试论数字档案馆的现状与发展前景

1湖北大学高等教育自学考试全日制助学班毕业论文题目：试论数字档案馆的现状与发展前景姓名：张豹专业：信息管理与服务学制：全日制级别：2010级学号：0416102005442013年12月5日星期四湖北大学继续教育学院试论数字档案馆的现状与发展前景摘要：时代在发展，科技在进步。传统的档案管理方法已经不能满足当今信息大爆炸的需求。数字档案馆是时代发展、科技进步的必然产物。数字化的信息系统，使档案利用者能够快捷、简便的找到自己的资料。但是，数字档案馆的实践还处于起步阶段，还需要立足现状，不断完善，为利用者提供优质高效的服务，从而提高档案工作的地位和作用。关键词：数字档案馆特点现状对策发展前景目录：摘要关键词绪论一数字档案馆1、数字档案馆的定义2、数字档案馆的特点3、数字档案馆的功能二数字档案馆发展概况1、国际数字档案馆发展概况2、国内数字档案馆发展概况三数字档案馆的现状1、数字档案馆的建设成就2、数字档案馆存在的问题3、数字档案馆问题的解决对策2四数字档案馆的发展前景结束语参考文献前言：随着信息技术革命的浪潮，数字化正日益影响着人们的工作、生活及休闲。对于档案管理来说，传统的档案管理方法无疑跟不上时代的需求，数字档案馆则应运而生。利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询服务，改变了档案馆信息“孤岛”的形象，改善了档案服务的落后面貌。数字档案馆为档案工作创造了前所未有的有利条件，将从根本上提高档案服务质量，必将大大强化档案的信息需求。一数字档案馆1、数字档案馆的定义数字档案馆是利用计算机技术、网络技术，将分布于不同档案机构的信息资源进行集中、处理、加工，确保数字档案信息的长久保存和获取，并向社会广大用户提供便捷、高效的在线服务，最终实现信息资源共享的一种有序的动态信息空间。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。狭义的数字档案馆其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。2、数字档案馆的特点（1）管理对象的虚拟性这是数字档案馆区别于传统档案馆的最基本特征。在网络环境中，档案实体不再出现，其管理对象主要为数字化的档案信息资源，它不再是看得见、摸得着的东西，而是呈现出一定的虚拟性。（2）管理手段的技术性传统档案馆的管理手段主要以人工操作为主，而信息时代的到来使数字档案馆中档案工作的各个业务流程自动化，技术性因素开始大量渗入档案的管理中，从而使其工作效率大大提高。（3）馆藏资源的集成性3它利用网络技术对分布在不同节点上的档案信息资源进行统一管理，将分散的资源集成起来整合，从而满足更大范围的信息利用和多种类型的用户需求。（4）信息服务的便捷性网络技术带来的在线服务，极大方便了广大用户对档案信息的利用，同时也提高了数字档案馆提供利用的效率，实现了更满意的效果。（5）运行空间的开放性它打破了传统档案馆的物理封闭和地域隔绝，向外部环境开放，同时能及时、方便、高效地和社会用户进行互动，包括信息交流与信息反馈。3、数字档案馆的功能（1）数字档案信息的收集数字档案馆信息资源的来源主要有三种：传统档案的数字化、从业务系统直接接收的电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。（2）数字档案信息的处理数字档案馆必须面对大量的、多样的、异构的甚至是复合的文件，对这些信息进行鉴定、保管是其重要功能。（3）数字档案信息的查询数字档案馆具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。（4）数字档案信息的发布与传递数字档案信息的发布是基于面向对象机制的。数字档案馆可以选择多种方式进行信息发布。具体包括：对各立档单位提供文件在线的检索和利用等；对其它用户提供网络传输等等。（5）数字档案信息的安全和权限管理：在网络上存取和访问数字化档案，必须在有效的权限管理下进行，并以适当的技术保护档案资源不被滥用。（6）数字档案的长久保存数字环境下，数字信息对于软硬件具有极大的依赖性，但是软硬件更新换代的速度又非常地快，常常是当前的软硬件已经无法重现几年前的数字信息。数字档案信息的长久保存成了数字档案馆面临的一个突出而重大的问题，也成了数字档案馆的一个重要功能。二数字档案馆发展概况1、国际数字档案馆发展概况自上世纪90年代以来，计算机技术与现代通讯技术的结合，使世界各国的档案工作正4朝着数字化、网络化的方向发展。在档案的数字化管理和网络化利用方面，美国无疑是走在世界的前列。紧随美国之后，英国、加拿大、澳大利亚、新加坡等国也先后着手推进数字档案馆建设。2、国内数字档案馆发展概况国内数字档案馆建设的发展过程大致分为萌芽起步、快速推进和系统发展三个阶段。数字档案馆的起步以计算机技术的发展为基础，上世纪70年代末80年代初，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。进入21世纪后，信息网络技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为数字档案馆建设注入了新的活力。2002年11月，国家档案局进一步发布了我国档案工作迄今为止惟一的一个专项规划《全国档案信息化建设实施纲要》(档发〔200218号)，《纲要》对“十五”期间档案信息化建设的指导思想、目标任务作了专门部署，具体明确了档案信息化建设的基本内容和建设要求，对全国档案信息化建设产生了积极、重大的影响，成为我国档案信息化过程中里程碑式的文件。三数字档案馆的现状1、数字档案馆的建设成就数字档案馆是一个以档案信息为核心内容的综合信息资源库，不仅涵盖传统档案馆的馆藏档案信息资源，其信息采集将进一步扩大到企事业单位的现行文件、科技资源等，其载体形式包括语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，能够满足企事业单位各方面对档案信息资源的需求。数字档案馆具有数据海量存储的功能，应用压缩技术，通过光盘塔、磁盘阵列、磁带库、存储专网等方式，实现电子文件的大容量存储。