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基础性档案编研材料培训教程期刊杂志目录•一、全宗介绍•二、大事记•三、组织沿革•四、基础数字汇编•五、专题汇编一、全宗介绍（一）什么是全宗？全宗是一个独立的机关、组织在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。形成档案全宗的机关、团体、企业事业单位是指立档单位，也称为全宗构成者。（二）全宗介绍的定义与作用1、定义全宗介绍又称“全宗指南”，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具。2、全宗介绍的作用向利用者介绍和报道有关某一立档单位的历史、档案的历史、档案的内容和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。（三）全宗介绍的编写1、全宗介绍的结构（一）封面（二）正文a.全宗单位的基本情况介绍，历史沿革、基本职能等b.全宗历史，全宗介绍所针对时限内的档案管理简要情况介绍c.全宗档案内容基本情况（三）备注2、封面项目的填写3、正文的编写（1）单位简介一般应反映单位名称、重要时间、主要职能、隶属关系、主要负责人名单、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容。需要注意的一些基本要求：a.单位名称一般用全称，也可以在全称后面用加注通用简称。例如：南开区劳动和社会保障局（南开劳动局）本单位所有曾用名应按时间顺序书写在单位情况简介中。b.重要时间需要反映的重要时间包括本单位成立、合并、改组、更名和撤消时间；内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消的时间；上级主管机关变更时间；其他反映本单位重要活动的时间。c.主要职能要体现出本单位的性质特征、职权范围和主要工作与任务d.隶属关系具体反映本单位和上级主管机关的组织关系、业务关系；和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。上级主管机关如有变更，应反映在本单位沿革部分。e.主要负责人名单反映本单位正副职负责人姓名、职务、任期时间。f.本单位内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。1内部一级机构的名称。2内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。3内部一级机构的主要职能。4内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。g.其它1涉及本单位的重大事件和对单位产生重要影响的活动。2本单位改组和撤消的原因。（2）档案情况简介•1档案的数量及保管期限•2档案的完整程度•3档案的利用价值及鉴定情况•4检索工具的配置情况•5档案的整理情况（3）档案内容与成分介绍•档案内容与成分介绍：是全宗介绍的主体，以文章叙述形式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。•例如：•（一）文书档案：本全宗共有文书档案XXX卷，其中永久XXX卷，长期XXX卷，短期XXX卷。按年代—问题（或年代—机构）组卷，主要内容有：……•（二）基建档案:本全宗共有基建档案XXX卷，全部永久保管，分基建项目和房屋产权两类。主要内容有：……•（三）设备档案:本全宗共有设备档案XXX卷，分办公设备和交通设备两大类，全部短期保存。•（四）会计档案:本全宗共有会计档案XXX卷，其中永久XXX卷，定期XXX卷，分会计报表、账簿、凭证三大类。•（五）专业档案：本全宗共有专业档案XXX卷，全部长期保存，分成•教育教育和德育两类。•（六）实物档案：本全宗共有实物档案XXX卷，全部长期保存，主要为区级以上颁发的各种锦旗、奖状、奖牌、证书和各种纪念品。•（七）音像档案：本全宗共有音像档案XXX卷，全部长期保存，主要为建校以来重大活动、媒体对本校的宣传报道，介绍本校的专题片等。•（八）照片档案：本全宗共有照片档案XXX卷，全部永久保存。4、备注的编写1本全宗介绍的编制情况2有关全宗内档案的补充说明。a全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题。b全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。c其它有关问题的说明。5、编写中要注意的其他问题a本单位简介要注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的三分之一左右。b全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。c要注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。d行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。二、大事记（一）大事记的定义大事记，是按时间顺序，用简明的文字记述一定历史时期的发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。（二）大事记的特点大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法以时间为线索，并且比较简练。（三）大事记的结构由封面、正文两部分组成1封面：大事记名称：单位名称+“大事记”大事记起止年度：全宗号：编制单位：编制时间：2大事记正文，由大事时间和大事记述两部分组成。大事记正文应包括题名、前言、目录、正文、附录五个部分。（1）题名包括大事记的总标题、记述事件的上下年限、编者。例如：中共天津市委机关大事记1949年3月——2009年3月天津市委机关档案室编（2）前言说明编写目的，本大事记的性质和记述范围（地区性、专业性或本机关），材料来源（档案室藏档案或走访、回忆）（3）目录凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称应列为目录条目。（4）正文包括大事记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。（5）附录一些重要机关、专业、专题、重要人物的大事记，需正式出版或研究，应设置附录。如：注释、主题索引、人名索引。一般机关大事记可以不设附录。（四）大事记记述的范围大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。