行政仓库管理制度

1昆明万达高尔夫有限公司仓库管理制度框架1、仓库管理制度管理制度操作流程表单样本表单传递流程部门仓库管理制度2行政仓库管理制度目录一、仓库管理制度1、目的2、采购入库管理3、领用出库管理4、物资借用管理5、更换、退货和返修管理6、库存管理7、仓库日常管理8、库存商品盘点管理9、库区现场管理二、流程1、采购入库流程2、领用出库流程3、直拨流程三、表单1、采购申请表2、补库清单3、采购入库单4、领用出库单5、直拨单四、部门仓库管理职责一、仓库管理制度1、目的1.1为了加强库存物品及在借物品管理、明确物品进、出库手续及流程，提高公司资金、物品使用率，保证仓库安全，特制定本制度，要求公司各部门遵照执行。31.2制度中所指的物品是指各部门因工作所需而储存的各种成品材料。1.3工作日提前十分钟到岗，巡视仓库，检查仓库周围环境是否存在火灾隐患，若有异常，应及时向上级领导报告，并及时排除隐患。2、采购入库管理2.1物品采购主要分为日常备货采购和使用部门要求紧急采购两类。2.1.1日常备货采购指行政部仓库根据物品库存和各部门申领计划主动备货，补库清单由仓库每月10日前下，由部门负责人审核无误后传给仓库一份做备档；传一份给采购部门执行。2.1.3为了降低紧急采购频率和采购成本，每月5号前各部门必须把次月的申领计划表发给仓库统计，以便仓库做补库计划，超过5号没有把申领计划表交给仓库的部门，本月不得申领物品。2.1.4仓库管理员根据审核无误的补库清单清点采购送来物品实物数量，进行外观验收，同时要关注商品的货物名称、规格、型号、数量是否与补库清单一致；如果是部门专用物品，应及时通知使用部门一起验收，经使用部门验收合格仓库方可收货入库，否则拒绝入库。2.1.5仓库将实物清点入库后，应在实物库位上贴上物品名称，对于保质期比较短的物品（烟酒饮料、食品等）还要检查生产日期和保质期，在录入管家婆系统时设置到期日期，以便每月月初核查，在保质期之内督促使用部门领用。2.1.6仓库根据核对无误的送货单关联生成入库单并打印，入库单由采购、仓库签字确认，入库单为一式三联，一联仓库，一联采购部，一联财务。2.1.7仓库负责编制、打印、报送进出存周、月报表。2.1.8禁止虚开无实物的入库单。2.2紧急采购物品是指使用部门由于遇到突发情况需要使用而仓库没有备货的物品。2.2.1申购部门必须提前一周把申购表发给仓库和采购部门，仓库收到申购表后在一周之内完成询价工作并把询价资料发给使用部门。42.2.2采购把物料送到公司后，必须通知仓库和使用部门一起验收，使用部门根据本部门的使用要求（数量、品牌、规格型号、品质）进行验货，达到要求的告知仓库人员收货入库，然后仓库直接开直拨单，采购、使用部门和仓库签字确认有效。物品达不到使用部门使用要求的，仓库拒绝收货。附件：采购入库流程、补库清单传递流程、入库单传递流程3、领用出库管理3.1常用物品领用3.1.1凭领料单领用物品，领料单有部门负责人和主管副总签字方有效。3.1.2各部门需做常用物品统计，遇到节假日提前三天把领料单填写完毕，留给走流程时候一个充足的缓冲时间。3.1.3仓库根据有效的领料单明细（名称、规格型号、数量）备货出库，仓库签字确认后领料流程完成，领料单为一式三联，第一、二联由仓库保管，第三联由领用部门留底备查。3.2急用物品领料管理3.2.1各部门遇到突发事件需要紧急采购物料的，物料送到公司后，采购必须通知仓库和使用部门一起验收，使用部门根据本部门的使用要求（数量、品牌、规格型号、品质）进行验货，达到要求的告知仓库人员收货，然后仓库直接开直拨单，采购、使用部门和仓库签字确认，急用物品领用流程完毕。物品达不到使用部门使用要求的，仓库拒绝收货。3.2.2各部门遇到突发事件需要从仓库领取物料的，领出人可以先在领出登记本做领出登5记，然后三天之内把领领单补齐，过了三天没有把领料单补齐的，仓库上报行政部，由行政部对责任人处以三级处罚。3.3.3周末或节假日各部门遇到突发事件需要领取物料的，领出人去找值班经理，由值班经理去保卫室领取仓库钥匙且打电话告知仓库人员方可进去仓库领取物料，且在领出登记本上做好登记，三天之内补齐领料单。以收假日期开始计时过了三天没有把领料单补齐的，仓库上报行政部，由行政部对责任人处以三级处罚。3.2.4对于违反此制度的部门或领出人行政处理标准：补领料单时间超过3-5天处三级罚单；超过5-10天处二级罚单；超过10天处一级罚单附件：3.3工程材料领用3.3.1由于工程部工作的特殊性，每天频繁领出工程材料，本着不影响工程部每天的正常工作，工程部领用工程材料时由仓库在工程材料领用登记本上做登记，领出人签字确认。每周五由仓库按登记记录统一开一张出库单，由领用人、工程部负责人、主管副总、仓库签字确认，工程部每周的工程材料领用流程完毕。