第六章办公自动化设备的使用与维护

第六章办公自动化设备的使用与维护【学习目标】通过本章的学习，读者应该能够：1．了解现代办公自动化设备的主要类型；2．熟悉计算机系统的组装与优化；3．熟悉办公局域网的设置与应用；4．熟悉打印、复印设备的安装、使用与维护；5．熟悉刻录机、扫描仪的使用与维护；6．熟悉传真机等通信设备的安装、使用与维护；7．熟悉摄影、摄像设备的使用、维护。办公设备基本知识概述计算机系统的组装与优化办公局域网的组建与应用打印与复印设备的使用与维护办公通信设备的使用与维护影像设备的使用与维护6.16.26.36.46.56.66.1办公设备基本知识概述6.1.1办公设备概述办公设备，英文OfficeEquipments，泛指与办公室相关的设备。办公设备有广义概念和狭义概念的区分。狭义概念指多用于办公室处理文件的设备。例如，人们熟悉的传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪、电话机等，还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。广义概念则泛指所有可以用于办公室工作的设备和器具，这些设备和器具在其他领域也被广泛应用，包括电话、程控交换机、小型服务器、计算器等。办公设备与办公耗材不同，可以说，买办公设备是购房，买办公耗材是装修。本章主要介绍狭义设备中的常用设备。6.1办公设备基本知识概述6.1.2现代办公设备的类型现代办公设备的种类繁多，但基本上可分为以下三大类：1．信息处理设备2．信息传输设备3．办公用机电类设备6.1办公设备基本知识概述6.1.3办公设备的发展趋势办公自动化的进程与先进办公设备的使用息息相关。随着科技的进步，办公自动化设备的发展趋势是数字化、智能化、综合化。1．数字化2．智能化3．综合化6.2计算机系统的组装与优化6.2.1计算机系统的组装一、系统组装的原则随着计算机技术的日新月异，电脑配件的种类越来越多，电脑配件的方案也多种多样，组装适合企业办公使用的计算机应遵循以下几个原则：1．实用的原则2．够用的原则3．升级的原则6.2计算机系统的组装与优化二、计算机组装项目【项目描述】某公司财务部新进5名新员工，需购买5台计算机，主要用途是运用公司财务软件进行办公。【项目分析】1．日常办公软件和普通财务处理软件对计算机硬件的要求并不高，根据公司财务情况定价在每台3500元左右。2．显示器要求屏幕大，长时间使用不刺眼。3．键盘鼠标要求符合人体工学设计。4．主机运行噪音小、防辐射。5．为满足需求，采用购件组装的方式购买。部件产品型号参数价格CPU酷睿第三代I33220CPU3.3G主频/22纳米/3M三级缓存779元散热器原装风扇超频三青鸟3（静音版大风扇）25元主板华硕B75-MLXPLUS六核主板499元内存金士顿4GDDR31600129元硬盘西部数据500G7200转16MSATA单碟告诉硬盘349元显卡昂达GT640神盾1GD5599元机箱库德F8B豪华版新版119元电源大水牛宽V400节能版139元显示器冠捷E2250SWn21.5英寸LED宽屏810元键盘鼠标微软舒适曲线3000键鼠套装人体工学设计150元总计3598元6.2计算机系统的组装与优化【项目小结】通过本项目的学习，我们掌握了台式机的组装步骤，还掌握了Windows7操作系统的安装，同时掌握了一些选购计算机硬件的技巧，为我们接下来要进行的优化打下了基础。6.2计算机系统的组装与优化6.2.2计算机系统的优化一、系统优化的原则硬件安装完成后一般不再频繁拆卸，这里提到的系统优化主要介绍操作系统的优化。如何使操作系统稳定高效的工作，需遵循以下几个原则：1．安装杀毒软件，定期查杀病毒和木马。2．定期进行漏洞修复和系统修复。3．定期进行电脑清理。4．定期进行加速优化。6.2计算机系统的组装与优化二、系统优化项目【项目描述】上一节中介绍的为财务部组装的5台新台式机已经组装完成，并且安装了windows7的安装系统，现在进行系统的优化。