1、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；2、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；3、本机关重大的组织机构调整和人事任免；4、本机关发布的重大决定、决议事项；5、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；6、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；7、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；8、上级领导来机关视察的情况；9、本机关先进人物的事迹；10、各类重大事故；11、重要的外事活动12、在业务职能活动中发生的大事、要事。（五）大事记正文的格式：注：▲（黑色实心三角）表示已知月份，日子不清楚的，放在当月的最后▲▲表示月份、日子都不清楚的，放在该年度的最后（六）大事记记述要素总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素（时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）（七）编写大事记的其他要求1编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；2其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；3摘录应该列入大事记年表的事实；4对摘录的事实进行审核；5按计划排列大事，组成完整的系统。•大事记范文天津市环境保护大事记2008年4月—6月天津市环保局档案室编•四月•2日，市环保局党组副书记、局大讨论活动办公室主任刘永强率市环保局机关16个处室及有关直属单位的主要负责同志，先后到市国土房管局、市规划局进行学习。这次学习活动是市环保局在“解放思想、干事创业、科学发展”大讨论活动中采取请进来、走出去学习的又一重要举措，为下一步有针对性地实施工作整改，全面提高思想水平和工作水平奠定了基础。•10日，严定中局长到辐射所检查奥运核与辐射安全管理及反恐应急准备工作。辐射所主要负责同志汇报了“迎奥运”辐射安全管理重点工作和反恐应急工作情况。严局长肯定了辐射所在“迎奥运”辐射安全管理方面所做的工作，并对进一步做好工作提出要求。•25日，市环保局组织了演习代号为“安保２号”核与辐射反恐应急演习，其目的是锻炼队伍、测试信息沟通时间、反应速度、应变能力及各战斗小组独立作战能力。•五月•6日，《天津新技术产业园区华苑产业区国家生态工业示范园区建设规划》通过国家论证。该规划通过专家论证后，华苑产业区将抓紧落实生态重点项目建设，建立和完善生态保障体系，力争2至3年建成国家生态工业示范园区。•10-11日，环保部生态司朱广庆副司长一行4人到大港区、西青区进行调研，朱广庆副司长对大港区、西青区环境优美乡镇创建工作给予了充分肯定，并提出了三点建议。•六月•5日，市长黄兴国在《天津日报》、《今晚报》等本市主要媒体，发表题为《建设生态文明创建绿色奥运》的纪念“六五”世界环境日致词，号召全市人民积极行动起来，大力倡导生态文明的观念，以崭新的面貌迎接绿色奥运。•9日，市环保局组成的对口支援四川茂县灾区环境监测工作队出发仪式在市环保局大院举行。市环保局局长严定中向环境监测工作队下达了出发令并将队旗交到工作队领队——市环境监测中心副主任陈向党同志手中，两辆载着由市环境监测中心、南开及北辰区环保局的环境监测专家组成的7人工作组和监测仪器的车辆驶向灾区，市环保局领导同志及局系统200余人为监测队伍送行。三、组织沿革（一）组织沿革的定义组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的—种档案参考资料。（二）组织沿革的内容1、机关、地区或系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关名称的改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围，即机关性质和职能；2、隶属关系；3、人员编制编制及发展情况；4、内部机构设置和变化情况；5、领导成员的组成及发展变化情况。（三）组织沿革的结构组织沿革包括封面和正文两部分1、封面：天津市南开区档案局组织沿革1959年至2009年全宗号：04号天津市南开区档案局2009.5•2、正文：天津市南开区××局组织沿革(一)机关简介主要介绍机关成立时间、办公地址、隶属关系、性质、职权范围，编制情况如：天津市南开区档案局，经区委、区政府同意，按照XX文件精神，于一九八九年五月设立档案局与档案馆一套机构，两个牌子，机构改革中区档案局（馆）列入区委序列，受区委、区政府双重领导，其前身是一九五九年十月建立的南开区委档案室。南开区档案局是天津市档案一级先进单位,承担着全区档案事业行政管理和档案资料保管利用的双重职能。编制23人,内设办公室、业务指导科、档案管理科、法制科、编研科。南开区档案局(馆)座落在南开区二纬路22号，面积1560平方米，其中办公面积660平方米，库房面积900平方米。目前馆藏档案达到131个全宗，16种门类，10万余卷，资料6000余册。其中我馆征集的清代和民国时期、解放战争时期的历史档案和建国后国家领导人来南开区视察的档案资料和照片为档案界珍品。档案馆装备了微机、激光扫描仪等现代化设施，对部分档案实行了微机检索。现在全区已建立了一个较完整的档案管理体系，正积极利用档案信息资源，为发展经济和社会各项事业服务。(二)人员变化情况机关领导成员的组成及发展变化情况如：1989年档案局局长xxx（xxx文件）档案局副局长xxx（xxx文件）档案局副局长xxx（xxx文件）办公室主任xxx（xxx文件）指导科科长xxx（xxx文件）管理科科长xxx（xxx文件）法制科科长xxx（xxx文件）编研科科长xxx（xxx文件）1989年—1993年，区档案局领导班子基本稳定，没有人员变动。局馆职能没有变化，科室没有调整。指导科科长于1992年变更为xxx（xxx文件）,原任科长（xxx文件）调离档案局。1994年档案局局长xxx（xxx文件）档案局副局长xxx（xxx文件）档案局副局长xxx（xxx文件）……•四、基础数字汇编（一）基础数字汇编的概念、特点和作用1．概念：基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。2．基础数字汇编的特点是：内容集中、形式灵活、利用方便。3．它有以下三方面的作用：a基础数字汇编是供人们掌握情况、开展工作和研究问题的重要参考材料。它可供机关工作人员与科研工作者在制定工作计划、总结工作和进行某方面研究时随时查阅，利用起来十分方便。b举办展览会、报告会，进行党的方针政策宣传和爱国主义教育，必须以摆事实讲道理的方法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。c基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依据。•（二）基础数字汇编的种类和形式•1．基础数