行政管理规定

行政管理规定行政模块1、宿舍管理2、餐厅管理3、工作服管理4、车辆管理5、药品管理6、钥匙管理7、办公用品管理宿舍管理一、内宿：《内/外宿申请单》、《宿舍异动申请单》1、HR根据部门、职级开据单据，员工凭表单按指定床位入住。2、东莞户籍或在东莞地区有固定住所，需保证1个月住满10天方可申请。3、外宿人员申请内宿，必须提前1个月申请，凭HR签核的表单入住。4、内宿人员给予适当配电（夏季：5-10月，冬季：11-4月）。5、如需调换床位（主要是指宿舍内的木床或设施有损坏严重，影响正常作息的情况），须填写《宿舍异动申请单》经人力资源部批准后方可调换。宿舍管理一、内宿：《内/外宿申请单》5、每月5号（含）入住/搬离宿舍的员工按整月计算电费，25号后入住的员工当月不承担超电费用；6、扣款总额=（当月用电度数-入住人员配电度数）*0.8元；7、各人员应扣款=宿舍应扣款总额/该宿舍人员总住宿天数（各人员入住天数相加）*人员入住天数。宿舍管理二、外宿：《内/外宿申请单》、《员工外出住宿安全协议》1、所有申请外宿人员外出住宿不能少于3个月。2、每月5日（含）前入职的员工当月享有外宿补贴。3、原内宿申请外宿：员工填写表单后提交至部门主管签核后凭表单到保安室办理退房手续（上交房门/衣柜钥匙），保安签字、留底、次月6日前转HR。4、因个人原因未满1个月中途辞职或被公司辞退者，将取消当月外宿补贴，每月25号前离职人员不享有当月外宿补贴，25号（含）以后离职人员，享有当月外宿补贴。宿舍管理二、外宿：《内/外宿申请单》、《员工外出住宿安全协议》5、以下人员不享有外宿补贴：①东莞市户籍（非转入制）人员或从其它地区调入/嫁入东莞并有固定住所人员；②非东莞市户籍，但在东莞地区有固定住所（即已购房人员）；如发现以隐瞒不报的行为骗取公司外宿补贴的，公司将会在当月工资中一次性如数扣回所有外宿补贴，同时给予该员工500元/次的罚款。6、外宿补贴标准宿舍管理三、借宿：《借宿申请单》、《员工家属借宿协议书》1、申请人提前1个工作日申请，HR批准后生效，且借宿期限不得超过3天/次。公司员工1年内累计申请借宿日期不得超过15天。2、3级(含)以上人员直系家属在公司借宿天数可超过3天。借宿时，需提交表单、“请示”至HR批准后方可入住，并按照5元/天收取管理费。3、发放工资前后2天，不可借宿，离职人员可借宿1天。四、客房规定1、公司客房：提前2天以“请示”形式申请，个人物品需自备；2、湘一酒店：提前1天以“请示”形式申请，由HR安排订房、挂账。宿舍管理五、宿舍卫生、安全：《维修/安装申请单》、《宿舍整改通知单》1、较长期借宿客房者，HR安排保洁员每3天清洁一次，其它时间的卫生工作需由入住人员自行解决。2、所有在公司住宿、借宿人员，均需接受宿舍管理员的检查和监督管理。3、宿舍设施设备需维修或更换，须及时上报宿舍保安室。4、HR每周不定期组织人员对各宿舍进行5S检查，对于不符合《宿舍5S检查标准》要求的，将对该宿舍开具《宿舍整改通知单》，并按照《宿舍整改通知单》规定给予相应处罚（第一次提醒，第二次罚款10元，第三次罚款20元）。一、福利餐厅：《就餐卡》1、面试者/工程师等：至HR领取表单→领取一次性餐具→排队就餐2、外来施工人员：至AC缴费→凭收据至HR领取表单→排队就餐二、星际轩餐厅：《接待卡》、《客房商务接待申请表》1、办理《接待卡》：部门需经常性接待客人，以“请示”形式申请办理；2、重要客人接待：提前1天提交经部门主管签核后的申请表，需备注特殊要求、说明说明：1、原则上，来访客人不足3人时，接待标准为：20元/人，如有特殊，需说明原因。