【项目分析】【项目实施】6.2计算机系统的组装与优化【项目小结】本项目介绍了安装杀毒软件和安全卫士，并通过杀毒软件和安全卫士对系统进行了一系列的优化，包括病毒和木马的查杀、漏洞的修复、系统的修复、电脑清理以及优化加速，使计算机处于相对快速、稳定和安全的环境中。随着使用时间的延长，务必定期进行上述各种操作，建议一周一次为宜，漏洞的修复可以设置为自动，外来文件设置为自动进行病毒和木马的扫描，确保安全的情况下再打开进行使用。6.3办公局域网的组建与应用6.3.1办公局域网概述办公局域网通常是指在一个政府行政机关、企事业单位、校园、医院等范围较小的地域内，把分散的计算机、终端、大容量存储器以及其他设备连接起来组建的计算机网络。组建办公局域网的目的是为了将各个计算机、外围设备和计算机系统连接成一个数据共享体，并通过网络管理软件，能控制网上用户之间的相互联系和信息传输。6.3办公局域网的组建与应用6.3.2办公局域网的组建与应用一、项目描述某小型公司，现有员工20人，集中办公。为满足公司业务拓展需求，现组建公司网络以实现办公自动化、无纸化，节约公司成本，紧跟时代发展。二、需求分析1．公司须接入Internet，以便进行网上交流。2．公司内部信息共享、资源共享、打印机共享。6.3办公局域网的组建与应用三、网络规划1．根据办公需求和当地的实际情况，公司选用了ADSL专线方式上网，选用这种方式上网的优点是：网络速度相对较快，上网不影响电话使用。2．由于公司规模小，实现功能简单，因此采用星型拓扑结构实现网络互联。拓扑结构如图6-28所示。6.3办公局域网的组建与应用四、网络硬件选购与互连根据公司现状及未来发展需求，需购置如下硬件设备：电脑25台（含网卡）、交换机2台（24口）、家用小型路由器1台、双绞线1箱、水晶头1盒（100个）。由于Internet接入由ISP供应商完成，所以网络连接利用超五类双绞线制作网络跳线实现。6.3办公局域网的组建与应用五、IP地址设置（一）路由器端设置（二）客户端IP设置（以WindowsXP系统为例）六、共享文件夹七、打印机共享6.4打印与复印设备的使用与维护6.4.1打印机的使用与维护一、打印机概述打印机的种类很多，目前市场上常见的打印机有三种：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机。在现代办公场所中，普通打印以激光打印机或多功能一体机使用为主，而对于票据打印等则以针式打印机为主。6.4打印与复印设备的使用与维护二、项目描述A公司因业务需要欲购置打印机一台完成公司的文档打印，但员工对打印机使用及维护都很陌生，总预算3000元。三、项目分析针对小公司的文档打印需求，购置HP(惠普)LaserJet1020即可满足需求，其余费用用于员工培训。四、打印机安装五、文档打印6.4打印与复印设备的使用与维护六、打印机的日常维护故障现象可能原因排除方法卡塞纸张纸张未正确装入对于进纸区域卡纸，若从纸张输入盒或单页输入槽可以看到大部分卡塞纸张，可用手小心将卡塞纸张竖直向上拉出。对于内部区域的卡纸，可按以下步骤清除：（1）打开打印机端盖，取出硒鼓（2）将绿色松纸手柄向后推（3）用手慢慢拉动卡塞纸张，使其脱离机器（4）清除可能掉下的纸张碎片（5）重新装入硒鼓，合上打印机端盖纸张输入盒过满导纸板未调整至正确位置在未清空并重新对齐纸盒中纸张的情况下，添加了更多的纸张纸张输出盒太满打印时调整了送纸手柄打印时打开打印机端盖使用的纸张不符合规格在打印时电源中断不进纸纸张未正确装入取出硒鼓检查是否有纸张卡塞，若有则清除之。可能有卡塞纸张打印件颜色浅，或有垂直的白色条纹碳粉不足或启动了“经济方式”补充碳粉、更换硒鼓或取消“经济方式”打印机内置光学器件被污染清洁组件打印件有纵向或横向的黑色条纹或不规则污迹或全黑硒鼓受损或未正确安装更换或重新安装硒鼓打印机需清洁清洁打印机纸张太粗糙，或太潮，或不符合打印用纸规格更换纸张6.4打印与复印设备的使用与维护6.4.2复印机的使用与维护一、复印机概述根据复印机的工作原理不同，复印机可分为模拟复印机和数码复印机两种。