行政管理梳理及优化工作报告

行政管理梳理及优化工作报告1、意义（1）明确各部门各岗位工作职责，将管理落到实处；（2）理顺各部门各岗位工作关系，协调跨部门关系；（3）控制管理风险，准确把握行政需求；（4）减少不增值业务环节，提高工作效率。2、行政管理梳理及优化2.1办公用品采购梳理及优化比价半年一次供应商评估，同时筛选至少三家或三家以上供应商，重新进行供应商的甑选。甑选评估的维度：产品价格；产品质量；地理位置是否便于公司购买，或是否提供配送服务？集中采购减少零星供应商，按照供应商甑选办法，选择一至两家供应商集中供货，有利于价格谈判，降低办公用品成本。（目前文具类供应商是天河文具城；打印复印碳粉类供应商是广州市诚信办公设备经营部；纸巾、纸杯、垃圾袋、纸篓、洗手液、洗衣粉等供应商是好又多。）办公用品入库所有的办公用品，经相关人员采购回来后，必须先分类入库登记，便于办公用品盘点与办公费用统计分析。（目前已经把公司现有的全部办公用品库存盘点清楚，并做好分类登记）流程规范化办公用品申购流程（包括文具、办公耗材、卫生清洁用具等）负责人流程说明支撑文件流程开始1、库存盘点2、物品增购清单否定肯定4、供应商比价否定肯定6、实施购买7、物品入库结束5、供应商选择3、是否需要购买审批办公用品负责人行政管理经理行政管理经理库存盘点报表物品申购表物品申购表供应商选择：1、以半年为时间间隔，统筹进行供应商的选择与确定2、至少同时提供3或3个以上的商品供应商信息进行比较3、原则上，按三个标准进行筛选：地理位置是否方便购买？价格对比？质量对比？办公用品负责人办公用品负责人办公用品负责人1、意义2、行政管理梳理及优化2.1办公用品采购梳理及优化2.2办公用品领用梳理及优化2.3快递管理梳理及优化2.4名片印刷管理梳理及优化2.5电话卡管理梳理及优化3、行政管理梳理及优化效果2.2办公用品领用梳理及优化部门费用预算制严格执行20元/人/月标准，超出费用预算需经总经理审批，减少不必要费用支出，降低成本。出库实名制办公用品出库时，必须由领用部门/领用个人实名签字登记，以便落实执行办公用品的费用预算以及库存盘点，更利于修正未来办公用品费用预算管理。流程规范化办公用品领用流程（包括文具、办公耗材、卫生清洁用具等）负责人流程说明支撑文件流程开始1、需求部门/人填写领用申请否定肯定3、物品出库结束2、判断是否符合领用标准领用部门/人办公用品负责人办公用品负责人办公用品领用申请表办公用品领用标准领用部门负责人需对《办公用品领用申请表》进行签字批准若已超出相应《办公用品领用标准》规定，需经总经理审批后，方能进行办公用品的领用.原则上，按20元/人/月2.3快递管理梳理及优化专人统一管理，实行费用月底对账结算改变以往多口（国际业务部、财务部都有人员在兼快递相关工作）负责的状况，由行政管理部指定专人统一管理，负责供应商选择、价格谈判、寄送、结算费用。快递费用，由负责人在月底时与快递公司对账后，统一结算。流程规范化快递管理流程负责人流程说明支撑文件流程开始1、寄送部门递交邮件4、结算费用结束邮件寄送部门/人前台前台/邮件寄送部门2、通知快递公司，寄送邮件原则上，国内的邮件主要采用顺风快递和申通快递，部分无法达到的地区用EMS；国外的邮件主要采用UPS，部分无法到达的地区采用DHL、威鹏达注：17：30后递交的邮件，由寄送部门/人自行联系快递公司，邮件寄送后将底单留存至规定位置原则上，快递费用月结3、核对邮件寄送表前台2.4名片印刷管理梳理及优化费用月结改变以往一单一结算的状况，实行月底对账结算费用，避免多次申请财务费用的流程，节约时间。（目前供应商是广州市新建印刷厂（广州市恒辉印务有限公司），10元/盒）流程规范化名片印刷管理流程负责人流程说明支撑文件流程开始1、员工填写名片印刷申请表4、结算费用结束名片需求人前台前台/邮件寄送部门2、联系印刷公司，印刷名片原则上，印刷费用月结3、核对名片印刷列表前台2.5电话卡管理梳理及优化实行最低库存管理保留最低1.5万话费库存，即减少资金积压，也能保证日常的经营需求。部门费用预算按职能部门20元/人/月、业务部门不限制原则执行部门费用预算，超出费用预算需经总经理审批。减少随意费用支出，降低成本。流程规范化电话卡申购管理流程负责人流程说明支撑文件流程开始1、电话卡库存盘点3\实施购买结束前台行政管理经理原则上，电话卡增购按以下标准进行：1、保留最低1.5万库存，低于1.5万进行增购补充至1.5万；2、以半个月为时间间隔进行增购前台2、是否需要增购？否定肯定电话卡充值管理流程负责人流程说明支撑文件流程开始1、员工填写办公电话卡充值申请单否定肯定3、电话充值结束2、判断是否符合充值标准员工办公用品负责人办公用品负责人办公电话卡充值申请单办公电话充值标准员工所在部门负责人需对《办公电话卡充值申请单》进行签字批准若已超出相应《办公电话充值标准》规定，需经总经理审批后，方能进行办公用品的领用.原则上，职能部门按20元/人/月，业务部门不限制备注：电话卡价格类型折扣备注1930.235折供应商是状元通信2000.62折179680.308折3、行政管理梳理及优化效果通过了解信息，保留原流程优点，并对部分环节进行优化，确定新流程，如上述。目前逐步按新流程运行，初见效果。部分统计分析数据正在逐步建立，通过一段时间的数据积累，更加准确把握需求，并可再此基础上进一步完善与优化管理流程。报告人：报告时间：