行政办公规范管理制度

行政办公管理行政办公管理是现代成功企业有效运作的有力保障，其内容就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织、指挥和控制的活动。管理的目的在于实现包括制定计划、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化，从而提高办公室的运作效率，最大限度地达到办公室的工作目的。1、行政办公工作规范行政事务管理办法（制度）总则第一条为加强公司行政事务管理，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事物包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。档案管理第三条归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条档案的借阅与索取1、总经理、副总经理、行政综合部主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理解阅手续，直接提档。2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻阅、抄录、转借、遗失、如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内容档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。第六条档案的销毁：1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经行政综合部主任批准后方可销毁。3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。印鉴管理第七条公司印鉴由财务科负责保管。第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。公文打印管理第十二条公司公文的打印工作由行政综合部负责。第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。办公及劳保用品的管理第十五条办公用品的购发：1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室。2.总经理办公室指定专人制订每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要由计划地分发给各个部、室。由部室主任签字领回。3.除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准后方可领用。4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。6.负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。第十六条劳保用品的购发劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。、库房管理第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现事务与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。第二十二条严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。报刊及邮发管理第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，须经总经理办公室主任批准。行政办公规范管理制度第一条为使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定本制度。第二条办公仪表规范1、员工在工作期间，如配有工作服的，一律着工作服，禁止穿背心、短裤、拖鞋上班。2、员工着装应保持干净、整洁，树立良好的个人精神风貌和企业形象。3、除因社交活动的女员工本着大方、庄重、高雅的原则，可以佩戴珠宝首饰外，上班期间一律不准浓妆艳抹，宜保持清雅淡妆。4、男员工头发不能盖过耳部及后衣领为适度，不准留胡须，鼻毛不得出鼻孔。所有员工不得梳烫怪异发型，应勤剪头发、指甲，保持整洁。第三条办公室规范1、办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外，不准放其他物品。2、辅桌：桌置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。3、电脑：桌面呈45度贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。4、拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部面朝办公椅。5、垃圾篓：辅桌后侧。6、饮水机：指定地点，不得随意移动。7、报刊：必须上报架，阅读完后，放入办公桌内。8、外衣手袋：置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及拖柜上。第四条语言规范1、交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请你、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。2、电话语言：您好、请问、谢谢、再见。3、接待语言：您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。第五条行为规范1、坚守工作岗位，不要串岗。2、上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。4、上班时间不要在办公室化妆。5、接待来访和业务洽谈请在接待室或会议室进行，私客不得在工作区停留。6、使用接待室或会议室要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室。不要因私事打公司长途电话，发现一次罚款30元。7、不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次罚款50元。8、不要随意使用其他部门的电脑，私客未经总经理批准，不准使用公司电脑。10、所有电子邮件的发出，段经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准。11、未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。12、严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣1元。13、不论任何原因，不得代人刷卡。14、吸烟请到吸烟室，否则罚款50元。15、请病假如无假条，一律视为事假。16、凡出远勤达一天以上者，须有领导批准的出差证明信。17、部门人员因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向总经理办公室汇报。18、无工作需要，不要擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室。19、不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。第七条附则本制度从2008年年12月1日开始执行，行政综合部负责实施、监督与检查。行政办公纪律管理规定第一条凡本公司员工上班要带胸卡。第二条坚守工作岗位。不要串岗。第三条上班时间不要看报纸，玩电脑游戏，打瞌睡或做与工作无关的事情。第四条办公桌上要保持整洁并注意办公室的安静。第五条上班时不能穿超短裙与无袖上衣与休闲装，请穿西装和职业装，不要在办公室化妆。第六条接待来访和业务洽谈应在会议室进行。第七条不要因私事长时间占用电话。第八条不要因私事拨打公司长途电话。、第九条不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天第十条不经批准不得随意上网。第十一条未经允许，不要使用其他部门的电脑。第十二条所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准。第十三条未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。第十四条不要迟到早退。否则每分钟扣款1元。第十五条请假须经部门经理和分管副总经理批准，到行政综合部办公室备案。假条未在办公室及时备案，公司以矿工论处，扣减工资。第十六条平时加班必须经部门经理批准，行政综合部主任同意，才能准予加班。第十七条不论任何原因，不得代他人刷卡。第十八条因工作原因未及时签到，需及时请示部门经理签字后于次日报行政综合部补签，否则当作矿工处理。第十九条加班必须预先由部门经理批准后向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可。第二十条在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，必须到办公室及时办理。第二十一条吸烟到卫生间，否则罚款。第二十二条请病假若无假条一律认同为事假。第二十三条请假条应于事前交办公室，否则视为矿工处理。第二十四条人员因当日外勤，不能回公司打卡，须请部门经理在当日8时30分以前写出名单，由办公室经办人打卡。第二十五条凡出远勤达1天以上者，须先填报经领导批准的出差证明。第二十六条因故临时外出，必须请示部门经理。各部门全体外出，必须经总经理办公室批准。第二十七条不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。第二十八条在业务宴请中，不要饮酒过量。第二十九条无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室及财务部、会议室、接待室。办公室主任工作职责第一章职务第一条负责督促、检查行政部门对上级指示和公司决议及总经理决定的贯彻执行。第二条定期收集、分析、综合全公司产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报和请示工作，并定期书面汇报。第三条根据总经理提出的指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。第五条组织起草公司文件，负责审核各部门以公司名义起草的文件，做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。第六条组织做好厂部印鉴、介绍信的使用和保管工作及函电收发和报刊订分发工作，及时编写工厂大事记。第七条会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。第八条组织做好来客节电和车辆的管理工作。第九条指导做好电话事务和机线维修工作。第十条根据总经理提出的方针目标要求，及时编制本室方针目标，并组织检查、诊断、落实。第十一条负责全公司办公用房的分配、调整及办公用品、用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化各部门文明办公进行检查、督促。第十二条负责完成总经理临时交办的各项任务。第二章职权第十三条有权向全公司部门索取必要的资料和了解情况。、第十四条对公司决议和总经理指示的贯彻执行情况有权检查督促。第十五条有权催促各部门按时要求完成上级机关下达的工作任务。第十六条有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。第十七条有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。第十八条有权安排调度车辆的使用。第十九条对各部门以公司名义起草的文件有审核和校正权。第二十条对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。第二十一条对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权利。第三章职责第二十二条对得知行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。第二十三条对公司行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。第二十四条对机密文件和档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。第二十五条对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。第二十六条对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。第二十七条对所属服务工作质量差。造成不良影响负责。第二十八条对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事