西北民族大学学术活动及其经费管理办法

西北民族大学学术活动及其经费管理办法第一章总则第一条为了加强我校的学术交流与合作，拓宽学术交流渠道，追踪学科发展新动态，活跃学术思想，营造良好的学术氛围；为了鼓励我校师生员工积极进行各级各类学术交流活动，提高我校的学术知名度，促使我校的学术交流、学术活动及经费管理向规范化、制度化发展，结合学校实际特制定本管理办法。第二条所有学术活动内容要与党和国家的方针政策相一致，要紧密结合院、部（所）的科研方向、学科和专业建设，注重掌握学科的最新发展动态及新的研究成果。第三条学术活动应当有利于增进国内外学科之间、学者之间和师生之间的学术交流，有利于激发创造性思维，培育团队意识，确保学术自由，促进学术繁荣。第四条学校鼓励各二级单位及专家教授邀请国内外知名专家、学者来我校从事各类学术交流与科研合作活动。第五条学校鼓励各二级单位以西北民族大学的名义主办、承办或协办各类国际性、全国性和地方性学术会议。会议主题应与学校学科建设和发展的重点及特点相一致。旨在结合会议主题，宣传我校在该领域所取得的重要研究成果和特色，进一步提升我校在国内外的学术影响力，为学校师生开展学术交流和科技合作搭建平台，提高学校教育教学质量。第六条鼓励教师以团体或个人名义参加经有关部门批准并注册的各类学术组织。第七条鼓励我校师生积极参加国内外召开的各种相关学术会议。第八条学校学术交流、学术活动的归口管理单位是科技处，科技处负责审定拟举办各类会议的必要性、可行性，审查会议名称、议题，对文章及发言内容的保密等作出要求。第九条学校宣传部、统战部负责会议名称、议题、论文及发言内容的政治审查。第二章学术交流活动的定义及范围第十条学术交流活动包括各种学术会议、学术讲座、学术报告会及学术沙龙等。第十一条本办法所确定的学术交流活动范围是：(一)由我校主办或承办的国际性学术会议、全国性学术会议或地方性学术会议；(二)我校教职工参加在国内和国（境）外举办的各类学术会议；(三)我校聘请国内外知名专家、学者来我校进行学术交流、讲座或合作研究。第十二条各类学术活动定义：(一)国际性学术会议：包括在国内外举行、有两国（包括港、澳、台）以上专家学者参加，与会人数在50人以上，与会国(境)外专家、学者占总与会人数20％以上，以年会、研讨会等形式讨论交流某一个学术领域或科研课题的会议。(二)全国性学术会议：指由中央和国务院有关部门或全国性学术团体在本国举行，只有本国专家学者参加的学术会议；(三)地方性学术会议：指由省部有关部门或地方性学术团体在国内举行，只有本国专家学者参加的学术会议；(四)聘请专家学术讲座：指邀请校外专家学者来我校进行传播科学研究与应用发展的新理论、新方法等信息的学术性交流，包括学术报告；学术讲座内容应当是各学科学术研究的新成果，或者在学术观点上具有一定的创新性、前瞻性。凡教学类、辅导类、指导类内容不纳入学术讲座范围管理。(五)校内学术报告会：指将重大、重要学术成果等进行全校性宣传的会议。各单位申请举办校内学术报告会，应于每年3月15日前和9月15日前向科研处报送本学期讲座计划，并于讲座举办一周前填写申请表，由所在单位签字签章，连同讲座提纲，送科研处。(六)合作研究：指我校与国内外其它单位共同承担项目研究工作，或互派专家学者到对方单位参加项目研究等科研活动。第三章学术活动管理第十三条凡是学校组织召开的学术会议均由学科归属的相关院、部（所）承办，由科技处等相关职能部门协助。第十四条以学校名义召开的各类国际学术会议，遵照《西北民族大学关于举办国际学术会议的暂行规定》（民大发[2006]92号）执行；邀请国外专家到我校进行学术活动，遵照《西北民族大学外国专家（外教）聘请及管理暂行办法》（民大发[2006]89号）和《西北民族大学邀请国（境）外专家短期讲学或合作开展科学研究暂行规定》（民大发[2006]90号）文件执行。