财务管理手册

财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）1财务管理手册（试行）财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）2目目录录第一章手册的目的……………………………………………………………………………………………………3第二章现金管理……………………………………………………………………………………………………3-4第三章应收账款管理………………………………………………………………………………………………4-5第四章固定资产管理………………………………………………………………………………………………5-6第五章报销管理……………………………………………………………………………………………………6第六章银行存款、现金支付及审批程序………………………………………………………………………7第七章仓库管理…………………………………………………………………………………………………7-9第八章发票管理…………………………………………………………………………………………………9-10第九章财务内部稽核制度………………………………………………………………………………………10第十章财务交接工作的制度……………………………………………………………………………………10-11财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）3第一章手册的目的一、为了建立正常的财务秩序，正确核算酒店的经济效益，维护酒店的合法权益，充分发挥财务职能，提高财务工作效率和管理水平，结合本酒店经营特点，特制定《财务管理手册（试行）》制度。二、酒店财务工作按照国家及酒店财务规定执行；按规定填制财务凭证，登记财务账本，管理财务档案。1、财务记录必须以实际发生的经济业务及证明经营业务发生的合法凭证为依据如实反映财务状况和经营成果，做到内容真实、数据准确、项目完整、手续齐备、资料可靠。财务记录必须清晰，以便于理解、检查和利用。2、收入与成本费用应当相配合，一个财务期间内的各项收入与其相关的成本费用应当在同一财务期间入账。3、酒店应按照权责发生制的原则为基础，凡属于本期的收入和费用，无论款项是否收付，均应计入本期损益。凡不属于本期的收入和费用，即使款项已收付，也不应计入本期的损益。4、财务核算应当合理划分受益性支出和资本性支出，凡支出的效益仅及于本财务年度相关的，应作为收益性，计入本财务年度损益。凡支出的效益及于几个财务年度的，应作为资本性支出，分期计入相关年度的损益。5、财务核算以人民币作为计账本位币。第二章现金管理一、现金收支的规定：1、建立健全现金帐目，逐笔记载现金收付金额，帐目应日清月结，帐款相符。2、严格遵守银行核定的库存现金限额，现金收入必须当日解入开户银行，晚班的营业收入在次日上午9：00解入开户行；白班的营运收入当天下午4：30解入开户行。不得坐支挪用。3、严格遵守现金开支范围，除规定可以用现金支付的以外，一律通过银行结算。4、坚持先审后付原则，认真审核原始凭证，凡不符合制度，一律拒绝收付。5、所有日常报销先有经办人填写报销单，由主管负责人确认后，送财务审核，到出纳处报销。6、前台、出纳应认真核查现金交款，如属出纳或前台责任未发现假钞的，由出纳或前台赔偿假钞金额。二、关于备用金的规定：1、业务人员因工作需要，可向财务部门要求填写借款申请单，并写明事由经部门负责人审批后，交财务部门领取备用金。2、业务人员完成出差任务后，多余的现金应及时归还财务部门，做到一事一清。3、不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金。财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）44、不准谎报用途套取现金，不准公款私存，不准私设小金库，不准保留帐外公款。三、银行结算管理规定：1、银行存款的收付应严格执行银行结算制度的规定，“支付结算方法”是银行结算制度的主要依据，各项经济往来，除了按照国家现金管理的规定可以使用现金以外，都必须办理转帐结算。2、严格遵守银行结算办法的规定，不准出租、出借帐户；不准签空头支票和远期支票，不准套取银行信用。3、建立支票领用簿，真实全面反映领用支票的情况。4、每月月末必须编制银行存款余额调节表，对未达事项必须在两个月内清理完毕。5、现金银行出纳不得兼管收入、费用、债权帐簿的登记工作。6、接受支票的交易行为必须在银行收妥后方能发货，以免引起损失，尤其是要谨慎接受背书支票。7、应收款支票须当日交财务妥善保管，严禁携带支票过夜，若因违章造成支票遗失，由当事人赔偿全额。第三章应收账款管理应收账款是酒店的债权，一旦经营业务发生，不论是否开出发票，只要经营款项尚未收回，都应视作债权成立，列入“应收账款”项下。一、对“应收账款”的管理职责：1、各业务部门负责人及业务人员在与客户开展经营业务前后，都应详细了解与掌握客户的资金信用与支付能力，以防止拖欠帐款情况的发生。2、财务部门应及时与客户核对帐目，督促经办人员针对不同情况，会同负责人和业务人员共同商议催收办法和措施。3、各业务部门负责人、业务人员应及时了解和掌握本酒店业务范围内应收账款的情况，部门负责人落实有关人员做好应收账款的催讨清理工作，要建立“谁经手的业务，谁负责清理帐款”的专人负责制。4、酒店财务年终须将本酒店“应收账款”的数据资料，账龄分析，催讨情况书面上报酒店领导。二、坏账处理办法：1、坏账准备应单独核算，酒店应于年末时对应收账款计提坏账准备金。2、对于客户破产、倒闭、关门而无法收回的应收账款，应由有关业务人员提出书面报告，并出据对方单位破产或关门的有关证明，再交酒店财务负责人办理申请坏账处理手续。3、酒店财务负责人接到申请坏账处理报告后，对报告进行审核并提出书面处理意见，报请酒店总负责人进行审批。4、经上级领导审批同意后，财务部方可对有关坏账进行处理，未经上级领导审批同意，财务部门不得擅自财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）5将“应收账款”转作坏账处理。