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行政办公室标准操作程序一览表序号任务号任务的题目页码1.EO-SOP-01代表酒店参加有关会议2.EO-SOP-02盖酒店公章和开具介绍信3.EO-SOP-03交换文件（发文）4.EO-SOP-05酒店行政文件的登记及传阅5.EO-SOP-06以酒店名义向外发文6.EO-SOP-07上级工作简报7.EO-SOP-08为外籍人员办理来华手续8.EO-SOP-09各部门领取办公用品的审批与核算9.EO-SOP-10全店办公设备的调配10.EO-SOP-12电话通知的处理11.EO-SOP-13安排酒店管理人员会议12.EO-SOP-14为酒店业务订报13.EO-SOP-16办理宾客来店参观手续14.EO-SOP-17接待参观15.EO-SOP-18制定酒店工作计划16.EO-SOP-19总结年度工作程序17.EO-SOP-20基本决策程序18.EO-SOP-21设施设备添置、更新、和装修改造编制程序19.EO-SOP-22VIP接待程序20.EO-SOP-23总经理办公会程序21.EO-SOP-24内部文件传阅程序22.EO-SOP-25外部文件传阅程序23.EO-SOP-26公文制定程序24.EO-SOP-27文件资料的归档处理程序25.EO-SOP-28保密文件的处理程序26.EO-SOP-29保密文件的查询、借阅程序27.EO-SOP-30信件处理程序28.EO-SOP-31《宾客意见书》处理程序29.EO-SOP-33会客、访客的程序30.EO-SOP-34内部用车审批程序31.EO-SOP-35车辆油料填加和审批程序32.EO-SOP-36车辆维护程序33.EO-SOP-37出差审批程序34.EO-FORM-08文件收发登记表35.EO-FORM-09车辆行使及油耗登记表36.EO-FORM-10宿舍申请表37.EO-FORM-11办公用品领用登记表38.EO-FORM-12发文稿纸39.EO-FORM-13公司文件稿纸40.EO-FORM-14宾客到店参观申请表41.EO-FORM-15文件资料调阅登记表42.HR-SOP-01员工招聘程序43.HR-SOP-02员工入职办理程序44.HR-SOP-03员工转正考核程序45.HR-SOP-04员工晋升、调动办理程序46.HR-SOP-05员工离职办理程序47.HR-SOP-06优秀员工评选程序48.HR-SOP-07员工投诉及建议处理程序49.HR-SOP-08人事档案建立及保管程序50.HR-SOP-09员工社保申报程序51.HR-SOP-10员工考勤审核程序52.HR-SOP-11员工制服、工鞋及工号牌发放程序53.HR-SOP-12员工工资核算程序54.HR-SOP-13新员工培训程序55.HR-SOP-14在职员工培训程序56.HR-SOP-15培训效果评估考核程序57.HR-SOP-16假期工录用及工资结算程序58.HR-SOP-17员工活动组织程序59.HR-SOP-18员工宿舍入住程序60.HR-SOP-19劳动争议的协调处理程序标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-1任务的题目：代表酒店参加有关会议需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、接受指示（1）接受酒店领导委托；（2）问清会议主题、时间、地点和对参会者的要求；（3）依据酒店领导和会议要求，做必要的准备；（4）按会议主题要求，选派相应人选；个人不得私自代表酒店参会。2、参加会议（1）准时参加会议；（2）准确、全面地做好会议记录；（3）未经酒店领导授权，不得私自代表酒店就重大问题表态。3、汇报（1）会议结束后，及时向酒店领导约定汇报时间及形式；（2）重点汇报会议要求酒店来落实的工作项目及要求；（3）对会议布置的工作，不得在汇报时私自取舍。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-2任务的题目：盖酒店公章和开具介绍信需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、申请批准（1）由个人或部门提出申请；（2）申请中写明时间、部门、经办人、联系单位和事由；（3）公章一般由总经理审批，人事章由行政人事部门主管审批。2、登记（1）由经办人手持批文，到行政办公室办理登记；（2）登记时写明经办人、联系单位、事由等3、盖章开信（1）按申请批文所示内容，清楚、准确地填写介绍信；（2）禁止开具空白介绍信；（3）将公章盖在指定位置或发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。如涉及到合同盖章，按照天艺集团合同管理规定，盖章之前先完成《合同签署前期调查表》、《日常经营合同审批单》报批，如企业租赁合同、在建工程项目合同。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-5任务的题目：酒店行政文件的处理需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、登记（1）行政办公室秘书接到文件后，要于当日在收文本上登记，写明来文原编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关及书文编号等；（2）在每份文件的右上角空白处盖收文章，写明收文时间及收文号；（3）填写文件传阅单，每份文件一张，并钉在文件封面。2、批示处理（1）文件夹返回后，翻阅每份文件传阅单，检查是否有店领导批示；（2）有批示的按批示办理，并在传阅单上结果及日期；（3）无批示的文件暂放行政办公室存档，年终统交酒店档案室保管；（4）上级主管部门要求收回的文件要在指定时间交回，并办理相应手续；（5）总公司邮件已审批的发文应打印存放在收文文档处。3、传阅（1）文件登记后将文件传阅夹交部门经理（急件放在最上面，并标上记号）；（2）秘书将文件夹送店领导传阅，顺序按先常务副总经理，后其他店领导；（3）部门经理阅后在文件传阅单上写明建议和“请店领导传阅”以及签阅日期；最后呈送总经理批准。（4）遇有保密文件时，要将文件交给店领导手中，并做传阅记录。（5）当天下班之前必须下发。