海南红岭水利工程—水库项目信息系统应用

1海南红岭水利工程—水库项目信息系统应用上海普华科技发展有限公司深圳分公司钟沛一、项目简述海南省红岭水利工程建设有限公司，是经海南省政府成立的国有企业,负责海南省红岭水利枢纽工程的建设及建成后的运营。红岭水利枢纽工程位于琼中黎族苗族自治县中平镇境内万泉河支流大边河上游，是一项以灌溉、供水为主，兼顾防洪和发电的大型水利枢纽工程，工程由拦河坝、溢洪道、引水隧洞、坝后和渠首水电站组成。工程总投资20.9亿多元，建设工期4年。为确保工程管理高效有序，红岭水利枢纽工程的项目业主——海南省红岭水利工程建设有限公司决定采购一套适合于项目业主使用并兼顾参建各方协同工作的用于水利工程单个项目的管理软件，以满足工程建设的信息化管理、办公自动化等要求，实现全方位的信息化综合项目管理。在以项目进度为主线的基础上，对项目进度计划、费用、资源使用情况进行实时跟踪监控，及时协调设计、设备、采购之间的进度安排，建立起符合企业自身特点的、标准化的项目管理业务流程，切实提高公司的整体项目管理水平。二、系统目标红岭公司购买项目管理信息系统powerpip，通过建设该系统，希望达到如下几个目标：1、建立一个多方参与的项目信息交换平台对于一个项目的实施，涉及到包括业主、监理、承包商、设备供货方等众多项目干系人，在公司内部还涉及不同的专业分工或职能部门，随着项目的进展，各方工作是相互影响和制约的，因此项目沟通和反馈就变得非常重要。就项目而言，项目管理信息系统应该起到这样一个平台的作用，是一个覆盖工程项目管理的各个阶段、各相关方的，以计划为主线来指导项目实施的管理系统，并提供有效的手段使及时沟通与反馈十分容易。就企业而言，项目的沟通体系，必须能够与公司的沟通系统浑然一体，而且通过有效的权限体系实现有规则的沟通机制。2、规范企业的项目管理方法在项目执行过程中，需要运用成熟先进的管理技术和模式作保障；红岭工程公司作为项目型企业，需要更多地引入多项目管理的前沿技术提升管理。为此，工程项目管理集成系统作为一个专业管理的工具，必须要按照一定的理论体系、技术方法、制度标准来设计，从而在某种程度上可以起到辅助企业规范项目和企业管理的作用。3、积累项目建设管理经验、制度流程、数据经验，形成经验和知识数据库的固化，为未来的项目奠定基础。三、系统应用模式红岭水利工程建设有限公司项目管理信息系统按照软件结构由以下两个部分组成：1、文件服务器部分，它集中存储红岭水利工程建设有限公司项目管理信息系统电子文档附件，以及文档管理中的所有的文件。2、基于浏览器/服务器（Brower/Server，简称2B/S）结构部分，它实现技术管理、质量管理、安全管理等。该模块安装在服务器端，用户通过网络浏览器（InternetExplore）访问服务器，不需要安装程序。下图是红岭水利工程建设有限公司项目管理信息系统应用模式的拓扑结构图。四、系统功能说明1、进度管理应用各标段进度计划的编制及更新、反馈在P6软件中实现，项目管理信息系统通过与P6无缝集成，实现进度计划的查询与分析。结合工程实际情况，为了便于管理的整体性，以及满足不同管理层的管理需要，我们将整个工程的进度划分为一级进度计划、二级进度计划、三级进度计划、四级进度计划四个等级，以便更有效地进行进度控制管理。由承包商根据业主提供的二级进度计划编制所承担的项目详细内容进度安排的三级进度计划；并在三级计划的基础上，根据施工工艺要求逐渐细化，编制包含三级计划各项作业具体实施步骤的四级进度计划（月计划）。从而实现总进度计划自上而下的分解。当承包商更新四级进度计划时，通过进度计划自下而上的汇总，自动更新项目的三级、二级、一级进度计划，实现整个项目进度计划的动态实时监控及分析。2、文档管理文档是指在红岭水利工程建设有限公司下属项目的整个生命周期的各个阶段，由项目参建的各方起草、编写的项目相关的文档和资料。依据目前红岭水利工程建设公司下属项目公司具体情况及其责任的具体分配情况，对其项目级文档管理的结构做如下划分。第一个层次是红岭水利工程建设公司，作为整个项目级文档管理的最顶层的结构；第二个层次是按下属项目公司划分的项目组；第三个层次是项目文档目录的划分。通过这样的层次划分，我们可以使每个项目下面的资料都和相应的资源相对应，做到了权限和责任的统一。在每一个具体的项目下，按照文档分类、业主文档资料、监理文档资料、承包商文档资料、设计院文档资料等目录结构对文档进行分类管理，组成不同层次的目录，相应的公司、业主、监理、承包商、设计院等权限用户，将其起草、编写的项目文件放置在相应的目录下。