水利普查档案操作细则

海南省第一次全国水利普查档案归档操作细则海南省第一次水利普查领导小组办公室二〇一三年一月二十九日1一、水利普查档案归档依据根据《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办[2011]161号）的相关规定，水利普查档案属于水利科技档案范畴，因此水利普查档案的归档方法主要依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2008）以及《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）等技术规定。本次水利普查归档资料，还涉及图纸、照片等，因此，还依据《技术制图复制图的折叠方法》（GBT10609.3-2009）和《照片档案管理规范》（GB-T11821-2002）等规程规范。二、基本概念归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件：归档文件的整理单位。件是归档文件最基本的整理单位,也是最小的整理单位，由文件直接构成档案的“细胞”。注：根据上述原则，每张清查表、普查表作为“件”的构成三、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、整理程序1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷标题→5、复查定卷→6、编页号→7、填写卷内文件目录→8、填写卷内备考表2→9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与档号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13、编制检索工具（填写案卷目录）1、分类水利普查档案的分类参照《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》（修正），以下简称《保管期限表》（修正）原《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》存在部分错误，《保管期限表》（修正）进行适当的修改并增加个别小项。2、组卷2.1组卷的含义组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。2.2组卷的要求1）一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2）每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3）卷厚适度。一般不超过40mm。4）案卷内不应有重份文件。5）价值（保管期限）大体相同。3、卷内文件排列：3卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。卷内文件材料排列顺序，一般要求“案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列”，卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。“按问题、时间或重要程度排列”，在人工查阅文件时确实可以一次把相同问题的文件调阅，但由于到目前为止，水利普查工作还没有完全结束，如果“按问题”顺序排列编写页码后，后期类似问题的文件将无法再延续页码，可能会导致管理类文件页码混乱，同时，部分文件内容可能涉及多种问题的情况，这类文件也很难进行分类，因此，考虑到水利普查工作的实际情况，按照“简化整理、深化检索”的原则，卷内文件类材料排列可以“按问题”顺序或“时间”顺序排列。并遵循以下原则：（1）整体上按时间（工作程序进度）。（2）正文在前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批复在前、请示在后。（5）原件在前、复印件在后。（6）装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。4、拟写案卷标题案卷标题也称案卷题名，是表达档案中心内容、形式特征的名称，案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。本次水利普查档案的案卷题名，可参照保管4期限表》（修正）中的“归档文件材料”名进行适当的修改。5、复查定卷复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。6、编制卷内文件页号6.1编号范围：（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。6.2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。6.3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。7、填写卷内文件目录7.1卷内文件目录要素卷内文件目录涉及到挡号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等要素的填写，其样式见图11。1《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2008）5图1卷内目录式样1）档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号中各号之间以“-”号相隔。水利普查档案档号由水利普查档案类别代码、文件材料类别代码、案卷流水号组成。如：全宗号-SP1-1-1.2.3…n案卷流水号文件材料类别代码水利普查档案类别代码全宗号水利普查科技档案档号的编制为：全宗号-第一次全国水利普查科技档案类别代码（SP1）-文件材料类别代码-案卷流水号。2）序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。依次标注卷内文件排列顺序，以阿拉伯数字从1开始编写，每一个序号对应一个文件；（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。6（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍作为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。2）文件编号文件编号：文件文号或型号或图号或代字、代号等。