综合办工作流程

综合办工作流程综合办工作开始总经理综合办主任行政管理人力资源管理第一部分综合办工作流程流程1.1：文件管理制度收文流程行政专责综合办主任总经理处理重要文件一般文件流程结收文、发文签收、登记拟稿流程起审阅承办、督办阅读、拟办签发承办、落实编号、发文存挡流程结流程1.4：印章使用管理流程用印人各职能部室主任总经理综合办主任行政专责同意同意流程1.2：档案管理流程档案使用人各职能部室主任综合办主任行政专责用印人同意同意申请填写《公司用印审批单》流程起始批盖章审记录、存档流程结申请填写《档案借阅、复印申请单》流程起始批行政专责审核签字借出、复印审收回记录、存档流程结外带记录、存档专责携带前往归还流程结流程1.3：保密制度流程送达人综合办主任行政专责贴“秘密字样”流程1.5：证照管理流程用印人各职能部室主任总经理综合办主任行政专责同意同意秘密事项流程起始记录、存档收流程结申请填写《公司用证审批单》流程起始批复印件审记录、存档流程结原件外带流程结归还流程1.6：证明函管理流程申请人综合办主任总经理同意申请人填《证明函使用登记表》流程起始流程结出证明函、留存根出用印单批流程1.7：会议管理流程申请人综合办主任总经理同意申请人填《证明函使用登记表》流程结出证明函、留存根出用印单批流程起始流程5.1：接待工作流程来访客人相关部门接待人员各部办领导综合办主任总经理财务处一般客人客人到访流程起请示相关领导具体落实汇报、拟账了解情况制定接待方案制定接待方案落实汇报、报账了解落实情况费用审批了解落实情况费用流程结束费用报销明确客人身份、来访事由审流程5.2：小型接待流程（来电、来人）行政专责综合办主任总经理分管领导重要情况一般文件流程5.3：大型接待流程行政专责综合办主任总经理各职能部门与各职能部室有关流程结流程结情况处拟办承办、落实流程起始承办、督办接听来电记录内容/接待来访审批批准组织接待流程起始了解具体情况形成接待方案组织接待落实接待准备情况流程结流程6.1：参加外部会议流程行政专责综合办主任总经理各职能部门重要会议一般会议流程1.7：会议管理流程综合办主任行政专责各职能部门行政专责流程结布置会场批准流程起始接到会议通知落实参会人员通知参会人员参加会议审批流程起始通知开会会议准备参会人员通知材料准备会议记录形成会议纪要参加会议贯彻落实流程结归档流程1.9：车辆管理流程申请部门综合办主任行政专责同意使用流程起根据需求提出申请审核流程结完毕、登记登记、借车第四部分综合办各种表单使用及销毁流程1、控制清单使用及销毁流程编制填写审核、签字保存二年综合办相关部门总经理综合办主任销毁（责任人：综合办主任）2、部门控制清单收集处理汇总表使用及销毁流程编制填写收集、审核保存一年综合办相关部门总经理综合办主任销毁（责任人：综合办主任）3、收文登记表使用及销毁流程编制填写审核保存二年综合办相关部门综合办主任综合办主任销毁（责任人：综合办主任）4、发文登记表使用及销毁流程编制填写审核保存二年综合办行政专责综合办主任综合办主任销毁（责任人：综合办主任）5、固定资产登记表使用及销毁流程编制填写审核综合办行政专责综合办主任行政专责（长期保存）6、房租登记表使用及销毁流程编制填写审阅保存二年综合办行政专责综合办主任行政专责销毁（责任人：综合办主任）7、定额费用登记表使用及销毁流程编制填写审核保存一年综合办行政专责综合办主任行政专责销毁（责任人：综合办主任）8、手机费用登记表使用及销毁流程编制填写审核保存一年综合办行政专责综合办主任行政专责销毁（责任人：综合办主任）9、印章使用记录表使用及销毁流程编制填写审核、签字保存二年综合办使用人总经理综合办主任销毁（责任人：综合办主任10、客餐招待通知单使用及销毁流程保存一年编制填写综合办主任销毁（责任人：）流程1.8：办公用品管理流程申请部门综合办主任总经理行政专责大宗物品验收入库，并登记台账领用流程结提出计划流程起审核审批采购综合办相关部门综合办随账报财务11、档案明细表使用及销毁流程编制填写审核综合办相关部门综合办主任综合办主任（长期保存）12、合同登记表使用及销毁流程编制填写审核保存十年综合办相关部门综合办综合办主任销毁（责任人：综合办主任）13、会议签到簿使用及销毁流程编制填写收集、审核保存一年综合办参会人员综合办综合办主任销毁（责任人：综合办主任）14、会议记录簿使用及销毁流程编制填写收集、审核保存一年综合办各部门综合办综合办主任销毁（责任人：综合办主任）15、综合办评分表使用及销毁流程汇总评比综合办参与检查人员保存一年综合办文员销毁（责任人：文员）16、介绍信使用及销毁流程送相关部门销毁（责任人：部门负责人）编制、填写综合办存整理归档保存一年综合办文员销毁（责任人：综合办主任）标准2：综合办日常行为规范（1）办公电话接听规范响铃时，在三声之内接起在有必要知道对方姓名时可以说：“请问您是什么单位，请问您贵姓？”并确认：“XXX先生/小姐，您好！”认真倾听对方来电事由，如需要传呼他人应请对方稍等，轻轻放下电话传呼他人。如对方通知或询问某事应按对方要求逐条记录并复述给对方听，重要事情要用书面答复并作记录，不得在电话中答复了事。接听电话时，无论对方是何等态度，何种语气，都要心平气和，态度和蔼。中断时，应立即挂上电话，再次接通以表歉意。通话结束时，应等对方挂断之后再轻轻放下电话。对于打错的电话要耐心说明或转告相关人员，切勿生硬回绝，影响企业形象。打出电话时，应预先将通知内容整理好，语言要简练，首先向对方致以问候并作自我介绍，标准语为：“您好，我是？？？国际旅行社综合办XXX。”然后按事先准备的提纲逐步简述电话内容。接听时，要致以问候，语气要热情，标准语为：“您好，？？？国际旅行社综合办！”如需接电话或传呼他人，语气要客气，标准语为：“请问XX处室（公司）的XX同事在吗？”“麻烦您，我找XX同志听电话，谢谢！”（2）常规接待规范客人来访时，起身问好，面带微笑，握手或行鞠躬礼。确认来访者姓名、身份，请其到接待室或会议室入座。给客人送水，动作要轻。询问客人来访事由。如客人要找的人不在，询问客人是否留下联系方式或留言转达，并做好记录。