我们通常所说的复印机是指静电复印机，它是一种利用静电技术进行文书复制的设备。数字复印机是通过激光扫描、数字化图像处理技术成像的，它既是一台复印设备，又可作为输入/输出设备与计算机以及其它办公自动化设备联机使用，或成为网络的终端。6.4打印与复印设备的使用与维护二、项目描述某打印社因打印、复印、扫描等业务需求，现需新进设备，但其预算有限。三、项目分析针对其业务需求，可选购数码复印机，可以节省成本，推荐：夏普1808S、富士施乐S1810CPSNW、柯尼卡美能达283。四、复印机安装本项目以夏普1808S为例介绍复印机的安装。6.4打印与复印设备的使用与维护五、一般文档复印1．确认复印机是否打开，若没有打开，则打开电源，预热一会儿。2．确认纸盒中是否有合适纸张，若没有则放入。3．打开上盖，放入欲复印的文档，正面（欲复印面）朝下。4．设定相关参数，复印数量，并按确认键。5．按“开始”启动复印。说明：要复印多份时，请先复印样张，直到效果满意后再开始多份复印。六、复印机的维护6.4打印与复印设备的使用与维护6.4.3扫描仪的使用与维护一、扫描仪概述扫描仪属于计算机辅助设计中的输入系统，与计算机软件和计算机、输出设备（激光打印机、激光绘图机）接口一起组成印前计算机处理系统。扫描仪广泛应用在标牌面板、印制板、印刷行业等。其用途和实际意义在于：将印刷好的文本扫描到文字处理软件中，免去重新打字之麻烦；对印制版、面板标牌样品可以扫描录入到计算机中，可对该板进行布线图的设计和复制，提高了抄板效率。常见扫描仪有三类，分别是手持式扫描仪、小滚筒式扫描仪和平台式扫描仪，其中平台式扫描仪是现在的主流。6.4打印与复印设备的使用与维护二、项目描述A公司因需要大量扫描图书、文档等，现需购置一台扫描设备。三、项目分析由于A公司扫描量大，必须使用专业的扫描仪，故而可以购置HP5590等商业应用类型的扫描仪。四、扫描仪安装扫描仪的安装分为软件安装和硬件安装两部分。一般先安装软件后安装硬件。6.4打印与复印设备的使用与维护五、图书扫描六、扫描仪的维护6.4打印与复印设备的使用与维护6.4.4刻录机的使用与维护一、刻录机概述光盘是以光信息作为载体用来存储数据的一种物品，可分为不可擦写光盘（如CD-ROM、DVD-ROM等）和可擦写光盘（如CD-RW、DVD-RAM等），而刻录机是将信息刻录到光盘中的一种设备。广义的刻录机是指专业刻录CD或DVD光盘的设备。本课程中所指刻录机是指能刻录CD或DVD光盘的光盘驱动器。刻录机可以分两种：一种是CD刻录，另一种是DVD刻录。使用刻录机可以刻录音像光盘、数据光盘、启动盘等，方便数据的存储和携带。6.4打印与复印设备的使用与维护二、项目描述小王因工作需要，需要购置一台刻录机用于公司文件的备份刻录以及自己的日常使用。三、项目分析针对个人使用兼顾工作需求，以及当前的流行趋势，建议购买外置式可移动DVD刻录机，如三星SE-218BB、先锋DVD-XD01等。具体刻录可使用NERO刻录软件或刻录机随赠刻录软件实现数据光盘、视频光盘的刻录等。6.4打印与复印设备的使用与维护四、刻录机安装外置式刻录机目前主要采用USB接口，可实现即插即用，安装非常简单：把刻录机的USB线连接到电脑的USB接口即可。五、光盘刻录六、刻录机的日常保养与维护6.5办公通信设备的使用与维护6.5.1传真机的使用一、传真机的概述传真机是应用扫描和光电变换技术，把文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行远距离传输的通信设备。传真机能直观、准确的再现真迹，并能传送不宜用文字表达的图形、照片、图表等，在各种办公领域中都得到较为广泛的应用。6.5办公通信设备的使用与维护传真机的分类，根据传送时间的不同，原国际电话咨询委员会（CCITT）对电话网上使用的文件传真机分为以下四类：一类机（G1）：在电话网路上传送一页A4幅面文件约6分钟时间；二类机（G2）：在电话网路上传送一页A4幅面文件约3分钟时间；三类机（G3）：在电话网路上传送一页A4幅面