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办公自动化总28页第2页第二章办公中的文字处理总28页第3页本章内容介绍本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个简单的例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；最后介绍了公文处理的基本规范及利用公文向导制作公文的方法。总28页第4页本章主要知识点文字处理工作流程文档的录入与编排文档的页面设置文档的打印操作公文的处理规范利用向导制作公文总28页第5页2.1文字处理软件及其操作流程2.1.1文字处理软件及其功能文件存储内容编辑简单排版输入校验输出提供输入／输出接口对象的嵌入与链接总28页第6页2.1.2文字处理的操作流程流程中各个步骤的含义如下：1．文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。2．文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3．格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。总28页第7页4．页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。5．打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。6．打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。总28页第8页2.2简单文档处理本节讲解简单文档的处理过程，主要目的是对办公文档的处理流程有个全面的认识。总28页第9页2.2.1启动Word并作相关设置1．启动Word软件首先通过单击“开始”|“程序”|“MicrosoftWord”（具体名称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后的默认界面如下图所示，它同时打开一个空白文档。2．工具栏的设置（1）工具栏简介在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个工具栏，如图所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。常用工具栏折叠按钮格式工具栏总28页第10页在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据用户的使用频率出现或者不出现在默认界面上，这体现了工具栏的自适应性。（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自占据一行的方法。方法一：利用“自定义”命令法操作时，单击“工具”|“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在“选项”选项卡中选上“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格式工具栏在两行并列显示。总28页第11页第二种方法：拖动“移动控点”法将鼠标移动到所示工具栏的“移动控点”上，当光标呈现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具栏上下排列。“常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使用者查找、使用。此外，还可通过“工具栏选项”按钮(工具栏右侧)进行设置。总28页第12页2.2.2文字和符号的录入1．选择汉字输入方法可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En（或CH）图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。总28页第13页2．文本内容的输入在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。总28页第14页3．特殊符号的录入文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：♂、※、◎、№、§等）。符号的输入方法主要有四种：（1）菜单法：通过“插入”|“符号”（“特殊符号”）输入。（2）工具栏法：将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮输入。（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的供选键盘中（13种）选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。4．文档录入后的联机校对总28页第15页2.2.3文档内容的编辑保存1．光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2．选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏总28页第16页（4）利用快捷键操作选取选取对象时，可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。选择全部文档：Ctrl+A、Ctrl+单击选择栏、三击选择栏选择整段：在段落中三击所选段落、双击所选段落选择栏选择矩形文本块：Alt+移动鼠标选择一行：单击该行选择栏(5)选定的简化只要是光标所在的段落，即可对其进行段落格式的设置总28页第17页3．修改文本操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。4．复制、移动、删除文本首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有：（1）利用快捷键（“编辑”菜单相应操作后的组合键）（2）菜单方法（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法5．“选择性”粘贴的作用粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”。总28页第18页6．撤消和恢复操作在对文档进行编辑的过程中，Word会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。撤消操作的方法是：选择“编辑”|“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮或使用快捷键Ctrl+Z。恢复操作的方法是：选择“编辑”|“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮或使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。总28页第19页2.2.4字体与段落格式排版文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用“格式刷”按钮来实现格式的复制（单击可使用一次、双击可多次使用）总28页第20页2.2.5文档的页面设置单击“文件”|“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框,可以设置以下步骤：说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框1．设置纸张大小和方向“纸张”选项卡主要包括纸张大小和纸张来源，其中“纸张大小”列表列出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表中选择“自定义大小”，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小。“纸张来源”一般选择默认设置即可。总28页第21页2．调整页边距页边距是指可编辑区域与纸张边界的距离，根据不同纸张定义不同的页边距，可以使打印出来的文档更加美观。“页边距”选项卡，在其中可以选择文本距纸边的上、下、左、右的距离，以及装订线的位置和宽度，纸张的打印方向等。对于这些设置，在预览框中可以看到效果。3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式选择“版式”选项卡，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶页不同”或者“首页不同”，可以对首页或奇偶页设置不同的页眉页脚；“垂直对齐方式”中选择“顶端”、“靠上”或“居中”，可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式；在页眉、页脚列表框中输入或选取数字，可以设置页眉、页脚至页边界的距离。总28页第22页4．确定每页中的行数和每行的字符数选择“文档网格”选项卡，在其中可以设置文字排列的方向，文档内容文字分栏的数目以及文档中每页的行数、每行的字符数（这两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关）。总28页第23页特殊情况下的页眉和页码的设置奇数页页眉（论文题目和页码）和偶数页页眉（页码和论文的任务类型）不相同时的设置（下图所示）：页码设置：“插入”－“页码”页眉设置：“视图”－“页眉和页脚”奇偶页页眉不同：“文件”－“页面设置”－“版式”－“页眉页脚”区域的“奇偶页不同”选定封面及目录没有页眉页码：“页面设置”－“版式”－“页眉页脚”区域的“首页不同”选定总28页第24页总28页第25页页眉和页码的设置总28页第26页2.2.6打印效果的预览（1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”|“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口，（2）打印预览窗口中有一个工具栏，可进行打印相关属性设置（3）当内容没有全部显示完时，可单击窗口右侧滚动条上显示位置标识的上、下空白处或下边的上、下三角按钮继续预览下面的内容（4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面总28页第27页2.2.7文档的打印输出及网上发布1．打印操作的基本步骤工具栏中的打印按钮只按默认设置打印，快速简单。“文件”-“打印(P)…”2．打印操作的其他方式在“打开”对话框中可选中多个文件，在其右键菜单选“打印”，即可对选中文件进行打印3.网上发布需将Word文档存成“Web页”格式的“.html文件（网页）。“文件”-“另存为”-“文件类型”总28页第28页打印及其属性设置图总28页第29页2.2.8文档的保存和保护1、多个文档的保存打开了多个文档以后，如果逐个地进行保存或者关闭太繁琐，这时，可以按住“Shift”键后再打开“文件”菜单，原来的“保存”变为了“全部保存”，用此命令可以同时保存所有当前打开的文档。自动保存文档选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框，在“保存”选项卡中，进行相应的设置，如下图所示，Word可以按设定方式自动保存文档，从而省去保存的操作。总28页第30页总28页第31页2、保护文档为使文档不被人任意查看或修改，可以在保存文档时为文档设置密码，这样，只有知道密码才能打开或修改文档。(1)选择“工具”|“选项”菜单，打开“选项”对话框。单击“安全性”选项卡。在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”文本框中输入密码，单击“确定”，完成设置。(2)执行“文件”|“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在对话框中的“工具”|“安全措施选项”对话框中进行设置。总28页第32页2.3办公室文字处理的基本规范及其公文向导应用(WORD模板的使用)2.3.1办公室文字处理的基本规范1．公文种类我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。2．公文格式所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文的组成项目分为指定项目和选择项目。公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。总28页第33页3．公文用纸公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。4．公文用字字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序