数字档案馆建立以用户为中心的方式，通过网络技术将发个分散的档案信息数据库连接起来，用户可以通过网络与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的限制，实现跨馆际查询。数字档案馆的档案信息发布和传递是通过网页，将编辑出来的数字档案信息放在网站上，供用户使用。信息提供利用应受时效和密级的限制，一些内容不能公开，必须分内部网和外部网两个部分，用户可以根据授权范围查阅网页所提供的档案信息。数字档案馆应能通过专用软件系统，对进入数字档案馆的各类信息按照不同要求进行分类排序、价值鉴定、数据效验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合。能自动鉴定和存储所捕获的电子文件，并运用身份认证、加密、访问控制等技术、确保档案信息的安全与合理利用，有效地维护整个数字档案馆的安全。数字档案馆能实现对电子公文、科技文件等进行文档一体化管理，对文件从生成、捕获、处理、归档、鉴定、提供利用等的全过程管理，并通过与企事业单位的pdm、erp、capp、cae等系统的接口进行数据的动态管理。2、数字档案馆存在的问题(1)档案信息化资源相对分散。随着社会信息化的不断发展，办公自动化系统的开发．大量的电子公文随之产生，这些都需要新型的档案管理系统及时、准确、有效地接收。而很多数字档案馆的档案管理系统无5法融入到社会的整体自动化系统中，导致越来越多的电子文件资源分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。(2)档案信息化中的法律问题。对于档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调因向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作中还存在诸多问题。(3)档案部门档案上网带来的保密问题。档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围．在档案信息化过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。(4)电子文件真实性以及长期保存的问题。由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家发布了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将愈发严重。3、数字档案馆问题的解决对策（1)完善信息基础设施建设。档案馆的基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件和有效平台。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，如交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪．以及喷绘、光盘记录设备，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架。(2)解决档案信息安全问题。信息安全的现状是：首先，档案馆建设缺乏必要的投资，无法防范病毒的攻击。我们必须把安全防范意识放在档案信息化建设的首位．建立完善的信息安全机制，发挥信息数据的真实性、完整性、机密性、对立性，以及网络、数据库、操作系统和应用系统的安全性、稳定性、可靠性。为此我认为，一要寻找、研发子档案寿命长的载体；二要尽快制定网络安全法、国家信息安全法，从制度上保证网络信息的安全；三要针对档案的真实性，建立安全保密系统，建立可靠的备份制度，对不同的用户提供不同的等级、不同的程度的信息查询、阅读服务，并设置帐号及权限；四要采用元数据系统：五要在当前采用传统档案与现代电子档案有机结合的方法，保证档案的真实性。（3）做好档案利用者的宣传和培训工作。高度信息化的档案馆必须大量使用各种新技术，这就不可避免地_争利用者产生许多操作上的困难，进而产生畏难情绪，甚至发生自我堵塞信道的现象。因此有必要在档案信息资源开发利用工作中．将档案利用者的宣传和培训工作重视起来．创造必要的条件，做好对档案利用者的宣传与培训工作，积极主动地引导他们熟悉并乐于运用不断出现的各种新技术。（4）拓宽档案学专业教育的知识面，走复合型人才培养道路。根据人才市场的需求．在保证棱心教学内容的基础上，将综合性的学科知识信息溶人档案专业教学中，构建新的专业课程体系．加强外语和计算机、网络知识的教育。使学生具有档案、图书、经济信息、科技信息、信电技术、开发与服务荨方面的技能，建立以档案信息管理为主的，具有多方面才能的人才纵横结台的培养体系。四数字档案馆的发展前景6（1）电子文件的归档管理与利用：借助“文件中心”的功能机制，实现党政系统电子文件通过政务网络进行在线收集、整理、归档并提供现行利用，实现跨部门的信息共享。公开必要的现行文件和政府规范性文件、集中向社会提供利用，为政府信息公开提供支撑服务功能。运用元数据、身份认证、数字签名等技术手段，保障电子文件的真实性、完整性和长期可用性。（2）集成化档案管理与服务平台建设：增强业务管理平台对数字档案的管理能力、提供网络化服务的能力；借助先进技术手段（如无线条码阅读器、电子标签、手持扫描识别器）等，提高业务管理的自动化水平与工作效率。（3）整合专业档案目录资源：对于综合档案馆（室）来说，有义务整合辖区内各专业档案馆（室）的目录资源（如城建档案、房产档案、信用档案、人事档案等），面向社会提供集中的查询服务。（4）强化档案编研和信息资源开发利用：馆藏档案的大量数字化处理和管理信息系统功能的完善，为档案编研创造了良好的条件。借助搜索引擎技术，可以有效建立主题内容关联和聚类。由此将大幅提高档案的可用性；通过深度数据加工，能够从馆藏档案中提炼出大量有价值的信息资源，譬如：通过深度加工建设工程档案数据，可以为区域三维空间信息资源库提供基础信息。（5）加强档案信息网站建设：档案信息网站是档案馆宣传业务、面向社会收集档案、提供服务的重要窗口，是实现档案馆与社会公众、企业建立良性互动的有效途径。尤其是数字档案馆建成之后，借助档案信息网站开展业务和提供服务，会大幅提升工作效率和提