3.3.2工程部领用的办公用品统一由草坪工程部文员填写领料单领取。3.4鞋服领用3.4.1各部门员工领用工服需所在部门申请，经行政部同意且统一填写领料单领取发放。3.4.2新员工转正后经部门申请，行政部同意，主管副总签字同意才允许到仓库领取新工服。3.4.3方了便统计，服装的领取单必须单独填写，不得与其他物料领取单混在一起，尺码、6领用人名字必须填写清楚，没有备注领用人，仓库拒绝领取。4、仓库日常管理4.1、每月月底整理一次仓库，主要防止物品过期和受潮、受损。若发现物料有发生质变的（如过期、受潮、生锈、或损坏等），应及时的用书面的形式向上级领导汇报。4.2、仓库物品尽量按类别堆放在同一个区域，并编好库位贴上标签。4.3、仓库管理员要对库存物资进行定期和不定期清查，确定各种物资的实际库存量，并与电脑中记录的结存量核对，保证账实相符。根据盘点结果，对低于备库量的物资及时填写申购单，进行补货。库存物资清查盘点中若发现有账实不符的情况时，应及时查明原因，并以书面形式向部门负责人报告。4.4对于烟酒、饮料、食品、日化用品等有严格保质期的物品要严格按照先进先出的原则出库，在保质期内督促使用部门领出库。4.5年中和年终仓库应协同财务部对公司库存商品进行全面盘点，编制盘点表，并与帐面余额核对，帐实不符的要分析原因，提请部门处理。4.6盘点过程中应对残次冷背库存商品做标签，并隔离摆放。4.7库管员要做好防火、防潮、防盗工作，对库存商品的安全负责，否则承担相应的责任。5、营业点报表管理5.1、根据店铺送来的收货单明细及时在远古系统录入入库单。5.2、根据店铺送来的退货明细及时在远古系统录入退货单。5.3、每月25号对球具店、红酒店进行实物监盘或抽盘，以盘点表记录实物盘点结果，并与仓库开出的转货单及销售报表，查看结余商品数量与实盘数量是否帐实相符，若有不符，应协助店员及时查明原因。5.4、每月月底核对营业点进销存报表，在次月1日12点前交给财务复核。2013年11月10日7二、流程流程图符号提示1、业务流程2、票据流程3、业务或操作员4、表单帐务处理5、8一、采购入库流程1、常用物品采购入库流程N发货Y各部门制定领用计划仓库：统计各部门领用计划和仓库库存仓库、使用部门：清点实物，进行外观验收审核是否与采购清单相符（Y/N）财务部供货商采购部：根据采购清单进行采购行政部负责人：根据补库清单发出采购指令采购发票仓库：关联生成入库单（一式三联）92、紧急采购物品入库流程（直拨流程）询价表询价确定供应商采购询询N询送价价价货资表询价资发料料票Y部门领出使用使用部门：制定申购单采购部仓库：是否达到使用部门要求（Y/N）供货商关联生成直拨单财务部10二、领用出库流程1、物品领用出库流程三天内补单出货出货仓库备货部门负责人签字仓库签字出货/领出人签字主管副总签字录入管理系统紧急领用/工程材料领用领用登记本登记使用部门：领料单11三、表单采购申请表申购部门：申购日期：物品名称品牌规格型号技术/性能要求单位数量到位时间表-1补库清单年月日编号商品编号商品名称单位数量单价现有库存数量现有库存金额补库数量补库金额合计表-2采购入库单收货仓库：录入日期：单据编号：物品类别：供货单位：摘要：编号商品全名规格型号单位数量金额备注合计大写：采购：仓库：打印日期：表-312领料单发货仓库：录单日期：单据编号：领料部门：摘要：商品编号商品全名规格型号单位数量金额备注制单人：仓管：打印日期：领出人:使用部门负责人：主管副总：表-4直拨单录单日期：单号：摘要：发票号码：供货商领用部门物品编码品名规格单位数量单价小计备注采购：使用部门：仓库验收：制单：表-513四、仓库管理部门责职一、各部门（文员或指定专人）1、各部门文员（或指定专人）要规范填写申购单，申购单上必须填写商品名称、规格型号、数量、技术要求等，如果有指定品牌务必填写品牌名称。2、各部门文员（或指定专人）每月5日前务必统计好本部门次月的申领物品，并把明细发给仓库统计。3、各部门文员（或指定专人）务必提前把领料程序走完，以减少紧急领用频率。4、各部门文员（或指定专人）务必保管好领料单第三联，以备核查。二、仓库1、仓库管理员根据审核无误的补库单办理物资入库手续。入库时仓库负责清点实物数量，进行外观验收，同时要关注商品的价格、规格、型号、数量是否与订单一致。货物名称及编号是否统一，如有异常，应及时通知经办人员改正，否则拒绝入库。2、根据核对无误的送货单关联生成入库单，并打印。3、每日及时配对红字采购预算清单和红字入库单，与退货列表核对无误后一并报送业务会计。4、编制、打印、报送入库周、月报表。5、做好日常、定期、不定期的库存商品盘点工作。6、呆滞品、待处理品、不合格品必须与正常商品严格隔离，并做好醒目标识，并由仓库协同使用部门及时处置。7、要做好防火、防潮、防盗工作，对库存商品的安全负责。2013年11月10日14