行政前台工作职责

李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式13371656921行政前台工作职责一、行政前台接待1.接待来访者接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。2.接待咨询者若有咨询者来访，应及时请业务部门的咨询顾问或行销客服部的人员来协助接待。3.接听转接电话前台是总机电话，一般电话打进后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接。4.接听咨询电话若在前台接到咨询电话，若对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至营销客服部。5.接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时，如午餐时间等再来。6.频繁往来的相关人员的接待1)快递目前一直在联系的是“一统快递”，联系人：“张建飞”联系电话：[phone]，“一统快递”会在早11：00~11：30，下午17：00~17：30来我公司收取快递，公司业务同仁快递费由自己现付，分公司行政部门相关人员的快递费用月结，产品事业部、教练事业部、皮纹事业部等三个部门的费用也是月结，但是快递客户联由该部门相关人员自行保管，月初各自填写费用申请单，单独报账。分公司行政部门月初填写费用申请单，由上级主管即行政主管签字后交由财务至总公司申请费用，一周后到财务处领款并与快递公司结账。李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式133716569212)物业公司我公司的物业公司名称为银达物业管理公司，物业可提供的服务包括：室内的电源安全管理；锁具的维修；信件的代收；电费的收取（每月会先送一次电费账单，用电费账单填写费用申请单并由主管签字后交给财务，财务缴费后查收电费发票交给财务）；3)电话安装孙明负责安装公司内部的电话，改线、新电话的申请等，具体的程序行政主管会比较清楚，只需记录孙明电话即可，若产生费用，填写费用申请单给财务，向财务申请费用支付。孙明，联系电话：4)送水公司我们常联系的送水公司有一家“”一桶水10元，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每到月初时结账，填写费用申请单向财务申请费用支付即可。5)预订机票公司需外出人员的机票的预订的工作，常联系航空售票处为“”送票员小张，预订电话：[phone]，机票主要是廖总出差最多，要即时查询，最快的时间内确定，机票折扣浮动较大，错过很容易出高价票，一旦查好合适折扣，需准确出票，现在国内航班全部可以使用电子客票，只需让售票处确定好机票后把确认信息发到前台工作人员手机上，再由工作人员发至出差人员手机上以确认，外出人员即可带有效证件，去机票柜台直接办理登机手续。与售票处结款可以不用着急，收到电子客票报销联后填写费用申请单交与财务，并用申请下来的款项支付机票款即可。二、行政前台与各部门的沟通1.与财务部的沟涌1)每月月底名片款，缴款事项月底25日之前将本月内所有名片款上缴财务，同时附“名片制作明细表”一份，以备财务查阅。李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式133716569212)每月月底公司用IC电话费，缴款事项月底25日之前将本月内公司用IC卡电话款上缴财务，同时附“电话充值明细表”一张，以备财务查阅。3)每日晚库房卖出产品，产品款缴款事项每日晚17：00将当日产品款全部上缴财务，同时附当日缴款四联单为原始凭单，以备财务查阅。4）行政部产生的与前台有关的费用，填写费用申请单交由财务，核准给付。5）其它临时性需与财务部配合事宜。2.与客服部的沟通大会后常会协助到客服部做一些资料的采集录入等。其它临时性需与客服部配合事宜3.与人事部的沟通公司有人员招聘时，协助人事部门给应聘人员打电话通知应聘的各项事宜。其它临时性需与人事部配合事宜4.与业务部的沟通为业务同仁服务：1）产品购买（参照第三条第1款）2）宣传品领用(参照第三条第3款第4项)3）电话卡充值（参照第五条第5款）4）考勤卡领用（参照第五条第2款）5）快递：定时通知业务同仁快递取件时间，配合业务同仁发送快递，快递费业务同仁自理。6）其它。5.与总公司其他部门的沟通1)总公司相关人员需与总公司协调的事宜，由主管交办前台后，与总公司联系得到总公司的协助处理。李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式133716569212)产品事业部临时性需与产品事业部配合事宜3)皮纹事业部临时性需与皮纹事业部配合事宜4)教练事业部临时性需与产品事业部配合事宜三、行政前台库房管理1.库房管理准则时效性：当日的产品出入库做到有记录购买产品时间为每日AM：09：00~11：30准确性：因为本公司库管的特殊性，库房不但有产品管理，还有产品销售，所以库房管理人员应准确收入现金，严格遵守产品销售的原则，产品出库要有现金入账或相关责任人的签字核准方或出库2.库房盘存每月25日要将库存产品全面盘点，制作“月末报表”给总公司产品事业部相关负责人；若有产品数量不足或已领用完，即时上报总公司产品事业部相关负责人，进行补充（包括所有产品及宣传品）；3.库房产品种类及细则1)书籍类产品每月1—10日，公司员工可购买未曾购买过的新书，以特价10元/本，其它时间购买或已买过书籍，打书款6.5折购买。2)光盘类产品所有库房现有的光盘类产品，购买时员工一律享有6.5折优惠。