第四章电子表格软件在会计中的应用

第1页第四章电子表格软件在会计中的应用1.章节内容：2.考情分析：各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。3.学习方法：本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。第一节电子表格软件概述一、常用的电子表格软件（★）Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、LotusNotes、FormulaOne等Mac操作系统：Numbers二、电子表格软件的主要功能（★）1.建立工作簿2.管理数据3.实现数据网上共享4.制作图表5.开发应用系统（一）建立工作簿每个工作簿含有一张或多张工作表。单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个字符。版本默认工作表数量行数列数EXCEL20033张65536（2562）256EXCEL20131张1048576（256×642）16384（256×64）第2页（二）管理数据用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。（三）实现数据网上共享通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。（四）制作图表散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。（五）开发应用系统Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。第3页【例题·单选题】在Excel2013中，一个工作表由（）组成。A.65536行和256列B.65536行和16384列C.1048576行和16384列D.1048576行和256列『正确答案』C『答案解析』在Excel2013中，行数=256×642，列数=256×64。【例题·多选题】电子表格软件的主要功能有（）。A.建立工作簿B.管理数据C.实现数据网上共享D.制作图表『正确答案』ABCD『答案解析』电子表格软件的主要功能有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表、开发应用系统。三、Excel软件的启动与退出（★★）（一）Excel软件的启动1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动3.通过“运行”对话框启动4.通过打开已有Excel文件启动（二）Excel软件的退出1.通过标题栏的“关闭”按钮退出2.通过任务栏退出3.通过快捷键退出：Alt+F44.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出【例题·单选题】下列不属于Excel软件的退出方法的是（）。A.通过标题栏的“关闭”按钮退出B.Alt+F4C.双击标题栏的控制按钮D.Ctrl+F4『正确答案』D『答案解析』选项D，属于关闭Excel文件的方法。四、Excel软件的用户界面（★★）Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同,主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。【提示】1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。2.单元格是工作表中最基本的存储单位。3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。第4页4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。五、Excel文件的管理（★★）Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。（一）Excel文件的新建与保存1.Excel文件的新建（1）启动软件时：自动建立新文件（2）启动软件以后：快捷键：“Ctrl+N”键菜单栏：“文件”→“新建”工具栏：“新建”按钮2.Excel文件的保存快捷键：“F12”键，另存为“Ctrl+S”键，保存工具栏：“保存”按钮菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为”自动保存（二）Excel文件的关闭与打开1.Excel文件的关闭（1）退出Excel软件，文件自动关闭（2）不退出Excel软件：工具栏：“关闭”按钮菜单栏：“文件”→“关闭”快捷键：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别2.Excel文件的打开（1）双击Excel文件打开（2）菜单：右键快捷菜单：“打开”菜单栏：“文件”→“打开”（3）工具栏：“打开”（4）快捷键：“Ctrl+O”（三）Excel文件的保密与备份1.Excel文件的保密（1）打开权限密码（2）修改权限密码“另存为”→“工具”→“常规选项”2.Excel文件的备份保存时，自动生成备份文件：“原文件名+的备份”图标与原文件不同（四）Excel文件的修改与删除1.Excel文件的修改修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。2.Excel文件的删除（1）选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除（2）鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。第5页【例题·多选题】新建Excel文件的方法有（）。A.使用任务栏中的新建图标B.使用文件菜单中的新建命令C.使用工具栏中的新建命令D.使用“Ctrl+O”快捷键『正确答案』BC『答案解析』选项A应为单击常用工具栏的新建图标。选项D是打开文件的方法，新建应该是“Ctrl+N”。【例题·多选题】打开Excel文件的方法有（）。A.右键快捷菜单“打开”命令B.