第七章专门档案管理

第七章专门档案管理第一节科技档案的管理一、科技档案的特点和种类科技档案的特点专业性成套性多样性现实效用性专业性科技档案产生于各个特定的专业技术领域，其内容具有鲜明的专业性特点。成套性1、科技活动围绕专门的对象或项目开展，由此自然形成了一系列相关的科技文件材料。2、这些科技文件材料记录和反映了该项科技或生产活动的全部过程和成果，其内容具有密切联系，构成了一个不可分散的档案整体。被称为项目全宗。3、保持一个科技生产项目档案材料的齐全成套，是科技档案管理的基本要求。科技档案管理的各个环节都需要考虑这一要求。4、成套性特点体现了科技档案的形成规律和管理原则。多样性1、科技活动领域的广泛性导致了科技档案的多样性2、科技档案的多样性体现在科技档案种类的多元化3、要求针对不同种类的科技档案采取相应的管理手段和方法现实效用性与文书档案不同，科技文件材料归档以后，还会在相当长的时期内发挥现行效用。如：在设计单位，归档保存的底图和蓝图是进行现行设计的必要条件；在生产单位，归档保存的设备档案是是设备安装、使用、维护不可缺少的依据。科技档案的现实效用性特点，对科技档案管理提出了特殊要求。科技文件材料的归档、移交和接收进馆都有不同于普通文书档案的规定。科技档案的种类：1、工业生产技术档案包括工业设计档案和产品制造档案特点：以产品型号成套，一个型号产品的档案，是一套具有有机联系的整体。农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔等行业生产、技术活动中形成的科技档案，包括：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等特点：形成周期长，地域性强。2、基本建设档案（基建档案）在各种建筑物。构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和改建、维修活动中形成的科技档案。按对象可分为：工农业生产基建档案、军事国防工程基建档案、民用工程基建档案按内容可分为：工程规划与设计档案、施工档案、竣工档案等。所有的基建工程，都是以工程项目为单元进行建设的，因此，基建档案的成套性十分明显。3、设备档案是各种机器设备和仪器仪表的档案。包括：生产设备、仪器仪表设备、农机设备、自然现象观测设备等。来源：自制设备档案、外购设备档案两种特点：以设备的型号成套。4、自然现象观测档案包括地质、水文、测绘、气象、天文、地震档案。特点：包含有大量数据和图表。时间上具有一定的周期性。5、自然科学研究档案（科研档案）是指科技研究部门、高等院校、生产建设单位在自然科学技术研究活动中形成的科技档案。按科研性质分为：基础科学研究档案、技术科学研究档案、应用科学研究档案。科研档案的成分一般包括：科研规划和工作计划、定题论证、技术委托书、协议书、合同书、任务书、实验记录，课题成果、总结鉴定报告、成果推广和反馈信息及其他有关档案材料。特点：以科研课题成套。二、科技档案的收集科技档案工作内容主要包括两个方面：科技文件材料的归档各类专业档案馆对本专业需长久保存的科技档案的接收另外，有必要对零散的科技档案进行收集科技文件材料的归档《科学技术档案工作条例》规定：“各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存”“一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档”科技文件材料归档的特点：核心是确定归档文件材料的范围。凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应列入归档范围。划定本单位科技文件材料与科技资料、政务文件的界线。将科技文件材料和政务文件分别归档。科技文件材料没有固定的归档时间。根据不同的科技文件形成规律确定适当的归档时间。一般有随时归档和定时归档两种。