行政公文的特点及写作要求

行政公文的特点及写作要求发布时间：2009-9-1918:11:41被阅览次数：218来源：宜都农业网局办公室王本忠一、什么是行政公文？行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。二、行政公文的特点它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、2004年8月24日修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求有较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词，一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境进行描述，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。三、行政公文的类型国家行政公文有12类13种,党委里有14种（意见），即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。①、按行文关系和行文方向分：上行文、平行文、下行文。②、按内容的处理要求分：参阅件、承办件。③、按其紧急程度分：特急公文、急办公文、常规公文。④、按其秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文。⑤、按其职能分：法规性公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。⑥、按其来源分：收进公文、外发公文、内部公文。（一）版头由发文机关全称或者规范化简称加上“文件”二字或者加上带括号注明的文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。1.发文字号，由机关代字、发文年度和发文序号组成如：都农[2009]23号2、份号标注同一份公文正本份数的号.在秘密以上等级公文中标引。3，密级秘密，机密，绝密4、紧急程度特急，急件（二）标题三部分，即：发文机关＋事由＋文种（三）正文1．主送机关（即向谁发文）2．正文注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。3、结尾：常见有：一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。二是希望、号召类。三是时间.（四）印记主题词（最多4条）、抄送、抄报、发文机关、引发时间、印数四、行文规则第十三条行文应当确有必要，注重效用。第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十七条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第十八条属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。第二十条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第二十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。五、常用公文的写作要求（一）通知的写法通知是批转下级公文、转发上级和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项；召开会议、任免和聘用干部时使用的文书。通知按其用法可以分为：指示性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。“通知”这一文种，目前使用范围极广，使用频率也很高。它是上下级之间、平行和不相隶属的单位之间，以及单位内部都可以使用的文种。据有的基层单位统计，在上级来文中“通知”几乎占总量的四分之三。为什么“通知”使用如此广泛呢?相对来说，主要是通知适用范围较宽，具有使用方便的特点。不论单位级别高低，也不论大事小事，都可以用“通知”行文。近年来，一些上级领导机关用“命令”、“指示”行文来指挥、领导下级工作的情况明显减少，而用“通知”的情况越来越多。特别是中等以下的机关、团体、企事业单位对下属布置工作、传达指示、指挥行动时，多数都以“通知”行文。1、指示性通知的拟写指示性通知用于向所属下级布置工作，阐明工作活动的指导原则和方法；还用于传达上级的决定和指示、布置需要执行或办理的工作事项等。指示性通知的正文由三部分组成：通知的依据(原因、目的、意义)、主体部分、结尾部分。通知的依据：是用简明的语言说明为什么发此通知，然后用一句过渡语，如：“现通知如下”、“特作如下通知”、等转入主体部分；主体部分：是通知的具体事项。指示性通知主体部分比较复杂，应分条或分段叙述，使人一目了然；结尾部分：一般写执行要求。如：“以上通知，望认真执行”；有时则用一般号召性文字提出希望和要求，有的通知也可没有结尾部分。2、转发性通知的拟写将上级、同级或不相隶属单位的来文发给下级单位，用转发性通知。转发性通知正文的写法也比较简短。常用“现将×××转发给你们，望遵照执行。”这一模式。有时在此基础上，还根据本单位、本系统、本地区的实际情况，提出具体要求，或作补充规定。转发性通知的特点在“转”字上，不能加批语。3、发布性通知的拟写发布性通知是用于告知受文单位，某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准，现予发布或印发，并要求下级遵照执行。重要的规章用“颁发”或“发布”，一般的用“印发”。这类通知所发布(印发)的法规性文书，一般都是发文单位本身制定的。发布性通知的正文也比较简短，一般只需写明发布根据以及发布的是什么文书，提出执行要求即可。有时也可简要阐述发布此文书的目的、意义，或提出贯彻执行的具体意见。4、事务性通知的拟写事务性通知是上级要求下级办理或告知下级需要知道的一般事项。如：报送有关材料、启用或废止公章、出版刊物的订购、变更地址及电话号码，等等。事务性通知的正文往往采用篇段合一的形式。只把通知的是什么事情说清楚即可，没有必要予以议论评价或阐发意义，也不提执行要求。例文：事务性通知××公司关于地址迁移的通知我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲××号办公，新开户银行：北京市地安门分理处，账号××--××，原来的开户银行及账号7月1日撤销。特此通知××公司×年×月×日5、会议通知的拟写各单位在召开会议时，会前要告知与会者开会的时间、地点、携带材料等，这时要用会议通知。除了一些小型或紧急会议就近口头或电话通知外，一般都要使用书面会议通知。会议通知的正文一般由召开会议的背景(目的、意义)和会议注意事项两部分构成。召开会议的背景：主要写明为什么开会，一般文字比较简短，不要长篇大论。会议注意事项：是指会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期，有时还具体地提出准备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。例文：会议通知××厂关于召开计划生育工作会议的通知所属各单位：为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：……二、参加人员：……三、会议时间、地点：……四、要求：……××厂×年×月×日6、任免通知的拟写任免通知是上级需要向下级传达对有关人员的任免事项时使用的通知。任免通知的正文要写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务。例文：任免通知××总公司关于×××同志职务任免的通知×分公司：经总公司研究决定：任命×××同志为××分公司经理，免去其××室主任职务。××总公司×年×月×日注意事项1.内容要明确具体；2.语言简洁，语气肯定；3.使用一定的专用语等。（二）决定的写法1、概说(1)含义及特点。决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：一是制约性：因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。(2)适用范围(类型)。决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类：1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》，《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》2．对某一重大问题作出处理的决定。3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。2、写法决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。(1)标题。决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。标题下一行，有一题注，标明通过或发市时间。(2)正文。由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法：这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。三、写作注意事项(一)不能滥用决定行文。决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情况应当尽量避免。(二)决定原由要充分、准确、合理。决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，令人信服。(三)决定事项要具体、明确、清楚。决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定