5、本办法有不祥之处，在执行过程中不断加以补充。第四章固定资产管理一、原则：1、加强固定资产管理，提高固定资产使用效率，对于搞好酒店机器设备维护保养，使其保持安全、稳定、长周期运作具有重大意义。因此，酒店对固定资产的增减变动情况要正确及时放映，并对其收入、拨出、报废、使用、修理要进行严格监督，核算记录，以保证酒店财产完整无缺。2、建立健全固定资产档案，固定资产的分类。折旧年限按规定执行，对每项资产应按经济用途和使用情况、性质、折旧年限和使用部门进行分门别类登记入帐，并应填列固定资产卡片，编制固定资产目录。3、固定资产的购置，固定资产无论有偿、无偿调入均需事前由使用部门提出申请，填写固定资产申购单，报请主管领导批准方可予以办理。财务部门应按取得时的成本建卡入帐。4、固定资产的减少与报废，需由使用部门填写报废申请单，经管理部门核准，报请酒店领导批准后，方可予以报废，经批准报废的固定资产，由财务部门作固定资产清理处理，即进行帐务上的处理及销卡工作。二、固定资产的核算：1、固定资产净残值率未3％2、按平均年限法提取折旧3、其它对已用固定资产转为不需用固定资产，需有使用部门列出清单，提出书面申请报请酒店批准，由管理部门出具通知单，财务部门则依据通知单作账务上的处理。使用部门对转为不需用的固定资产加强管理，可封存予以封存，做好维护保管工作，保证其资产不流失。第五章报销管理一、差旅费：统一根据公司相关制度执行。财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）6二、招待费：1、所有招待费的发生必须确有业务需要，严禁业务外招待费的发生2、超过人民币300元的招待费必须事先得到总经理的口头同意。招待费、礼品费超过2000元/次的提前向公司领导申请批准。报销时必须清楚写明招待或送礼给哪个部门，用于办什么事情三、报销单据要求：1、所有报销单据必须清洁、完整、合法，由当事人亲自填写报销。2、收据必须是事业单位专用收据，其他收据不予接受。3、发票的来源必须合法。4、交通费、招待费发票必须注明时间、地点、事由。5、所有报销单据在发生时间后五个工作日内报销（节假日顺延）；差旅费票据在差旅结束后五个工作日内报销有效（节假日顺延）；逾期票据不予报销。6、报销如无发票或发票丢失原则上不能报销，特殊情况应写明具体情况，由部门负责人证实后签名经总经理批准后方可报销第六章银行存款、现金支付及审批程序一、原则：1、各部门每月底将下月用款计划传到财务部，由财务部汇总，上报董事长安排资金。2、双向同步记录（财务与经办）：相关部门应做好本部门合同的执行情况的登记，每周一例会上，财务部与相关部门核对应收应付款的情况，保证数据的准确性及款项的及时、合理收付。二、操作流程：经办人填写付款申请单部门负责人审批财务审核总经理（董事长）审批出纳付款财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）7采购员填写第二，第四联交财务第三联交仓库计账入库单三、现金、费用报销审批程序：第七章仓库管理一、商品入库：1、采购商品应结合库存情况，不能短货，不能囤积。2、酒店收到货物后应及时办理入库手续，当货物和发票同时收到时，采购人员根据发票所列品种、规格、数量、单价、总价与实物核对无误后，填制入库单，入库单需仓库保管员、采购人员签字确认，入库单一式四联，仓库留第三联计账、财务留第二联为入帐依据、第三联为结算资金依据。3、仓库一般情况下不接受货物退库，如因特殊情况确需退库的，经财务部鉴定退回的货物质量完好，主管负责人审批后方能退库，仓库保管员应填写退库单，退库单一式四联，仓库留第三联计账、财务第二联为入帐依据、第四联为结算资金作依据。二、操作流程：1.当货物和发票同时到第一联留存2、货到发票未到：业务部填制收料单，作暂估入库经办人填写费用（差旅）报销单部门负责人审批财务审核出纳付款财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）83、待发票到后，业务员红笔填制收料单，然后在填制正式入库单。注：商品退库操作程序与入库操作程序基本相符，区别与填制单据名称不同而已。4、财务采购部门收到采购发票应及时交财务部，财务部将发票与交来的入库单、收料单核对无误后作帐务处理。月底时货物已收到发票仍未收到的，财务部按收料单暂估入帐，待以后发票收到时再将原暂估入帐的金额冲销，按发票的实际金额入帐。三、商品出库：1.商品发出商品出库，经办人需填写商品出库单，详细列明领用的单位、品种、规格、数量，出库单一式四联，第一联留存、第二联交财务作帐务处理，第三联仓库保管员、第四联交财务作资金结算之用。2、财务第一联留存采购员填单出库单第二、第四联交财务第三联交仓库计账第一联留存采购员填写收料单第二、四联交财务第三联交仓库计账财务管理手册(试行)H&Rmanagementguide（trialimplementation）9根据业务员交来的出库单、核对无误后计算成本，根据财务核算的一贯性原则采用个别计价法，区分商品，直接计入领用单位成本及损益。3、库存物资日清月结，当天收发料当天计账，永续盘点，保持账、卡、物三相等如有不符，应查明原因，并根据酒店的管理权限，经总负责人批准后再作处理。存货盘点表在每月30日交财务部，以便财务上的核算。4、月末物资已入库，发票未到，先按估价入帐。月末款项一付，物资未入库，作“在途材料”核算。5、年终进行清仓工作，上报盈亏数字，按程序批报处理。财务部门根据盘点单先进“待处理财产损益”科目，等待指令再作处理。第八章发票管理1、发票及收据由财务负责统一办理和保管。2、开具发票应当按照规定的时限、顺序、逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3、开具发票应当建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，并按规定定期向主管税务机关上报发票使用情况