设备的购置、开箱验收、安装调试、维修到报废等全过程中形成的所有文件材6料