专业档案馆对科技档案的收集决定专业档案馆收集范围的因素：专业档案馆的性质和任务档案的价值档案的现实需要专业档案馆收集科技档案的方式：相关单位主送制科技档案补送制协作项目科技档案的收集科技档案的产权问题零散科技档案的收集由于管理制度不健全，导致某一项目的科技档案散落在各业务技术部门乃至个人手中，影响到科技档案的完整性。因此，有必要对其进行收集。零散科技档案的收集方式了解各单位零散科技档案的现状对零散科技文件清理、核对、补充结合实际需要，有针对性地进行收集对于十分重要的科技文件材料，可委托有关单位进行补测、补绘图纸工作。三、科技档案的整理（一）科技档案的分类按工程项目分类适用于基建档案、建筑设计档案和工程施工档案按型号分类适用于产品档案和设备档案按专题分类适用于科研档案按专业性质分类适用于工农业生产技术档案和科研档案按地域分类（农业、气象、水文、地质、地震）按时间分类（气象、水文、地震）（二）科技档案的排列与编号科技档案的排列科技档案中的文字材料排列与文书档案一样图样材料的排列可以采取下列方法按隶属关系排列：总图组件图零件图或者：总图系统图剖面图大样图按图幅比例：测绘、测量图样按地区特征：地质勘探、地震观测按时间顺序：水文观测图样、气象观测图样按图号顺序：适用于形成时已经编号的图样科技档案的编号：1、科技档案编号是科技档案类别代号及其保管单位顺序号的组合体。2、科技档案类别代号由科技档案种类代号及该科技档案的分类类目代号组成。3、科技档案种类代号一般以科技档案种类名称的第一个汉字的汉语拼音声母作为该类科技档案的代号。如：基建档案代号为“J”，设备档案的代号为“S”，产品档案的代号为“C”，科研档案的代号为“K”（三）科技档案的登录科技档案的登录一般需填写下面几种目录登记表科技文件材料目录（相当于卷内文件目录）放在保管单位内经系统排列的单份科技文件材料之前，可具体揭示一保管单位内科技文件材料的内容和成分。科技档案保管单位登录簿按保管单位的顺序号依次登记保管单位基本情况，并对保管单位的单份图样进行登记。科技档案总登录簿对保管单位按归档先后顺序登录四、科技档案的鉴定（一）科技档案鉴定工作的内容与特点科技档案鉴定工作的内容归档时的鉴定结合业务整顿或技术普查进行的鉴定进馆后的再鉴定科技档案鉴定工作的特点鉴定单位以一个科技档案保管单位、一个产品、一项工程、一个课题、一套设备为单位。鉴定要素科技档案所反映的项目的性质，如项目的级别、技术水平、社会和经济效益等。保管期限难以用具体的年限界定只要实物尚存，档案就应随之保存鉴定人员必须在业技术人员领导下组建专门鉴定小组（二）影响科技档案价值的因素项目性质项目的技术水平项目级别项目的社会影响项目的经济指标档案特点与状况档案内容档案形成时间档案来源档案的质量状况档案的利用需要与利用率有的科技档案所反映的科技对象的技术水平早已淘汰，但是它代表了某一个历史发展阶段，具有典型意义。有的科技档案在技术上很先进，具有很高的现实参考价值。有的科技档案基本功能主要是为今后的工作提供依据。档案的实物状况产品档案、基建档案、设备档案等的保存价值在很大程度上依赖于其实物对象的状况。（三）科技档案鉴定的程序和方法科技档案鉴定的准备工作制订鉴定工作计划鉴定人员的组织编制科技档案保管期限表科技档案保管期限的确定永久和定期（长期、短期）两种应遵循科技档案的成套性原则先由鉴定小组人员按分工提出鉴定意见，填写科技档案鉴定单再由鉴定小组全图成员对鉴定单进行审查，形成集体意见，最后确定保管期限。3、科技档案的销毁经鉴定对无保存价值的科技档案，应按规定提出销毁。销毁时，应指定监销人，防止失密。制作科技档案销毁清册。已经销毁的科技档案，及时在目录上注销，并对排列顺序作相应调整。五、科技档案的保管（一）底图和蓝图的保管底图的保管底图的机械强度和耐久性在反复使用中越来越差在特殊的底图柜中存放底图可平放，卷放。禁止折叠存放。蓝图的保管蓝图的机械性能比底图好，可以折叠存放。折叠后的蓝图，若不经常使用，可装订成册。但金属针应去掉，以防锈蚀。