管理信息系统作业-某汽车企业财务管理信息系统案例分析

-1-管理信息系统作业某汽车企业财务管理信息系统案例分析2010级MBA周末二班2012年1月6日-2-一、企业信息化建设动因分析随着科学技术的飞速发展，企业面临的竟争环境发生了根本性变化，如顾客需求瞬息万变，技术创新不断加速，竞争日趋激烈。在这种形势下，企业管理必须转变，从粗放经营向成本控制转变，从部门管理到企业级协同管理转变。只有这样，才能适应竞争形势的变化。随着国家宏观经济的结构性调整和对汽车行业的扶持，汽车行业迎来了新的改革发展机遇，给企业带来巨大的市场需求。这些外部宏观环境的变化给企业的发展提供了较好的发展机会。另一方面，汽车市场竞争也越来越激烈，更多的竞争对手加入到汽车市场的争夺，顾客的选择面加宽，对产品与服务质量的要求越来越高，给企业的产品和服务提出了新的挑战。同时公司经过近几年来的发展，生产已达到一定的规模，取得了较明显的经济效益。在这种发展较好的形式下，企业怎样在激烈的市场竞争中加快发展是摆在管理者面前迫在眉睫的课题。公司经过长时间的分析研究，提出了企业在“做精做强”的原则下进入新一轮发展的战略方针。通过分析公司存在的一些问题可以看出（例如管理层次多、管理幅度大、管理效率低；管理人员对竞争战略理解程度以及职工对规范管理掌握程度都有待提高等），公司目前的管理模式很难支撑新的发展战略。对公司进行管理变革已势在必行，这正是公司实施财务管理信息系统的主要原因之一。1、技术落后无法满足现行经营管理的需求。随着业务水平，管理水平和应用水平的提高，原有系统只能在局域网上运行，不能进行远程处理，经常出现数据混乱的现象，不能准确的对帐，-3-而且重复录入性工作多，特别是银行对帐单不能直接引入，需要手工录入。这种财务系统已远远满足不了业务管理的需要。2、财务核算不能实现数据共享和传递。原有系统最大不足之处在于存在信息孤岛，不能满足公司对财务整体状况进行监控、统计和内部对帐等管理的需要。3、事前、事中控制困难。由于原有系统功能简单，财务不能完全甩帐，只能作事后分析，不能进行事前计划和事中控制，难以较好发挥财务监控的作用。因此，企业通过一系列的分析，决定需要更新原有的财务系统，建设一套具有本企业特色、先进、实用、可靠的管理信息系统，以适应总体发展战略。-4-二、企业管理信息系统解决方案1、系统建设目标经过公司多层次的反复讨论，最后制定的公司财务管理信息系统项目总体目标是:通过对企业现有流程的分析，实施业务流程重组，建立面向流程的管理模式；运用信息技术，实现对物流、资金流、信息流的集成控制，提高企业效益和市场竞争力。通过财务管理，可以实现公司对资金流、信息流的集中管理，可以统一整个公司的核算标准及规则，可以完成对下级单位财务数据的实时监控，从而加强公司本部作为管理机构的监控职能，满足公司对其下属各级分支机构管理与实时监控的要求。对下级分支机构的经营活动及资金运作状况能够实时查询与控制，及时掌握其经营动态，便于管理局领导进行科学决策。加强财务预算管理，包括各种资金预算、费用预算等，合理编制预算，通过对下属各业务单位项目执行情况的跟踪、核算与管理实现对预算的执行情况进行跟踪控制，有效控制部门、项目费用，降低成本。既支持单一企业的预算编制功能，也支持集团企业预算指标的下发、预算数据的上报审批、以及预算执行数据的上报汇总等功能。功能强大数据汇总功能，可以进行多角度数据汇总，全面满足不同使用人员的需要；同时系统支持溯源查询。及时准确的合并报表：对内部交易能够快速准确地实现对账，实现数据一次采集分层过滤抵销的功能，真实反映集团的财务状况、经营成果。-5-随着企业规模的不断发展和扩大，企业内部总部和分销机构之间或企业总部与远程仓库之间的数据传递问题成为企业关注的焦点，为使总部能及时了解各分支机构的采购、销售、库存及应收帐款状况，为企业的管理提供准确详细的信息。通过浏览器，实现完全的远程操作，支持远程办公，为企业提供一个及时掌握企业、各子公司业务全貌的信息处理平台。