（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。（3）许可证：填证号。（4）清查表、普查表填表号。3）责任者：也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人2。（1）以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位或个人；（2）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。（3）责任者可填写规范通用的简称。4）文件题目：是表达档案中心内容、形式特征的名称，按照文件的标题，题名又细分为正题名、并列题名、副题名及说明题名文字等3。正题名：a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷2《档案著录规则》（DA/T18-1999）(代替GB/T3792.5-85)3《档案著录规则》（DA/T18-1999）(代替GB/T3792.5-85)7封面上的题目。正题名照原文著录。b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[]”号。d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部份，节略内容用“……”号表示。e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。5）日期：文件产生的时间，以8位阿拉伯数字编写4，如20120115。6）页数：构成本文件的总页数，文件中有图文的页面为一页。有文字的页面必须编写页码，页码编写正面右下角处，背面左下角处。说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。7）备注：填写卷内文件材料需补充说明的情况，如缺损，修改、移出、销毁等。管理类文件卷内目录的要素见图2，编写样式说明见图34归档文件整理规则(DA/T22—2000)8图2管理类文件卷内目录要素文件编号文件题目责任者日期9档号54-SP1-1-1卷内目录序号文件编号责任者文件题目日期页数备注…国水普办[2012]47号国务院水利普查办公室关于做好第一次全国水利普查项目验收有关工作的通知2012122772个附件…图3卷内目录的填写样式7.2表格类卷内目录的编写清查表、普查表卷内目录的编写格式和管理类文件卷内目录的编写格式部分有所不同，管理类文件以“份”定“件”，清查表、普查表按一表一件进行处理，由于同一调查类型清查表、普查表的标题是一样的，因此，卷内目录中的文件题目属于“单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加‘[]’号”的情况，根据上述情况，结合清查表、普查表等表格的填写内容，确定表格类文件卷内目录文件题目的编写格式为：“表名[调查对象名]”或“正题名[调查对象名]”，一张表格中有多个调查对象的，多个调查对象逐一排列，其间用“，”分开，“表名[调查对象名1，…，调查对象8位阿拉伯数字构成本文件的总页数缺损，修改、移出、销毁管理类文件题目可直接抄录文件名全宗号，由档案局提供流水号分类号分类号，代表第一次水利普查盖章单位，全称或规范化简称文件文号文件在卷内的排列顺序本文件正文有3页，有2个附件，附件1“水利普查项目执行情况总结”有3页，附件2“第一次全国水利普查经费收入支出情况”有1页，故页数为7。本文件有2个附件，备注中注明有利于查找相关内容。10名n]”。卷内目录各要素编写格式及约定如下：文件编号：表格类文件编号采取表号，如:P301表责任者：填盖章单位，全称或规范化简称。文件题名：表名[调查对象名1，…，调查对象名n]日期：文件产生的时间，以8位阿拉伯数字编写5，如20120115。页数：构成本文件的总页数，文件中有图文的页面为一页。有文字的页面必须编写页码，每张清查表的背面均有填写说明，因此清查表的页码编写正面右下角处为1，背面左下角处为2，其总页数为2。备注：填写卷内文件材料需补充说明的情况，如缺损，修改、移出、销毁等。本次水利普查，需要填写的表格数量较多，个别清查、普查表不可避免的存在修改情况，对这类表格应在备注中说明，为了简约，说明格式如下：清查表备注简写格式说明项目表格内容普查员普查员电话号码普查员日期普查指导员普查指导员电话号码普查指导员日期简称表序号-表列号PPDPRPZPZDPZR说明表序号:在表格中的行编号或序号表列号:在表格中的列编号P普查员的第一个拼音字母D电话的第一个拼音字母Z指导员第一个拼音字母R日期的第一个拼音字母如清查表水库工程管理单位中（图4）,天鹅岭水库的联系人“梁其英”有修改痕迹，该人在表格中的“表序号”为3，“表列号”为8，在备注中说明：“3-8有修改”。（图5）中普查员名字有修改，在备注中说明：“P有修改”。清查表卷内目录的编写样式见图65归档文件整理规则(DA/T22—2000)11普查表备注简写格式说明项目表格内容填表人填表人电话填表人日期复核人复核人电话复核人日期审查人审查人日期简称编号TTDTRFFDFDSSR说明T填表人的第一个拼音字母TR日期的第一个拼音字母F复核人的第一个拼音字母FR日期的第一个拼音字母S审查人的第一个拼音字母TR日期的第一个拼音字母12图4水库清查样表1有修改，在备注中要说明13图5水库清查样表2有修改，在备注中要说明14档号54-SP1-3-1卷内目录序号文件编号责任者文件题目日期页数备注1Q201文昌市第一次全国水利普查领导小组办公室水库工程清查表[昌尾水库,长九水库,天鹅岭水库,水西水库,八角水库]2011121123-8有修改4-11有修改2Q201文昌市第一次全国水利普查领导小组办公室水库工程清查表[甘村水库,大岭水库,翁龙水库,南岭水库,马村水库]201112112P有修改…图6表格类卷内目录填写样式水库工程普查表卷内目录的编写样式如下表所示：档号54-SP1-3-1卷内目录序号文件编号责任者文件题目日期页数备注1P201文昌市赤纸水库工程管理所水库工程普查表[赤纸水库]2012010823.2、F有修改…说明：该表假定赤纸水库工程普查表“3.2项”（图7）、“复核人”（图8）有修改，故备注中写“3.2、F有修改”8位阿拉伯数字构成本文件的总页数缺损，修改、移出、销毁文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[]”号全宗号，由档案局提供流水号分类号分类号，代表第一次水利普查盖章单位文件文号或型号或图号或代字、代号等依次标注卷内文件排列顺序15图7水库工程普查表样表1图8水库工程普查表样表2有