第十五条凡是以学校名义主办或承办的国际性学术会议、全国性学术会议、地方性学术会议，相关院、部（所）须分别提前一年、六个月、三个月向科技处提交《西北民族大学各类学术会议申办表》，经校长办公会议研究决定后，由科技处配合申请单位做好协调工作。第十六条承办单位必须成立会议工作组、组委会和学术委员会。工作组由申请单位行政主要负责人任组长，校办、科技处、国际处（国际会议）和宣传部等相关职能部门参加。会议主办院、部（所）应有强有力的工作班子负责会议日程安排、接待和宣传工作。组委会按相关会议以往惯例确定人员组成。学术委员会由承办单位选聘国内同行知名专家学者（若是国际会议应含国外专家学者）组成，负责安排会议主题、议程、学术论文审查、论文集出版以及相关学术问题。组委会和学术委员会各设秘书一人，负责会议的全程记录。第十七条主办或承办的各类学术会议，应具备下列基本条件：(一)会议指导思想正确，坚持四项基本原则，以学术交流、研讨为主要目的。会议内容有利于我校科研发展和学科建设，有利于提高学校的学术知名度，活跃学术氛围；(二)会议内容所涉及的学科或技术领域，在我校应有一定的研究基础，已形成一定规模的学术研究群体，或承担相关的研究项目，或已取得相关的研究成果；(三)相关单位具有一定的科研基础和办会能力，会议组织机构健全，且我校专家教授能撰写一定数量的高质量学术论文；(四)须有一定数量的我校教职工提交会议交流的论文；(五)国际性学术会议应有国际上该领域的著名专家学者出席，全国性学术会议应有国内该领域的著名专家学者出席。(六)能以收取单位承办费、协办费、赞助费和个人会务费等方式筹集到不少于会议经费总预算40%的费用。(七)会议代表应收取会务费；会议代表往返交通费及会议期间代表住宿费自理。参会院士等特别邀请人员需要免去费用的单独预算经费。第十八条学校提倡、鼓励和支持主办或承办学术会议的校内单位积极向校外单位和组织争取、筹措会议所需经费，筹措到的会议经费应专款专用，并按照学校财务制度进行管理。第十九条邀请国内专家学者到我校进行学术交流或学术讲座，相关院、部（所）须提前一个月填报《西北民族大学学术活动申报表》并交科技处。第二十条我校专家、学者参加校外学术会议，须向所在院、部（所）和科技处提交书面申请、参会论文和论文入选通知等材料，经批准同意后参会，没有入选论文通知的申请一般不予受理。会议结束后参会人员须在所属单位或在适当范围内汇报学术会议的收获及学术交流情况或举办相关学术报告会。第二十一条各类会议的申办报告应包括以下主要内容：(一)会议基本情况：会议名称、主题、主办、承办、协办单位等；(二)会议背景材料：包括会议主题、所属领域近期研究状况、本次会议目的、以往历届会议的主题、主办者及会议效果等；(三)会议时间、地点、初步日程；(四)政府主管部门(或学会、研究会)或委托单位的批文附件；会议主办、协办和承办方情况简介（含赞助机构和个人），包括国（境）外机构或个人的情况简介；(五)会议组织机构：会议组委会、学术委员会及工作组成员建议名单；(六)会议规模、中外代表人数、重要代表名单（单位、职务、学术头衔）；(七)是否有外国现职副部级以上人士、外国前国家领导人、非建交国家人士、特殊背景人士、港澳官方人员、台湾人士以及诺贝尔奖获得者等国际知名学者；(八)经费预算及来源：会议经费预算参照《西北民族大学举办国际、国内学术会议经费预算编制指导意见》编制。(九)相关国际、国内组织的委托书（英文需译成中文）。第二十二条学校实行学术交流活动报告制度：各院、部（所）举办的所有学术活动，会议结束后将有关会议的总结材料报科技处备案，相关院、部（所）积极组织媒体宣传。科研秘书负责将会议情况按要求及时填写至科研业绩管理系统。(一)学校主办或承办的学术会议结束后，须及时向科技处提交千字以内的会议综述，及有关会议资料(包括音、像资料)；(二)教职工参加在国（境）外举办的国际性学术会议结束并回校后，须及时向科技处提交500字以内的会议综述及有关会议资料(包括音、像资料)；(三)聘请国内外知名专家学者来我校学术访问、讲学或合作研究活动结束后，承办单位须及时向科技处提交500字以内的活动综述。