高职院校OA系统设计与实现

2007年第36卷第2期广西纺织科技高职院校OA系统的设计与实现于红波(山东科技职业学院,山东潍坊261053)【摘要】高职院校应建立具有自身特色,满足自身要求的办公自动化(OA)系统。采用三层B/S开发模式、PHP为主要开发语言、MySQL为后台数据库的技术方案开发设计的山东科技职业学院OA系统,既满足了对日常办公的需要,又满足其对业务办公的部分需求。另外,采用这种开发方式充分考虑了投入与产出比,满足了需求,节约了成木,并且具有良好的扩充升级功能,能够适应高职院校未来发展的需要。【关键词】高职院校;OA;三层结构;B/S;PHP;MySQL中图分类号:TP317.1文献标识码:B0引言随着科学技术和社会经济的发展,高职院校规模不断扩大,办学竞争日趋激烈,学校越来越注意到提高办事效率、规范学校管理的重要性。传统的信息处理技术与决策方法和手段己不能适应现代社会发展的需要,建立起一种开放的、网络化的、高效的办公与教学新环境,以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息查询及管理功能的信息系统,为学校管理交流提供基本信息的传递、处理渠道的办公自动化系统是高职院校管理工作的一项重要任务。山东科技职业学院结合自身特点和应用需求,采用三层B/S结构、PHP开发语言、MySQL数据库,运用面向对象、Internet/Web等先进技术构建了自己的OA系统。该系统投入运行以来,为全体教职工提供了方便查询、互通信息的平台,为学院提供了统一、规范、高效率、低成本的业务操作模式,为学院的网上办公、网络管理奠定了基础,促进了学院的规范化发展。1系统分析1.1高职院校OA应用发展情况近年来,随着信息技术、互联网应用和普及,国内许多高职院校在管理信息化建设上已卓有成效,建成了比较完善的校园信息化基础设施,积累了一定的网络信息资源。但是,高职院校因起步晚、底子薄,在信息化建设上,特别是办公自动化建设上,多数高职院校仍沿用传统的管理和信息交流模式,处在单机型办公自动化系统阶段,只有少数高职院校使用了网络协同工作型办公自动化系统。目前,高职院校办公自动化现状主要为:(1)网络条件日趋成熟;(2)异地化办公的需求;(3)管理部门在网上推出的办公业务还相当贫收稿日期:2007-04-23作者简介:于红波(1968-),女,山东科技职业学院高级工程师,主要从事信息网络方面的工作及教学。45广西纺织科技2007年第36卷第2期乏;(4)不同管理部门之间,缺乏整体规划,各自为政导致“信息孤岛”;(5)缺乏与办公自动化相适应的规章制度;(6)部分操作人员观念相对滞后。1.2高职院校OA系统功能性需求高职院校OA系统需要规模相对较小,但其在功能上对系统的需求却是全面的。从应用上大致可分为两个方面:一是通过收发电子邮件、短信息和交流区为主的方式,完成校、系等各部门间及与教职员工的各种信息交流,并实现诸如请假申请、日程安排、工作日志、公告通知、公文查询、新闻发布和教工档案信息及各种图书资料的查阅等日常办公功能;二是面对全校的办公业务开展全面的管理。如使学校内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作。具体一般应包括以下几方面功能:(1)电子邮件功能。电子邮件作为所有办公应用子系统的统一接口,可以大大提高系统用户的友好性和易用性,减少培训的工作量。(2)对大量复合文档型数据的处理。日常办公产生包括规范的、结构化数据,以及不规范、非结构化数据即“复合文档数据”。因此,OA系统必须以文档数据库为核心建立,同时选择性地结合关系型数据库。(3)工作流应用。OA系统的大多数应用如公文审批、各类申请等工作以流程的形式出现,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程终点(如发出文件、归档入库)。(4)支持协同工作和移动办公。随着网络技术的发展,异步协作、同步协作和移动办公方式逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式,它们打破了时间、地域的限制,使人们可以随时随地参加到协同工作中去,大大提高了工作效率。(5)安全控制功能。安全性控制功能成为办公系统得以投入使用的先决条件。办公系统的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密,以及电子签名。(6)能集成其他业务应用系统。用户只需访问一个系统,就可以访问到所有需要的信息,包括办公信息、业务数据等。2系统设计2.1系统结构主要依据Internet/Intranet建设原则,使用“客户/WWW服务器(包含应用服务器)/数据库服务器”的结构来构造高职院校OA系统。客户端采用浏览器模式将使系统的易用性更强,客户端不需要安装专用的客户端软件,使整个系统的管理维护工作大量减少。系统结构如图1所示:三层的浏览器/服务器(B/S)体系结构把二层的客户机/服务器(C/S)结构的事务处理逻辑模块从客户机的任务中分离出来,由单独组成的一层来负担其任务,这样客户机的压力大大减轻了,把负荷均衡地分配给了Web服务器,于是由原来的两层的C/S结构转变成三层B/S结构。2.2系统构成高职院校OA系统是一个综合性的信息管理平台,将学校内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在学校内部的信息管理系统中。而且通过菜单、权限构成的信息共享管理机制,使文件的使用更方便,管理更安全。主要包含四个主(浏览器)(Web服务器)(应用服务器)(数据库服务器)用户层功能层数据层图1系统结构示意图客户客户客户OA服务器通用办公模块业务管理模块决策支持模块数据库462007年第36卷第2期广西纺织科技图3系统结构要部分:个人事务、公共事务、信息交流和系统管理。个人事务:主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合。公共事务:提供了公共事务与业务综合管理的相关模块,以及可自定义流程的工作流功能。包括工作流、人事管理、固定资产管理、工资上报等模块。信息交流:是学校内部进行交流的有力手段。系统管理:用于规划学校信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单,按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派。系统总体功能如图2所示:2.3数据库设计系统采用MySQL关系数据库,它能方便地与Internet连接,主要用一些相关的表存储数据。从PHP4开始,内建了对MySQL数据库的支持,用户不需要外部支持库就可以对MySQL进行全部操作。PHP与MySQL之间的交互主要通过一系列的MySQL函数,如连接、断开和查询数据库,数据库处理,错误处理等。2.4PHP语言开发功能模块直观的开放式的应用程序的开发环境PHP为开发者提供了高度的开发能力,只需编写一次应用程序,就可以同时在浏览器端和服务器端运行。当用户发出的HTTP请求的文件扩展名为1.PHP时,服务器运行该PHP程序,经过查询数据库或其他一些处理,产生HTML命令(这些命令通常可组成完整的HTML文件),然后将这些HTML命令传递到用户端供浏览器形成网页。其系统结构如图3所示:3系统主要特点3.1简单易用易用是本系统的主要设计目标之一,力图为用户提供一个使用方便、简单、容易的信息系统,使系统的管理维护简单、更新能力强。3.2平台结构、模块化组件、通用性好系统采用平台化结构设计,提供丰富的信息处理功能模块,通过标准的接口,将功能摸块“镶嵌”在平台上,构成符合用户需要的信息管理系统。3.3适应能力强系统能够很好的适应用户组织结构和业务工作的变化,例如:工作流功能,用户可以通过自定义流程和可视化设计表单,将常用业务管理起来,使业务流程管理、审批、分发、流转过程更加规范。这种开发可以自行完成,节约大量的后期开发投入。3.4技术先进系统的技术先进性体现在应用需求和实现技术的相互结合。二者相互作用,相辅相成。体现在:易扩展、易维护的系统体系;基于面向对象的系统设计;多层的B/S应用。图2系统总体功能图47__