蓝图可放在盒子里面、蓝图柜子里面或档案架上。（二）科技档案的保管制度保密制度准确划分科技档案的保密范围和机密等级明确不同机密等级科技档案的利用范围和利用手续对绝密科技档案实行单独保存，专人、专柜保存。严格选用机密科技档案保管人员，制订保密纪律和规章制度。定期或不定期进行保密检查检查制度科技档案登记的“帐”与“物”是否相符科技档案库房管理与安全状况科技档案保密工作情况各项制度的贯彻执行情况更改和补充制度6、科技文件材料归档以后，在很长时期内还具有现实效用7、科技档案是保证正常工作和生产的依据和必要条件，必须与其所反映的科技对象的保持一致8、科技档案不仅要反映所记录的科技对象的历史状况，还要反映其现实面貌9、要求对科技对象的变化能动态反映，对有关科技档案进行相应更改和补充。第二节人事档案的管理人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德才学和工作表现，以个人为单位组合起来，集中保存以备查考的文件材料。人事档案主要包括干部（公务员）档案、企业职工档案、流动人员档案、教师、学生档案等。一、人事档案的特点现实性人事档案是人事、组织、劳动部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料。是进行人力资源管理的重要依据，具有很强的现实效用。动态性人事档案的内容随个人的成长而不断增加人事档案一般是“档随人走”，具有流动性机密性人事档案记载了个人的自然情况（姓名、出生、家庭成员）、工作学习简历、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入、职务职称、技术专长等方面情况，涉及个人隐私，必须保密，不能对外开放。人事档案的解密与开放，须待当事人死亡后若干年才能实行。在此之前，只陷于组织、人事部门内部查阅，并有严格的管理制度和审批手续。个人对自己的人事档案应当有知情权。集中性集中反映个人的历史全貌，是人事档案管理的基本要求。个人的人事档案不能分散在不同的部门保管每个人的人事档案中，不能混杂其他人的材料。二、人事档案的收集凡是记录个人经历及其社会实践活动，反映个人政治历史、思想品德、业务能力、技术专长、学术水平、工作表现等方面情况的人事材料，均属人事档案收集范围。具体包括：履历材料和自传材料；鉴定、考核材料，政治历史问题的审查材料参加党团组织及其他社会组织的材料；奖惩、任免材料晋升技术职称的审批材料；工资级别登记、工资调整审批材料学位、学衔材料；工作业绩、学术成果登记材料离、退休审批材料以下材料不属于人事档案：文书档案、诉讼档案材料重份材料应属个人保存的材料，如独身子女证、日记、私人信件、病历，各种奖状、证书等手续不全的材料不真实的材料，来历不明、虚假不实的材料人事档案的收集渠道通过组织、人事、劳动部门收集通过各级教育部门收集通过业务部门和科技管理部门收集通过纪律检查部门、司法部门、行政监察部门、公安部门收集通过军队部门和民政部门收集人事档案收集方面的特点主要是由个人所属的主管人数部门进行人事材料的归档工作。人事档案的归档是随着个人活动及各方面情况变化随时进行的，没有固定的归档时间。与组织机构的档案定期向归口档案馆移交不同，人事档案向档案馆移交往往是一次性的。人事档案的收集方法：须结合单位活动规律进行收集须结合个人活动连续不断地收集建立和健全人事档案的收集和补充制度三、人事档案的整理（一）人事档案的正本和副本根据人事档案管理和利用的需要，可建立人事档案正本和副本。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的，副本是正本的浓缩，由正本中的部分材料构成，为重份文件或复制件。正本由主管部门保管，副本由协管部门保管。中央管理的干部、中央各部委和省、市、自治区党委管理的干部都分别建立了正本和副本。一般干部和职工档案只建立正本。（二）人事档案的分类正本材料的分类：履历材料自