第二十三条承办单位即各院、部（所）在会议结束后一个月内，需写出会议总结报告，报送校办和科技处（国际会议同时报国际合作交流处），并将全套资料（包括纸质资料、图片、声像及其他电子文档等）报送学校档案馆，以便立卷、归档，具体内容如下：(一)会议总结报告。内容包括会议名称、举办时间、举办地点、会议议题；主办、协办、承办和赞助单位；与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中宾人数）；收到的中、外论文数；会议水平评价、收获和成果；通过会议反映出来的我校在该学科领域的水平和国内外水平的差距、存在的问题和建议等。(二)会议组委会、学术委员会和工作组名单。(三)各轮会议通知。(四)会议秩序册（含学术会议日程、学术考察等）。(五)会议论文集。(六)会议代表通讯录（包括姓名、性别、国别、职称、电子邮件、电话、传真、通讯地址）。第四章经费管理第二十四条学术活动经费由科技处根据上年度经费使用情况及本年度预计开展的学术活动向学校编制预算，经批准后由学校下达预算计划。第二十五条学术会议经费采用承办单位筹资和学校资助相结合的方式，会议应收取会务费，会议代表往返交通费及会议期间住宿费自理，需要学校解决的会议代表应单独预算。学校资助经费额度视会议规模和实际预算需求决定，超预算范围内的开支由承办单位自行解决。第二十六条邀请校外专家做学术报告，学校只付讲座酬金，其它差旅、食宿等费用均由院、部（所）自行解决。邀请院士等特殊情况需向科技处提出申请，由学校分管领导审批。专家讲座酬金按以下标准执行：（每场次两小时计算）(一)国内两院院士5000元/次；(二)国外专家、国内长江学者（博导）2000元/次；(三)国家及省部级特贡专家（博导）1000元/次；(四)其他专家学者教授800元/次、副教授500元/次；(五)校内专家的学术讲座，只计算工作量，不计算报酬。第二十七条我校专家学者享有学校科研配套经费的，申请参加国际、国内学术会议的经费按如下规定执行：(一)科研配套经费累计尚存一万元以上者，参加国内学术会议的经费均在本人科研经费中支付。一万元以下者经主管校领导审批后给予适当补助；(二)科研配套经费累计尚存十万元以上者，参加国际学术会议、国内学术会议的经费均在本人科研经费中支付。第二十八条凡在我校进行的各类学术交流活动，必须坚持勤俭节约的原则，接待标准按照国家与学校有关文件执行。第五章附则第二十九条本规定自校长办公会议通过之日起实施。原颁布的《西北民族大学学术活动管理办法》（科技发[2004]14号）同时废止。第三十条本规定由科技处负责解释并适时提出修订。附件2：西北民族大学学术活动申报表学术活动题目主办单位承办单位协办单位时间地点相关学科建设相关科研项目主讲人主讲人基本情况学术活动内容：院、部（所）（盖章）年月日经费预算（元）学校需补贴经费（元）自筹经费（元）科技处意见：（盖章）年月日主管校领导审批意见：附件3：西北民族大学各类学术会议申办表学术会议名称主办单位承办单位协办单位时间地点会议规模相关学科建设相关科研项目会议主题会议背景材料初步日程：初步议程：组委会建议名单：工作组建议名单：学术委员会建议名单：重要代表名单（单位、职务、学术头衔）：经费预算总额（元）学校需补贴经费（元）自筹经费（元）院、部（所）意见：（盖章）年月日科技处意见：（盖章）年月日国际处意见（国际会议）：（盖章）年月日宣传部意见：（盖章）年月日主管校领导审核意见：校长办公会纪要：附件4：西北民族大学各类学术会议经费预算编制表支出项目数量（单位）时间（段）地点计算标准（元）小计（元）住宿费套间标准间普通间餐饮费早餐午餐晚餐会务费会场租金会场布置会幅桌签照相冲印接待费宣传费媒体记者礼仪交通费大车小车材料费打印费印刷费会议手册劳务费礼品费演出费考察费合计审核意见：