3、合同费用控制管理费用科目是系统查询、分析、统计费用情况的一个视角，可实现每一费用科目（总项、分项）上概算、合同、实际费用的实时比较、分析。系统中费用科目按照细分至第三层的概算建立，如下图所3示：在权限体系约束下，相关人员通过对项目招标记录、合同记录、支付申请（应付记录）、支付凭证（付款记录）等基础信息的维护，并加以数据综合处理，进行费用结构组成、费用发生时间分布、费用去向等的分析。从而为管理层和决策层动态把握项目费用情况提供有效支持。针对费用管理过程中各类业务单据繁多，项目管理信息系统提供强大的数据查询功能。其中包括：招标信息查询、合同信息查询、支付申请（应付款）查询、支付凭证（实付款）查询。系统可以按各关键的信息进行数据模糊查询，以方便管理者和决策者快速查找需用信息。合同记录－编制工程合同，登记合同主体信息、合同内容、预付款和保留金设置、非进度款的支付计划、相关附件等。并对工程合同进行分摊，将相关费用分摊到指定WBS和费用科目上，以进行费用分析和后续流程。合同变更－对工程合同进行变更调整。支付申请－根据进度款或计划支付，来编制支付申请，并可追溯费用的来源，进行审批等事务。合同汇总－以合同为主视角，查看合同的衍生记录，如合同变更、支付申请、进度款、罚金扣款等相关记录。完成情况登记－根据合同管理分摊结果，进行合同内容执行情况的反馈。分承包方和监理（或业主）分别进行操作。承包方填报，监理审核。进度款报审－根据合同执行反馈中监理最终审核的量来进行进度款的编制。罚金扣款－登记承包方因不良的问题而应进行的罚金或扣款。其中所有的费用都可以在费用分析中查询到。完成情况汇总－按项目分解结果、合同支付项、工程量等角度，进行工程执行情况的汇总。4、合同进度款管理流程：第一步：承包商（项目经理）在系统中填报每期完成工程量，并录入进度款申请、计划支付申请、材料扣款，编制完成后提交监理审核；（如当期计量支付有合同变更，当期发生变更工程量数量及单价须经监理、工程部、计划综合部确认，系统中只能填报已经确认的变更工程量）；第二步：监理专工及总监审核工程量数量、单价，审核通过后提交项目部审核；第三步：项目专工审核工程量数量，同时录入本期罚金扣款，确认后提交项目部部长审核；第四步：项目部长批准后，进度款申请、计划支付申请、材料扣款、罚金扣款审批流程结束。第五步：项目部专工在支付申请中汇总本期承包商计量支付费用（包含：进度款申请、计划支付申请、材料扣款、罚金扣款），编制完成后提交计划合同部部长审核，计划合同部部长审核后提交财务部专工及部长审核，财务部部长审核完成后提交公司分管领导审核，公司领导审核后提交公司总经理批准，公司总经理批准后，由财务部进行进度款支付，并在系统中完成支付凭证的登记。五、权限管理1、最高层EPS节点（红岭水利工程建设有限公司）最高层EPS节点－红岭水利工程建设有限公司对应的OBS节点为红岭水利工程建设有限公司，用户类型为公司领导和公司的档案管理员及复核人员，他们能够看到所有系统中的文档。2、工程类EPS节点（包括：红岭水利工程建设有限公司）工程类EPS节点按照红岭水利工程建设有限公司下属项目逐步细化，一直到第四层。不论这类EPS节点的细度如何，他们所对应的OBS节点都是红岭水利工程建设有限公司项目公司内部负责分部分项工程的一组人。他们能够看到与所管辖范围内有关的工程文档。同时还包括具有查看权限的文档员。2.1、工程类EPS节点下的项目4工程类EPS节点下对应的项目的OBS节点为对应的项目公司。他们能看到所负责工程的所有文档。项目下设置各种文件夹，项目下的所有文件都是为业主单位能够查看的文档。对那些设计、监理、承包单位不能查看的文件夹，设置文件夹（包括文件夹的上层路径，一直到项目）对应的OBS责任人为业主单位。对那些设计、承包单位和监理都能查看的文件夹，设置文件夹（包括文件夹的上层路径，一直到项目）对应的OBS责任人为承包单位。通过这种方式将工程下面工程文档的权限控制在：设计院、监理和承包商具有查阅与本单位有关的工程文档的权限。六、项目总结随着项目实施的进行，红岭工程有限公司下发了相关制度和文件，并和监理、承包商进行了有效的沟通，正逐步实现着无纸化办公的新目标，保证项目上实施的效率以及准确性。通过工程管理信息化的实施，在完成工程项目建设后，形成一套标准的工程项目管理手册和工程项目管理流程等标准化文件，完善了红岭公司内部制度，为以后新项目的成功运行奠定了基础。