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采购业务流程及说明一、采购的内容本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。二、采购流程财务科经济运行部采购部门使用部门仓库使用部门提出采购申请部门主管审批相关部门审核编制采购计划安排具体采购作业验收入库购货发票入库单采购结算记账制单与供应商对账三、采购流程说明由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》；《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批；将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划；采购员根据采购计划具体安排采购作业，采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票；仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》；将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门；请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后；财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理；四、关键控制点各使用部门的需求和请购采购申请的审批和审核采购计划制定采购定价合同签订和审核付款方式和程序与供应商的对账五、部门设置与职责采购部：直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名；经济运行部：经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息；汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名；财务科：定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算；负责重点环节审核、票据审核；定期与供应商进行对账；仓库：仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口；仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。六、采购检验目的：为规范采购材料入库前检验特制定本制度。职责：生产基地负责编写、修改、完善本制度，并实施执行。综合财务部总监负责监查制度执行情况，并提出完善提议。综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验，确保无漏检、无错检、无误检。内容：生产产品外购入库前检验:参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。标签入库前检验：3.1内包装标签：防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。3.2外包装标签或印刷内容需含有：发货标签、产品防疫证、合格证。发货标签内容：商品名称订单号产品编号品名规格数量（kg）/个生产日期检验员代码生产厂家联系电话体积CM*CM*CM有效期限存储方式-18℃收货单位姓名发货地点运输单位运单号码发货件数发货日期3.2.1标签贴示位置按产品标准包装要求。标签以字内容为准贴示方向必须向上，正向不能倾斜，多个标签不能相互压住、不能压字，而应间隔1mm，或根据标准包装表中要求。毛量净重重量（kg）七、采购合同变更流程图及说明表相关部门采购部供应商总经理采购部经理开始签订合同签订合同①执行合同①执行②配合⑧审阅新合同审核否是结束是③合同执行情况记录④提出变更要求⑤提出变更要求否否⑥洽谈协商洽谈协商是否终止合同⑦修改合同新合同执行终止合同确认受理合同变更要求采购合同变更流程说明表：任务概要采购合同变更节点控制相关说明①采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》②质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合③采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容④公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求⑤供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出《合同变更通知》⑥采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商⑦合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原《采购合同》的相关条款⑧修改后的《采购合同》交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改⑨根据实际情况，将修改后的《采购合同》继续提交给高层管理人员进行审批八、岗位设置于职责采购主管：协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况；制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施；审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施，审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；根据采购信息，对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表，物料管理月报表；根据各部门上报的年度采购计划审批《采购申请单》；下达采购指令，安排和组织采购作业的具体实施工作；采购经理审核各单位上报的《采购申请单》，并做好采购业务的信息统计工作；审批采购主管上报的供应商名单，对供应商资质进行审查；对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料；审定各部门上报的采购计划和资金计划；根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议；签订采购合同，做好采购合同信息采集；审批供应商管理与合作的原则和政策，组织年度供应商考评和更替工作；参与和监督招标议标采购；仓库管理员负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存货异常状态解决方案。定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告；收料员物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。发料员：物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接，物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。质检员：参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。