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-6任务的题目：以酒店名义向外发文需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、拟文各部门受店领导委托或上级主管部门指示以酒店名义写的报告、请示、简报等，在行政办公室填写发文表，连同原稿一起交主管店领导审批；2、审批发稿被批准后，到行政办公室要发文号，并登记。3、打印（1）发文部门自行拟稿；（2）校对；（3）打印，上报文件份数一般为一份。4、发出（1）将打印好的文稿送至店领导处签批；（2）将签批完的文件发放至抄送部门并要求收件部门签字；（3）原稿、批件及一份正式文稿交行政办公室存档。酒店的对外经济合同必须由总经理、总审计师/财务总监、相关部门责任人汇签后加盖酒店公章，正本由计财部存档。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-7任务的题目：报送工作简报需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、收集（1）要了解简报内容和范围，如：有重要人物参加的大型宴会、酒店主要经营数字的最新纪录、上级指派的重大接待工作、企业内部改革的新举措及党、工、团开展的活动等。（2）由前厅部、销售部负责人提供信息，必要时向店领导征询；（如海南新国宾馆）（3）认真阅读酒店各种职能组织的会议纪要或文件；2、起草整理（1）行政办主任在接待过程结束后尽快起草简报；（2）简报中所反映事件的时间、人物、过程、结果、经验等要真实，不得虚构；（3）简报文字和书写格式要符合要求。3、报批（1）填写发文审批单并编号；（2）将文稿和发文审批单一并交主管店领导审阅。4、打印（1）店领导签字后将批改过的稿件送交秘书打印；（2）校对；（3）客人离店三天内印发正式稿件；5、发送（1）将正式稿件以公文流转或传真上报。（2）原稿、批件由行政办公室存档。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序（各部门领取货品都由财务部审核）部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-9任务的题目：各部门领取办公用品的审批与核算需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、填写领货单（1）申请部门要写明办公用品的名称、申领数量、使用时限及用途；（2）部门经理在领货单上签字；（3）交行政办转分管店级领导签字。2、审批（1）复核办公室用品名称是否为申领部门实际应用的范畴；（2）复核申领数量是否超出预算和历史同期消耗标准；（3）压缩费用，把好审批关。3、提货（1）库房发货员要严格按照领货单上批准货项和数量发放；（2）暂时没有的物品要及时消帐，并在提货单上注明。4、核算酒店在每月固定日期，库房要按部门对使用的办公用品进行核算；起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-10任务的题目：全店办公设备的调配需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、提出申请（1）因扩大业务需增加调配办公设备的部门，需书面申请，说明原因；（2）因现用办公设备损坏或丢失需补充的部门，也需书面申请，说明原因（3）将申请上交主管店领导审批。2、调配（1）行政办公室经理接到批件后，根据批示进行内部调配；（2）如内部无法调配，通知申请部门办理采购手续；（3）新购进的办公设备到货后，需到行政办公室登记；（4）替换下来的设备仍可维修使用的填写清修单，不能修复的办理报损手续。（5）财务部需办理固定资产调拨手续。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-13任务的题目：安排酒店管理人员会议需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、确认在会议前两天向主管店领导确认会期、时间、会议内容及其它要求；2、订会议室通知餐饮部及销售部开会日期、时间、人数及其它要求，预订会议室。3、通知（1）通过电子邮件(紧急情况下电话)通知所有与会者，并讲明要求；（2）做通知记录，将因故不能到会者上报店领导。(现阶段根据酒店具体情况而定)4、会前检查（1）在会前半个小时到会场检查设备、设施是否符合要求，发现问题要及时与餐饮部联系，立即纠正；（2）如遇特殊情况不能如期开会时，要及时向主管店领导汇报，以决定是否改期。5、参加会议（1）提前到会；（2）做会议出勤记录，并于会前向会议主持人通报出勤情况；（3）认真做会议记录，内容完整。6、会后工作（1）遇有重要会议时，会后要组织向缺席人员传达；（2）办公室主任必要时收集一些相关的会议反馈，写出书面材料供店领导参考。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-14任务的题目：为酒店业务订报需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、预算（1）在每年年底接到下一年订报通知后一周内做出订报预算；（2）将预算报酒店当局审批；（3）按店领导意见修改预算；（4）向各部门通报酒店批准的订报预算及各部报纸名称、份数；（5）根据各部门的实际需要在预算范围内做适当调整；2、申请支票填写国内采购单，并将已批准的预算附后。3、订报（1）待支票批准后，连同已填好的订报单到邮局办理订报手续；（2）将订报单和发票带回。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：标准操作程序（没有）部门：行政办公室实行者职称：办公室人员任务号：EO-SOP-15任务的题目：分发内部报纸需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做为什么1、取报（1）酒店报纸均由邮政局送到本酒店指定地点/报箱。（2）行政办文秘每日按规定时间前往领取。2、分报（1）按分报单进行分报，确保报纸种类份数准确无误；（2）在分好的报头上标明部门，以便领取时查找；（3）如遇某种报纸当天未到，需与邮局及时联系，问明原因，并耐心向领报人说