使企业总部及时通过各子公司传递的各种数据，了解子公司的经营情况，调整公司的经营策略。母公司就可以在总部应用服务器中依据独立核算的子公司情况建立相应的账套，使子公司可以通过数据复制功能，将子公司账套内新增加的数据，及时复制到母公司的相应账套内，以便实现母公司的实时监控。具体来讲，包括：（1）内部采用统一的财务系统，统一会计制度和会计原则，方便财务信息的采集，同时适应内部不同行业的财务核算要求；（2）组建财务信息网络，企业内部数据共享，上级机构对下级机构的财务从计算机上做到即时查询、审计，严格内部监管制度，强化财务管理；（3）企业内部财务数据能及时自动上报,上级机构能对上报数据进行汇总、合并和分析，使领导及时掌握全公司的经营状况，为其提供决策支持数据，提高市场应变能力；（4）财务电算化系统具有WEB功能，支持远程录入、查询、会计凭证、帐簿、报表等有关会计数据，实现远程操作；（5）能实现预算编制、预算执行和预算评价三个过程。（6）能对资金的使用、结构、安全、成本（含利息）和效-6-益进行控制。2、应用解决方案公司采用用友ERP-U8管理软件。公司ERP系统实施的范围包括公司管理机关（含管理处室和职能部门）、各主流程单位、4个辅助单位。根据组织机构设置和管理需要，公司决定采用如下站点分布方案：功能模块总部站点数技术开发区站点数使用部门总帐１０１０财务部、审计部应收系统１０１０财务部应付系统１０１０财务部ＵＦＯ表１０１０财务部、市场部决策支持不限站点无财务部、办公室财务分析不限站点不限站点财务部、办公室资金管理不限站点无财务部预算管理不限站点不限站点财务部、市场部3、业务流程具体解决方案管理信息系统通过集中建账、统一基础科目设置、集中数据管理、远程实时查账等等手段，全面支持了企业的集中式管理模式。（1）统一规范的基础设置，实现集团信息统一管理和横向对比分析。在管理信息系统中建立统一的会计科目，制订统一的基础设置规范，统一采用新的企业会计制度，保证整个企业在基础设置上的统一规范，为实现多组织的集中管理奠定良好基础。-7-（2）另建一套费用帐进行集中报帐。各单位单独设立帐套，另外设一套费用帐（以单位别设凭证类别），单独核算、控制费用，在财务分析中编制费用预算，日常各单位发生费用统一在费用帐中反映，能控制个人在各单位报销的费用，便于及时平衡各单位盈亏。月末将费用帐中的凭证分类别的输出，然后利用总帐工具分别引入到各单位帐中进行核算。（3）预算管理（包括现金预算、收入与费用预算、损益与指标预算）。预算管理包括预算编制、预算执行和预算评价三个过程。预算编制全面预算按季滚动编制，现金收支计划按月滚动编制。财务部定制表格，同时提供与预算期相等时间（期）的各预算单位的历史实际数据，以供编制者参考，各预算单位编制好预算，预算管理系统据引自动生成预算汇总表（部门预算——＞公司预算——＞总部预算）；预算执行过程包括预算检查、分析、调整和控制，软件系统对突破预算的支出做到实时反映，提供提示、警告以及不得录入等多种选择；预算评价过程包括预算结果分析、问题揭示和预算业绩评价等，提供按月度、季度和年度的预算指标与实际数的对照分析，反映预算执行差额和差率。（4）用辅助核算简化科目体系，加强管理。在科目设置时将往来科目设为客户、供应商往来核算，将固定资产、在建工程、存货类、成本类、收入类等设为项目核算，其他应收款—个人往来、费用内某些科目设为个人往来，其余费用类科目设为部门核算。对科目进行辅助核算后，科目体系中科目不需要随单位经营期的变化而进行调整，系统编制相关凭证时，提示用户录入对应的辅助信息，这样，在节省科目的同时保证信息的详尽。另外，-8-将成本类、收入类设为项目核算，形成一个利润中心，加强盈亏管理。3、使用效果评估财务管理信息系统的核心思想是实现对整个价值链和供应链的有效管理，实施财务管理信息系统后，首先优化了业务运作流程，实现了“三流”的集成和控制，利用信息技术实现信息的集成性、准确性和实时性。