3)器材a)M&Y会议器材包括：游戏类；文件类；音控类；文具类……大会前2天必须全部准备好，清点齐全，会议结束后全部保存，以备下次大会再次使用；李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式13371656921b)MAP会议器材包括：文件类；音控类；文具类；道具类……大会前2天必须全部准备好，清点齐全，会议结束后全部保存，以备下次大会再次使用；c）宣传品日常使用宣传品器材包括：DM、宣传光盘、各类企业宣传品等……器材的领用时间为每日AM：09：30~12：004)代管产品公司临时需要寄放在库房的各种物品，需要副总或同级领导签字确认后代为保管；四、行政前台会务工作1.会议前准备工作1)器材准备器材分为：游戏组器材；文件组器材；文具组器材；总监物品；音控器材；等……在开会前一周开始器材准备工作，第一、拿到“大会器材准备单”（应由行政主管提供），确认器材数量，剩余库存数量；第二、上报行政部主管，由主管统一采购不足器材，第三、拿到新购器材后再根据器材准备单核实，如有缺漏及时上报并补购；第四、最后确认器材数量是否与准备单要求相符，清点无误后签字上缴行政主管。2)销售产品准备大会期间多有产品销售工作，作为分公司库房管理员身份，必须根据大会要求准备相应销售产品，应在大会前一周开始索要“大会销售产品列表”2.会议中服务工作1)岗位安排听从会议总监安排；2)工作职责李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式13371656921及时完成会议总监安排的工作，及岗位分内的工作；3)会议销售产品的管理会议中销售的产品应被专房管理，在做完会议总监安排的分内工作后，及时管理销售产品，避免出现丢失产品的现象；3.会议后完善工作1)会议中销售产品的归库会议结束后销售产品应及时归库，清点售后数量，核兑售出产品数量及金额是否相符，签字后与财务结算；2)会议后器材的归库会议后器材应及时归库，在归库前清点器材数量，做好“器材回收明细表”，详细登记数量，以备下次会议是否再次使用；3)会议后协助其他部门的其他工作会议后听从行政主管的安排协助其他部门如客服等部门作其他会后资料等方面的整理工作等；4.会议后总结工作会后写会议总结，主要是总结在会议中自己工作的不足，发现的问题，针对问题所做的解决方法，是否可以提出合理化建议等，在行政主管的规定时间内，将总结交至行政主管，由行政主管备案，以备上级查询；五、行政前台日常事务1.保证前台电子设备的正常使用前台电子设备包括：电脑一台；扫描仪一台；佳能传真机一台；佳能复印机一台；若电脑、扫描仪及传真机故障，可以找我们长期合作的周永斌：联系；若复印机有故障，直接找供货商：联系解决问题；2.保管考勤卡（包括新旧考勤卡的保管）我公司每月1日更换新卡，所以1日早上必须及时给员工更换；且我公司的考勤制度是当月26日~次月25日为一个统计期；每月更换卡片时及时通知人事部主管，把上月剩余几天考勤及时统计完后，收回旧卡保存，以备随时查阅；李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式133716569213.每月2-3日统计公司所有人员相关信息，更新员工通讯录公司不管是否有新进或离职员工，都应在每月2-3日制作新的通讯录，先将员工信息编辑后，打出一份核对稿，让每位员工核对一下自己的信息是否正确，当每个人都核实无误后，在2-3日打印成稿，复印人手一份分发至每位员工手中；4.公司内部用IC卡的购买公司用的分机电话都是卡式电话，所以需要每位员工都有一张IC充值卡，当卡面上相应的金额使用完后，可至前台来充值，前进员工需新购IC卡，公司购卡是根据市价购买，员工购卡时需缴押金，当离职时也可将押金全退，现在刚购进新的IC卡近20张，新员工购卡时需缴卡押金12元/人；合作购卡的供应商是：当卡用完后可以向她订购；5.公司内部用IC电话卡充值前台每日早10：00~12：00进行电话卡充值，充值时员工需在“电话充值明细表”中填写相关信息，以备财务或上级领导查阅；充值详细步骤：充值时有一张IC卡管理卡，在话机上先插入管理卡，然后按下“确认”“2”再按“确认”“2”拔出管理卡，插入员工IC卡，输入正确金额，然后“确认”显示“pass”后，拔出员工卡，充值完成；6.行政人员长途电话卡的购买前台领用完长途卡后需在楼下报亭购买，“100元/张”IP卡购买时27元/张；买回后在“长途电话卡明细表”中填写购买记录；7.分公司行政人员的长途电话卡领用行政人员每人每月可领用100元长途卡/张，行政人员需要在“长途电话卡明细表”上填写相关信息领用；以备财务或上级领导查阅；8.短信系统的使用现在公司使用的短信系统是上海总公司指定使用的同一短信系统，在使用中，每发一条短信，在“短信发送记录表”中登记摘要并要相应需发短信的主管级人员签字；9.前台电源管理前台管理前厅照明灯及电子仪器电源等，每当下班或午休时，需将李尚隆老师给您传授《管理模式》的真谛，教您的员工都能《乐在工作》课程联系方式13371656921前厅照明灯关闭，下午下班后须将电子仪器电源及电灯全部关闭后方或下班；10.名片领用应总公司要求，公元司所有员工名片版式应一致，所以公司集体印刷名片底样100盒/次，价值15元/盒，公司业务部同仁名片需个人购买，底样15元/盒+3元/盒（印制费）共计18元/盒交于前台，由前台协助找姓名印制人员印制名片；行政人员印制名片底样免收取，但是3元/盒印制费需支付给印制人员，行政人员3元/盒的印制费需要填写费用申请单交于财务，由行政主管审核后财务批复后复款给前台；11.电话费查询每月8-10日为公司电话费查账日期，查询电话为：2018，根据语音提示查询电话费；查询好后填写费用申请单，并打印“话费明细表”附于费用申请单后；交由财务；12.各种单据的申请各种单据的申请程序为，发现单据不足后先问行政部主管，看是否仍有存货，若有领出来使用；若没有，及时上报总公司行政主管，或库管，尽快调用过来；13．出门条管理公司所有外运大件物品需填写出门条，出门条规格为3×5卡片，上盖有公司公章；14.公司备用钥匙的管理现前台有储物柜备用钥匙，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用。