评估和选择改进方案

评估和选择改进方案评估和选择解决方案主要内容：•评估和选择解决方案的主要步骤–确定解决方案评估标准–评估解决方案–排列并选择解决方案评估和选择解决方案的主要步骤一般来说，主要步骤包括:1.确定解决方案评估标准2.评估解决方案3.排列并选择解决方案确定评估标准对评估标准设置权重以确保对每一个解决方案的评估不带偏见方案西格玛影响3时间影响3成本—收益影响3其他的影响1总分排序评估解决方案目标:找到“关键几个”最佳解决方案:让每一个潜在的解决方案通过这个流程删去明显不宜实施的方案考虑组织适合性建立解决方案评估矩阵评估标准权重决定SIGMA影响评估时间影响评估成本收益影响评估其他影响1)删去明显不宜实施的方案-解决方案一定不能产生明显不宜实施的影响。2)考虑组织的适合性-解决方案必须能够获得管理层承诺，适合客户和战略目标，组织价值和文化。3)建立解决方案选择矩阵-解决方案的价值必须基于数据和事实的基础上来决定。矩阵一般可包括四个主要因素：SIGMA影响、时间、成本和收益及其他影响。4)确定评估标准的权重-解决方案选择矩阵的每一个主要因素都应按照相对重要性来设置权重。5)确定SIGMA影响-解决方案必须对流程达到理想的SIGMA水平有显著影响。评估解决方案的主要流程（续）6)评估时间影响-全面实施解决方案并达到预期的业绩改善所需的总时间。7)评估成本收益影响-总的成本和企业在实施后实现的收益的关系。8)评估其他影响-在决策制定的过程中，组织希望考虑的重要影响。通常有安全性和士气。评估解决方案的主要流程（续）评估流程之第一步：删去明显不宜实施的方案•一些解决方案是很明显的不适合。这些方案的一些组成部分完全不能实施，所以要在进行进一步分析前先删去。这些不适合的解决方案例如：–解决某一个缺陷但是对客户引起了更大的负面影响–与组织的战略直接冲突–违反法律或公司政策–授权书范围之外实例:明显不适合•授权书要求:改进不能影响信息系统或超过10万美元投资•明显障碍:–解决方案使用需要额外硬件投入的软件包–解决方案需要十一个地点各投资2万美元的条形码设备潜在的解决方案明显的障碍•剩下的解决方案是能够实施的(无明显不合适)并可能达到满意的目标。但是，可行并不一定意味着它就是适合的或在特定组织中可以达到的。有用的提示•在你研究你的创意时,需考虑以下问题:–管理层承诺—你能使你的观点得到支持吗?–战略因素和组织价值—它们在你的方法中能反映出来吗?–运营和管理系统—潜在解决方案是与之互补还是与之抵触?•决策系统•会计系统•沟通系统•薪酬系统•其他组织的系统/流程潜在解决方案明显障碍组织适用性评估流程之第二步：考虑组织的适合性•有用的提示(续)–组织的文化—解决方案与核心运营文化是否协调?•士气•信任•沟通、合作•公开、勇于冒险•文化价值–环境—哪种限制可能对你的建议是否被接受造成影响?•政治•预算、财务•法律、规章制度的•组织的界限潜在解决方案明显障碍组织适用性评估流程之第二步：考虑组织的适合性（续）•选择标准矩阵是通过用数据和事实代替观念和假设来帮助克服潜在方案选择过程中的困难。矩阵包括对决策流程很重要的四个因素：–SIGMA影响–解决方案对SIGMA目标的影响或者：对业务问题的改善幅度；方案所减少的缺陷比率–时间–实施解决方案所需要的时间–成本收益–与各方案相关的财务影响–其他影响-组织在方案制定的过程中想要考虑的其他问题(例如:士气)•矩阵使所有做选择决策时需要考虑的方面都能清晰可见。•每一个方案都在四个方面(SIGMA影响、时间、成本收益和其他影响)经过评估。为进行评估，必须为四个要素确定尺度。每个尺度应包括同样的范围(通常1到10)以使不同类别可进行相互比较。评估流程之第三步：建立解决方案选择矩阵•在现今多变的商业环境中，上页所提到的四个因素其重要程度很可能各不相同。每一个因素的重要性通常可以用“权重”来显示。设置权重的过程通过将较多权重数分到某个因素来增加其相对于其他因素的重要性。例如，如果时间是成本的重要性的两倍，那么时间将得到两倍的权重。•在项目开始前管理层就应该确定每个因素的重要性。当然随着项目进程，企业战略、市场、技术、价值、法规等确定权重的因素发生变化，可能需要对相应的重要性作调整。因此，应该经常回顾先前确定权重的假设并在必要时与管理层一起对权重进行调整。评估流程之第四步：确定评估标准的权重方案西格玛影响3时间影响3成本—收益影响3其他的影响1总分排序范例：设置评估要素的权重•一个进行网上交易的销售公司正经历市场分额下降，员工士气低落和营运成本上升的困扰，需要对关键流程作出改进。项目开始之前，项目小组被告知按如下标准来评估实施方案。–SIGMA影响-SIGMA影响是士气影响的三倍。–时间-方案实施时间是士气影响的三倍。–成本效益-财务效益是士气影响的三倍。–士气改进-公司一直认为这很重要,虽然大部分士气好处将在成本效益上体现，但他们仍觉得可能有一些很难量化的收益需要另外强调。