通过实施财务管理信息系统后，公司在以下八个方面（“八化”）产生较大的变化：流程体系化/效率化；组织扁平化/规范化；采购集中化；营销市场化；效益管理动态化；财务业务控制一体化；绩效管理显性化；预算管理日常化。系统提高了公司的整体管理水平和企业效率、效益及市场竞争力，为公司的进一步发展打下良好的管理基础。具体来说主要有：建立和完善基于流程管理的组织和绩效考核体系；建立适合公司实际需求的资金预算和监督体系，通过采用标准成本法等手段实现贯穿采购、库存、生产和销售全过程的动态成本实时监控；充分利用信息技术建立财务—业务一体化集成系统，实现财务从目前会计核算到财务管理、战略财务管理的转变，从而有效支持决策；建立和完善公司的采购和销售模式，利用信息技术最大程度上实现采购和销售信息的共享和监管，达到实现采购管理规范和建立面向客户的营销体系；基于物流和信息流的统一，建立快速、实时的生产制造管理信息系统。（1）统一设置基础科目实现集团信息可比性。在原来的分散账务信息系统下，由于信息传递速度低、不准确，经常出现公司上下科目设置不一致的情况，给企业财务管理和各营业部之间-9-业务的对比分析和管理带来很大困难。适应企业集团化应用特点和财务信息可比性需要，企业利用系统中统一科目的功能，这样就解决了总部对下属单位的财务核算、预算、资金的实时监控和对比分析等问题，以便整合内外部资源，发挥总部的计划与控制作用。（2）数据的集中管理，保证了集中式管理模式的实现。企业管理信息系统以总部为中心，各下属单位集中建帐，两个区域之间采用互联网进行传递数据，总部对整个企业的财务信息可以一目了然，方便地实现了账、证、表数据的高度集成，保证了公司集中式管理的实现。（3）实现异地实时查询与统计分析，充分发挥领导的监控职能。基于WEB功能的管理信息系统提供了远程查账功能，总部可以根据报表反映出来的结果追溯到业务发生的最原始单据，系统使财务报表上报制度大为简化，财务报表传递周期明显缩短；还具备了财务预算、异地实时查询、统计、分析和监督管理等在传统桌面型财务软件中无法有效完成的功能。领导能对各单位的财务状况进行实时监控；在不影响单位工作的前提下，领导能够及时获取有效信息，及时发现各单位在财务管理中存在的问题并及时解决，充分发挥领导财务监控的职能。（4）强化资金的集中管理。利用系统中的资金管理子系统，企业能够很好地处理各类筹资、投资、担保、内部资金拨付、资金计息等资金业务，并能够对企业内外部各种资金进行预测、控制、分析，管理各种资金合同，动态准确地反映各项资金的来源与去向，保证资金的运作效率，并且实现了资金的统一调配，控-10-制资金的流出，降低风险，提高资金运作效益。（5）辅助核算能力增强。在实际业务中，有许多辅助核算，如：个人、部门、对外投资、利润中心、在建工程等，这些项目核算量大且统计要求频繁。如果使用传统的科目核算方法，按项目开设账页，并在账页中按辅助项设专栏进行明细核算，即所谓多栏账，会导致科目数量成倍增加，造成科目体系庞大、错账率高、难以进行纵向横向分析比较、统计核算汇总不便等许多弊端。采取这种科目结构，即使在计算机上也不会得到理想的管理效率和效果。另外，将成本、费用进行项目核算，可以及时准确的了解各业务利润。（6）丰富的报表查询为管理提供支持。在完成日常业务的基础上，该系统提供灵活多样的查询方式、组合式查询条件，这些报表的提供满足了财务部门帐表的数据要求，以及业务部门和分管总经理的查询和汇总要求，同时为统计部门提供必要的统计数据。（7）实现预算管理。在预算编制方面，财务部门发布预算表格时，同时提供与预算期相等时间（期）的各预算单位的历史实际数据，给编制者参考；各预算单位编好送至财务部门，预算管理系统据此自动生成预算汇总表；经过董事会决议发布的预算方案，在系统中不能随意修改，如需变更，需在系统中履行签批程序；预算实现滚动编制。在预算执行方面，财务人员能够实时掌握各预算的执行情况（发生进度）；向各预算单位提供预算执行进度等预算提示报告；预算期内，各预算单位可就预算的部