快捷键“Shift+O”C.Excel“文件”菜单中的“打开”命令D.常用工具栏“打开”按钮『正确答案』ACD『答案解析』选项B，应该是“Ctrl+O”。第二节数据的输入与编辑一、数据的输入（★★★）（一）数据的手工录入1.在单个单元格中录入数据2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据【例题·实务操作题】在Excel表A1:A5区域中分别输入“中华会计网校特色班、中华会计网校精品班、中华会计网校实验班、中华会计网校通关班、中华会计网校面授班”数据。4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据（1）按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组（2）录入数据，方法同1、2、3（3）取消工作组：①单击组外任何一个工作表标签；②右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工作表”（二）单元格数据的快速填充1.相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据，可直接拖动；而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据，应按住Ctrl键拖动。2.序列的填充：（1）输入第一、二个单元格数据。（2）选中上述两个单元格，拖动填充柄。【提示】是否按Ctrl键，与相同数据的填充正好相反！3.填充序列类型的指定：“自动填充选项”按钮4.自定义排序Excel2003：工具→选项→自定义序列Excel2007：Office按钮→Excel选项→常用→编辑自定义列表Excel2013：文件→选项→高级→编辑自定义列表（三）导入其他数据库的数据第6页EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。功能区：数据→获取外部数据二、数据的编辑（★★★）（一）数据的复制、剪切、粘贴复制：Ctrl+C、剪切：Ctrl+X、粘贴：Ctrl+V数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。（二）数据的查找和替换1.查找和替换特定数据Ctrl+F（查找）、Ctrl+H（替换）Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。例如：查询“?k*”,表示前一个字符是任意字符,第二个字符是“k”,后面是任意个任意字符。2.选中包含公式的单元格编辑→查找和选择→公式3.替换格式点击“选项”按钮，可以完成格式的批量替换。【例题·判断题】Excel中的通配符“?”代替多个任意字符,“*”代替任意单个字符。（）『正确答案』×『答案解析』Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。三、数据的保护（★★★）（一）保护工作簿1.限制编辑权限：设置两项保护内容：结构、窗口Excel2003：工具→保护→保护工作簿Excel2007、2013：审阅→更改→保护工作簿2.设置工作簿打开权限密码：Excel2003：“另存为”→工具→常规选项Excel2007、2013：左上角“Office或文件按钮”（二）保护工作表Excel2003：工具→保护→保护工作表Excel2007、2013：审阅→更改→保护工作表第7页·允许用户编辑区域在保护工作表情况下，可以设定允许用户编辑区域。（三）锁定单元格设置单元格格式→保护工作表→锁定【提示】锁定单元格必须启用保护工作表功能。【例题·判断题】保护工作簿必须启用保护工作表功能。（）『正确答案』×『答案解析』保护工作簿可以单独启用。锁定单元格必须启用保护工作表功能。【例题·多选题】Excel数据的保护包括（）。A.保护工作簿B.保护工作表C.锁定单元格D.冻结窗格『正确答案』ABC『答案解析』冻结窗格不属于数据的保护，只是视图上的一个调整。当我们在制作一个Excel表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，这时利用“冻结窗格”功能。具体方法是将光标定位在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然后选择“冻结窗格”即可。滚屏时，被冻结的标题行总是显示在最上面，增强了表格编辑的直观性。第三节公式与函数的应用一、公式的应用（★★★）（一）公式的概念及其构成例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）包含：=、运算体、运算符（公式总是以等号“=”开始）1.运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。上例中68、B2、SUM（C1:C5）2.运算符是使Excel自动执行特定运算的符号。Excel中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。（1）算术运算符:可以完成基本的数学运算,包括:“+”（加）、“-”（减）、“*”（乘）、“/”（除）、“^”（乘方）等,运算的结果为数值。（2）比较运算符:可以比较两个同类型的数据（都是数值或都是字符或都是日期）,包括:“=”（等于）、“”（大于）、“”（小于）、“=”（大于等于）、“=”（小于等于）、“”（不等于）,运算的结果为逻辑值TRUE或FALSE。（3）文本运算符:“&”（连接运算符）,用于把前后两个字符串连接在一起,生成一个字符串。算术运算符和文本运算符优于比较运算。（4）引用运算符:是Excel特有的运算符,用于单元格引用,可以将单元格区域合并运算,包括:①区域运算符“:”（冒号）:产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用,上例中SUM（C1:C5）。②联合运算符“,”（逗号）:将多个引用合并为一个引用,即取多个区域的并集如SUM（A1:A5,C1:C5）。③交叉运算符“”（空格）:产生对多个引用共有的单元格的