评估流程之第四步：确定评估标准的权重（续）或者：对业务问题的改善幅度；方案所减少的缺陷比率项目目标影响•解决方案对项目目标的影响•选择一个解决方案的先决条件是其能满足项目的目标。应对不能产生满意结果的解决方案进行调整以满足目标或不予选择。•解决方案的类型–独立解决方案–该类解决方案或能独立满足项目目标，或由于其独特性，不能与其他方案联合实施。方案X不予考虑因为其不能满足项目小组的SIGMA目标。65432项目目标SIGMA水平XYZ评估流程之第五步：确定SIGMA影响项目目标影响(续)•解决方案的类型(续)–叠加方案–这类方案单独并不能满足项目目标，但是能够与其他方案相结合以达到目标。65432项目目标SIGMA水平AAABBC解决方案AA+BA+B+C方案西格玛影响3时间影响3成本—收益影响3其他的影响1总分排序A21B12C3解决方案SIGMA得分x权重=总分值A7x3=21B4x3=12C1x3=3SIGMA影响评估评估流程之第五步：确定SIGMA影响(续)用时分析•有两种评估方案耗时的方法。一种考虑方案设计和实施的时间，它可以通过全职工作时间法(FTEs–需要的人-年量)或人-天、人-时法来计算。•另一种方法是计算实现流程理想目标之前的所用时间（周、月等）。•两种方法都可能适用。主要是根据不同情况选择不同的方法。评估流程之第六步：评估时间影响用时分析(续)•每个解决方案的价值可能受项目时限和方案实施总时间的影响。潜在的影响因素如：–现有预算•当前财政年度的资金是否充足？项目是否要延期？–供应商•考虑他们的业务周期–法律和政策•考虑地区调整政策、获得批准等–部门•考虑与供应商相似的问题。–自然因素•如果项目涉及建筑或者季节性产品与服务，应将气候因素考虑进去–可利用资源•如果业务高峰期将至或资源正被其他人使用，那么可能会对实施时间有所影响。时间评估范例:根据时间因素，评估解决方案项目的目标之一就是在4个月内完成解决方案的全面实施。项目小组为此根据具体的项目目标制定了相关方案评估标准:时间评分1-2月1039485766758493102111方案西格玛影响3时间影响3成本—收益影响3其他的影响1总分排序A2127B1212C33时间评估(续)假设方案A能在3个月内完成实施工作。根据时间表，如果方案项目能在3个月中完成，能计9分。然后将时间值9乘以重要性系数3，即得时间重要性分值27，然后将27输入标准矩阵方案A栏中。.时间重要性值方案时间值x重要性系数=时间重要性值A9x3=27B4x3=12C1x3=3成本收益评估分两部分：1、成本分值；2、净现值分值评估流程之第七步：评估成本收益影响成本收益评估范例:从成本－利润的角度来评估各解决方案•网上销售公司项目团队的财务目标是成本控制在100,000美元之内，同时产生的净现值达到300,000美元。目标的这两个组成部分同等重要，因此，每个目标将占到总分值的50%。A方案的实施成本大概是$105,000，并且会产出$270,000的净现值。总的分数由下面的等级决定。成本分值90k1090–100k9100–110k8110–120k7120–130k6130–140k5140–150k4150–160k3160–170k2170k1净现值分值320k10300–320k9380–300k8260–280k7240–260k6220–240k5200–220k4180–200k3160–180k2140k1成本分值净现值的分值评估流程之第七步：评估成本收益影响（续）成本收益评估(续)•A方案的成本得到了8分，净现值得到了7分。总的分数是22.5，如下所示:方案成本x50%+净现值x50%x权重=总分数A8x50%=4+7x50%=3.5x3=22.5B3x50%=1.5+4x50%=2x3=10.5C6x50%=3+8x50%=4x3=21.0方案西格玛影响3时间影响3成本—收益影响3其他的影响1总分排序A212722.5B121210.5C3321其它影响分析•在进行方案评估时，经常要考虑项目对组织或者业务的影响。这些影响可能包括以下领域–市场份额增加–渗透入新市场–品牌知名度提高–员工士气提高–顾客满意度–安全影响–环境的影响•其中的一些影响是可以量化的，并且可以在成本—收益分析中显示出来。其他的一些则是定性的。评估矩阵能使团队确保那些被认为对组织有重要影响的项目能体现出来。以上各种影响对组织的重要程度可以通过权重大小来确定。评估流程之第八步：评估其他影响排列并选择解决方案•对每个解决方案按照上述评估流程进行评估。•根据评估结果完成解决方案选择矩阵，如西格玛影响、时间影响成本－收益影响、其他影响，并按照的不同的权重计算总分。•根据每个方案的总分得分的多少进行排序。•根据排序情况，优先选择排在前面的解决方案作为我们的最佳解决方案。方案西格玛影响3时间影响3成本—收益影响3其他的影响1总分排序A212722.5777.51B121210.5539.52C33219363A方案为最佳方案