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软科学项目申报书课题名称：精益管理在档案管理中的应用一、简表研究课题课题名称精益管理在档案管理中的应用研究类别√Ａ.医院管理Ｂ.社会经济起止时间申报人情况姓名性别出生年月最高学历职称职务主要参加者姓名性别科室职称学历课题分工项目摘要一、研究内容：1、档案利用服务流程的优质化、服务渠道多样化。2、档案的优化：包括档案实物的优化、结构的整合。3、扩大档案数字化贮存范畴。二、意义和预期结果：通过对服务流程的研究，探讨出优质化的服务模式，不拘泥于传统的档案查找方式，而是通过现代化手段多渠道地使档案利用者更加方便快捷地、最大化地利用档案，节省时间，提高办公效率；通过对现存档案的优化、整合，使库存档案去粗取精；通过对档案排列的重组、结构的优化、分类的界定，以达到节省现实及远期贮存空间，提高经济效益的目的；档案数字化管理系统的建立为档案的查找利用、数据统计、档案的安全保管、异地备份提供平台，扩大档案管理数字化范畴，还有利于缩小档案贮存空间，实现社会效益及经济效益双丰收。二、立论依据（包括课题的研究意义，国内外研究现状分析，主要参考文献及出处）档案是一种不可再生的特殊资源，如何为医院积累更多更珍贵的档案史料，并最大化地利用于医院各类建设活动是我们应该研究的课题，而精益管理应用于档案管理是本课题研究的中心内容，包括以下几方面内容：一、通过对档案提供利用服务流程的研究，帮助我们探讨如何利用现代化手段多渠道利用档案，提高档案的利用率，更加方便快捷地最大化地利用档案，拓展服务流程渠道，通过对库存档案内容的研究，深挖档案资源，为利用者节省查阅、分析、综合、总结等工作时间，提高办公效率；二、通过对现存档案的优化、整合的研究，强化档案鉴定工作，使库存档案去粗取精，通过对档案排列的重组，结构的优化，分类的科学界定，节省现实及远期贮存空间，提高经济效益；三、档案贮存数字化的继续推进，为档案的查找利用，数据统计，档案的安全保管，异地备份提供平台，它的意义还在于大大缩小档案贮存空间，做到档案传输网络化，档案存贮数字化，档案利用信息化，达到社会效益及经济效益双丰收。精益管理应用于档案管理，国内尚未见报道。三、研究方案1．研究目标、研究内容和拟解决的关键问题研究目标：最大限度、最快捷、最便利地利用档案；档案工作精益管理，包括内容和空间的管理；档案管理信息化的建设。研究内容：1、档案利用服务流程的优质化、服务渠道多样化。2、档案的优化：包括档案实物的优化，档案结构的优化。3、扩大档案贮存数字化范畴。拟的关键问题：1、解决查找利用档案难，浪费时间长，借阅手续烦琐，查全率不高现象；2、解决库存档案杂乱无章，良莠不齐，死档案资料过多现象；3、加强档案管理信息化建设，对部分易损实物档案实行数字化保管。2．拟采取的研究方法，技术路线，实验方案及可行性分析研究方法：以本课题的研究目标、研究内容为主线，制定出可行性工作方案及工作任务计划，逐步实施，创新新内容、尝试新做法，反复实验，及时总结，撰写论文。技术路线：从三方面开展工作：1、对档案利用服务流程的研究、档案利用登记的统计分析中探讨出可行的最优质化的服务模式；2、对库存档案形式与内容的研究找出管理弊端、挖掘档案资源；3、档案管理信息化建设的技术探讨等。实验方案：一、档案提供利用服务流程的研究1、传统的档案利用服务流程：利用者→档案办公室→档案员查找档案→去档案库房抽调档案→利用档案→借阅登记→复印档案→归还档案→档案员销号↓↓归还利用档案→归还档案→档案员销号这种传统的档案利用方式借阅手续繁琐，借阅耗时较长，占用人力资源，不利于档案的安全和保护。是需要使用档案原件作凭证作用的利用者所必须采取的档案借阅方式。但是我们通过对以往档案利用用途的分析，发现在实际工作中大部分利用者只是参阅档案，对这类利用者，我们简化利用程序，达到程序的优化。2、利用现代化手段多渠道利用档案。（1）以医院办公自动系统为信息平台，一方面通过电子邮件方式与利用者交流，另一方面在系统上建立固定的档案利用平台，依据不同时期医院工作重心预测科室需要公布部分档案内容提供利用，达到档案资源共享。（2）部分科室建立档案管理软件客户端，与档案室主机联网，实现档案的远程利用。3、库存档案内容的研究。预测科室对档案利用的需求，从档案中提取精华内容进行二次、三次加工出综合材料，直接服务于医院各类工作，变间接利用为直接利用。二、现存档案的优化、整合的研究。强化档案鉴定工作，使库存档案去粗取精；档案保管期限的进一步界定，利于对档案进行分级管理；通过对档案排列的重组，结构的优化，分类管理，节省现实及远期贮存空间。三、档案管理数字化的研究与探讨1、扩大档案数据库的建立，包括目录数据库和原文数据库，将原文数据库由原来的文书档案扩展到其他各类别的档案数据库的建立。2、将部分档案如实物档案、照片档案数字化。可行性分析：本档案室存贮档案载体丰富，涉及面广，集中统一管理医院各门类各载体档案，是医院建院以来的各类史料的积累，满足医院各类工作的需要，通过省档案规范管理AAA级复审，具备国内目前最高级别的档案室管理资质。档案室设施设备齐全，课题组成员均从事档案管理工作或档案专业毕业，具有大专以上的学历，丰富的档案管理经验及较高的学术水平，具备软课题研究经验，课题组部分成员已开展多项软课题并获市级以上奖励。3．本课题的创新之处1、服务流程及服务方式的创新。2、现存档案的优化、结构的整合。3、档案管理信息化领域的扩大。4．年度研究计划2012．1-2月，课题申报阶段，确立课题组成员，填写课题申报书、课题初步设计2012．3-4月，档案服务流程再造方案及初步实施2012．5-8月，对库存档案深入研究，对档案实物进行结构优化、鉴定、去粗取精，对内容进行全面浏览，预测医院工作需求，提取档案精华进行档案加工，直接提供利用。2012．9-10月，档案管理数字化的拓展，实物档案等的数字化贮存等2012．11-12月，课题总结阶段，总结研究及试验结果，撰写论文。5．预期研究成果及形式服务流程的优化，使档案利用者更加方便快捷地最大化地利用档案，节省时间，提高办公效率；通过对现存档案的优化、结构的整合，使库存档案去粗取精，节省现实及远期贮存空间；档案管理数字化范畴的扩大为档案更方便地查找利用，数据统计，安全保管，异地备份等提供平台，优化实物档案，缩小贮存空间。公开发表专业学术论文2-3篇。四、研究基础1．与本课题有关的研究工作开展情况本档案室通过省档案管理规范AAA级复审，档案数字化工作已经开展。部分科室已享用档案远程利用。2．已具备的研究条件、尚缺少的研究条件和拟解决的途径以档案室库存档案为研究基地，目前档案室设备设施齐全，人力资源丰富，条件基本具备。3．其他需要说明的问题无五、经费预算支出科目金额（万元）计算根据及理由1.合计3000论文版面费3000