2、HR将每月公示各部门用《接待卡》产生的接待费用，并提交至总经理申请。3、因特殊事宜更改就餐时间，需提前30分钟转告餐厅负责人，若未事先沟通，提前/延后就餐时间导致的困扰，由接待人自行承担。餐厅管理三、节假日加餐规定1、遇端午、中秋、冬至等節日加餐。2、节日加餐时间一般为放假前1天中餐，HR将提前申请。四、非节假日上班就餐1、如遇公司统一放假，但个别部门需出勤时，由人力资源部提前2天根据计划部的内部通传，统计需出勤部门的就餐人数。2、各部门于规定时间内回复就餐人数情况，人力资源部汇总就餐人数信息后，再统一安排就餐事宜。3、如因未按时提交就餐人数信息，责任由各部门自行承担。说明：使用苗圃必须以“请示”形式申请，因9月开始苗圃接待人员较多，暂停对内使用。餐厅管理工作服管理一、领取1、新入职员工：HR统一下发2、晋升员工：由各部门文员根据本部门晋升名单至HR更换二、更换1、免费更换：因工作原因导致（衣服褪色严重），HR统一更换。2、有偿更换：丢失、人为原因损坏工作服管理三、离职扣款上衣价位/件每月扣款裤子价位/件每月扣款65元2.71元/月70元2.92元/月说明：1、每月10号（含）前入职，当月计为1个月，25号（含）后离职，当月计入服务月份；2、若领取工作服后服务满2年即24个月，则不需扣款，由公司免费发放；3、若领取工作服后服务不满2年，则离职时需要扣款，扣款公示如下：4、扣款费用=总工作服费用-（总工作服费用/24个月）*领取工作服月份综上所述：1、若您领取了2件上衣，但未领取裤子，则每月需扣除：5.42元/月；2、若您领取了2件裤子，但未领取上衣，则每月需扣除：5.84元/月；3、若您领取了2件上衣和裤子，则每月需扣除：11.26元/月。举例：张三于2012年3月7日领取2件上衣和裤子，2012年9月20日离职，领取工作服月份为6个月，扣款费用=（70+65）*2-11.26*6=202.5元1、大巴车辆统一由HR负责调动，其余人员（含工伤情况）不可调动使用。2、因部门活动需要安排车辆，以“请示”形式提交至部门最高主管签核后，再提交至HR审批。3、外出需做好安全措施，因户外活动需备好药品（可临时性填写领料单至HR领取）、建议可买一份保险（2元/天）。4、以下费用由使用部门承担：司机餐费、门票费、过路费（油费由公司承担）。车辆管理药品管理1、各部门文员应在每月5号前到HR领取药品，其余时间不处理。2、药品：创可贴、烫伤膏、红花油、云南白药喷剂/粉、皮康霜、医用酒精、棉签。3、除消耗性药品，其他领取时必须以旧瓶方可领取。钥匙管理1、公司所有门、档柜、桌柜钥匙存留一把钥匙，由HR保管，作为紧急情况时备用。2、各部门的门、档柜、桌柜钥匙自存一套留底，存放于各部门钥匙保管员处。3、借钥匙时，钥匙保管员需做好借用记录，并于2个工作日归还(钥匙借用登记表)。4、钥匙丢失需由保管/借用人赔偿：10元/把（档柜或矮柜）、20元/把（办公室门）。5、未经HR同意，私自异动文件柜摆放位置或者编号者，对该部门钥匙保管员记小过1次，罚款20元/次。办公用品管理问题点：1、申购次月办公用品时，关注：物品名称、规格（必须按照仓务部库存表填写）。2、申购时间：28日前提交电子档至HR处。3、领用登记不齐全：所有办公用品下发时，部门管理员需做好登记记录。4、私设小仓库：本周内整理一份“退料清单”经部门主管签核后，退回仓务部。说明：由HR、AC、WH统一组织办公用品检查小组，不定期巡查各部门使用情况。谢谢您的参与！