财务报销管理规定及流程

厦门市创跃成机械设备有限公司财务报销管理规定及流程目的财务报销管理规定及流程版本适用范围公司全体员工文件编号CYC2015008日常报销制度及报销流程第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度适用公司全体员工。关于费用报销的一些操作规定为了明确公司财务管理级次，提高公司工作效率，落实各部门和各级管理责任人的责、权利关系，现结合公司的实际制订本财务文本。一、费用报销制度：(1）报销人必须取得相应的合法票据且发票背面有经办人签名。(2)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。(3)按规定的审批程序报批。(4)报销或借款10000元（含10000元）以上需提前一天通知财务部以便备款。二、费用报销流程：（1）费用报销人报销申请（填制费用报销单，要求书面干净，金额大小写一致，不得涂改），打印费用明细并将费用原始单据粘贴于费用报销单后；（2）报销人部门负责人（或上级主管）确认签字；（3）公司总经理（或委托授权人）审批（侧重真实、合理性等方面负全责）；（4）财务人员复核并履行付款。上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。三、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务人员负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字，四、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。五、报销金额审批规定：公司为提高工作效率，规定如下：1、单笔报销金额或单笔票据报销金额在5000以上的（含5000元），按照正常的流程由公司总经理审批。2、单笔报销金额或单笔票据报销金额在5000以下的（含5000元），按照正常的流程由公司各分管副总经理审批即可，金额超过5000元以上的必须要总经理批准。3、单笔报销金额或单笔票据报销金额在200以下的（含200元），按照正常的流程由公司各部门经理审批即可，金额超过200元以上的必须要各分管副总经理批准。六、报销或单据传递时效要求：财务人员根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常财务报销规定的流程操作，当月发生当月取得并当月30日报销（特殊情况除外），逾期不再处理。厦门市创跃成机械设备有限公司七、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条（特殊情况下可使用，但须征得副总经理以上领导同意并签字确认）或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由副总经理和上级主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。八、预借款的操作要求：公司员工因工作需要事前预借款的，必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用（借款审批权限按前款规定执行），在预定还款日期到期后不能还款或报销的有关人员的工资中扣除。具体借支管理规定及借支流程如下：第一条借款管理规定（1）公司发生预借款的情况下（如业务费、招待费、周转金等），借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(2)各项借款金额超过10000元（含10000元）应提前一天通知财务部备款。第二条借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经按照费用报销流程取得上级批准，否则财务人员有权拒绝销帐；(2)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第三条电话费报销制度及流程(一)费用标准（1）移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。（2）固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。(二)报销流程（1）公司行政综合部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。（2）财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。（3）财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。（4）员工到财务处签字领款（次月15日前）。（5）固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第四条交通费报销制度及流程(一)费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经分管副总同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。(二)报销流程厦门市创跃成机械设备有限公司（1）员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字。（2）审批:按日常费用审批程序审批。（3）员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。第五条固定资产、低值易耗品，节假日职工福利等报销制度及流程（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。（二）报销流程（1）购置申请:公司行政部每季度根据需求实际情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单。（2）报销程序：报销人先填写费用报销单(附原始单据)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。（3）费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。第六条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准（1）招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得副总经理以上领导的同意。（2）培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政部门一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。(二)报销流程：（1）招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。（2）培训费由行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。（3）资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。（4）其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第七条其他专项支出报销制度及流程(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。抄送总经理、副总经理、各用车人员、财务部、行政部存档制定/日期2015、03、08审批/日期生效/日期